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工作流使用情况报表

通过配置工作流规则,可以使整个业务处理过程更加自动化,以便更轻松地管理销售、营销或服务相关的活动。在配置工作流规则时,可以定义一组特定的条件,基于这些条件,规则将应用或不应用到记录中。在配置规则之前,您需要对可以满足条件的记录数有一个大致的评估。为了获得有关工作流规则性能的具体预测,您应该明确了解通过每个阶段筛选的记录数,以便确定工作流规则的执行条件是否有效。

工作流使用情况报表旨在为您提供工作流规则中每个配置阶段的记录数。例如,您可以查看符合特定触发器的记录数、满足给定条件的记录数、即时或定时操作的记录数。

假设您已经配置了一条规则:发送电子邮件给最近参加会议的潜在客户。触发该规则并发送电子邮件,但是您却不知道是否所有潜在客户都已经收到该邮件、是否有退信、有多少人点击了该邮件等。那么通过工作流使用情况报表,就可以查看已发送、未发送、退回、未打开、已点击等电子邮件操作的确切数量,并采取相应的措施。

注意

  • 您可以通过单击工作流配置页面中的“查看规则”选项来查看规则的过去使用情况报表。您还可以使用过滤器查看过去几天(过去7天,过去30天)的规则或自定义时间范围内的规则。
  • 无法为以下触发器计算记录数:
    • 字段更新
    • 基于积分
    • 日期/时间字段
    • 取消活动
  • 当您从一种条件更改为另一种条件(如“创建”至“编辑”或“创建“至”删除”,反之亦然)时,报表将被重置,并且数据将从上次修改日期开始显示。记录数将基于新条件进行计算。
  • 如果您禁用了工作流规则,则跟踪将暂停。一旦重新激活规则,将从暂停时相同的计数恢复跟踪。
  • 如果您设置了从未知用户接收电子邮件的工作流规则,并关联了webhook和函数,则这些操作将在电子邮件上执行,因为该记录尚未添加到CRM中。因此,该报表将为您显示基于电子邮件触发Webhook和函数的记录数。
  • 在上述情况中,如果将操作设置为记录创建,则随后的操作将在记录上执行。
  • 如果条件被编辑,则整个报表的记录计数将被重置。
  • 对于动作,记录计数将从动作与工作流相关联时开始计算。
  • 系统将根据CRM中功能的限制(每条记录10个标签)执行标签操作。因此,一旦记录达到标签的最大限制,其余标签将显示在失败计数下。例如,如果一条记录已经有5个标签,并且通过工作流规则它应该再添加7个标签,则基于限制,将仅添加5个标签,而其余2个标签将列在失败计数下。
  • 您可以查看未发送的电子邮件、函数和webhook的失败通知。 系统将捕获导致电子邮件失败的以下原因:退订电子邮件、内部处理失败以及达到每天发送电子邮件的限制。

查看工作流使用情况报表

  1. 工作流规则中,创建新规则或选择现有规则。
  2. 规则条件 页面中,单击页面右下方的查看使用情况
  3. 单击查看规则,退出使用情况报表页面,并查看相应的工作流规则。
    您可以通过点击 关闭 按钮 () 来退出使用情况报表页面并查看各自的工作流规则。

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