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邮件工作流

配置工作流规则之后,通过自动执行多个活动,从而使销售管理工作变得更加容易。例如,每次添加记录时,都可以触发操作来创建和分配任务,在发送电子邮件两天后致电客户,如果他们有兴趣购买产品则发送发票等。同样,您可以配置工作流规则,根据接收和发送的电子邮件自动执行一组操作。

业务场景

案例1:如果邮件发件人是某个特定的联系人或几天内未回复发件人,则自动创建任务

来看下面这个工作场景:假设有一名员工有一周的时间不在岗。在此期间,她收到一位客户A的电子邮件,客户要求紧急更换产品。 但是客户A两天都未收到回复,他再次向这位销售经理发送了另一封电子邮件。一天后客户仍没有收到回复,接着他致电支持团队寻求帮助。尽管问题在当天得到了解决,但这期间不断的延误一定给客户留下了不好的印象。这时候就可以通过设置工作流规则触发自动操作,防止此类情况的发生。

条件:

  • 两天未回复收到的电子邮件时
  • 将电子邮件发送到support@zylker.com

操作:

  • 自动创建一个立即响应客户的任务

案例2:停止向响应了EDM活动的线索发送电子邮件

假设您设置了工作流规则,每两天向不合格的线索发送一次电子邮件营销活动,并且希望在线索响应后停止发送电子邮件 。 您可以创建两个工作流规则:

  1. 每两天发送一次电子邮件营销活动的工作流规则
    • 线索模块的工作流。 指定条件为-----当线索创建且状态为“不合格”时
    • 发送即时电子邮件通知
    • 从规则触发时间开始,在第2天,第4天,第6天,第8天等设置定时邮件通知
  2. 一旦收到线索的回复,工作流规则即停止电子邮件营销活动
    • 在以下条件下设置接收电子邮件的规则:电子邮件必须发送到zylker@promotional-events.com,活动类型为促销活动
    • 关联即时操作:将线索状态字段更新为合格

配置电子邮件的工作流规则

只有在CRM帐户中启用了IMAP配置后,才能为电子邮件设置工作流规则。 请注意,我们目前不支持沙盒中电子邮件的工作流规则。 操作分为三个部分:

第一部分 规则执行

您可以为接收和发送的电子邮件设置规则。 可以在不同阶段对电子邮件执行规则,例如:

  • 对于收到的电子邮件:已接收,未回复,已打开但未回复。
  • 对于发送的电子邮件:已发送,退回,已打开,已点击,打开且未回复,未回复。

第二部分 指定条件

定义了“何时”执行规则后,您需要指定执行规则应满足的条件。您可以基于电子邮件字段或模块设置条件。

  • 基于电子邮件字段:您可以选择电子邮件字段作为条件。例如,如果附件中包含“建议”或发件人是“ someone@zylker.com”,则执行规则。您可以选择的电子邮件字段为:附件名称,抄送,发件人,发送至,包含附件和主题。另外,如果您设置了多个条件,则可以选择在满足“全部”或“任何”条件时执行规则。
  • 基于模块:您可以选择要为其执行规则的模块。您可以选择线索、联系人、未知模块或自定义模块。当发件人是新的联系人或尚未添加到您的CRM时,您可以选择未知模块。请注意,如果您选择了未知模块,则必须根据电子邮件字段设置条件。例如,您可以设置规则,发送到CEO的未知发件人的电子邮件必须执行某些操作。

注意:

  • 您只能为接收电子邮件选择未知模块。
  • 未知发件人可以添加为CRM中的线索或联系人。创建发件人记录后,后续的电子邮件将被视为从该线索/联系人收到的电子邮件。 也就是说,发件人将不再被视为未知发件人。

第三部分 指定即时操作

您必须指定在满足条件后应执行的操作。您可以选择以下即时操作:

  • 电子邮件通知
  • 任务
  • 字段更新
  • 创建记录 - 仅针对未知发件人
  • Webhook
  • 函数
  • 通知 - 通过Slack或Cliq

注意:

  • 对于未知模块,只有Webhook、函数和创建记录操作可用。将发件人添加为CRM中的记录后,您才能设置其他操作,例如:发送电子邮件通知,更新字段和创建任务。
  • 电子邮件在CRM中不被视为独立模块,因此您将无法在“自动化”>“操作”>“任务”下创建任务。

设置电子邮件的工作流规则

  1. 访问 设置>自动化>工作流规则
  2. 单击 新建规则
  3. 新建规则 页面,执行以下操作:
    • 从模块下拉列表中选择电子邮件
    • 输入 规则名称描述
    • 点击 下一步
  4. 选择接收电子邮件发送电子邮件,然后选择 何时要执行规则 下的条件。
  5. 单击下一步
  6. 在“条件”中执行以下操作:
    • 您是否要为邮件字段设置条件?单击是/否
    • 如果选择,请设置电子邮件字段。
    • 在 将此规则应用于 中,选择模块
    • 在 您要将规则应用到哪个模块? 选择全部或指定条件。
    • 点击下一步
  7. 选择一个即时操作
  8. 单击保存

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