什么是项目管理中的基线

    项目管理中的基线是明确定义的项目计划起点。它是衡量和比较项目进度的固定参考点。这使您可以随着时间的推移评估项目的性能。例如,假设您的项目计划在六周内完成。是好还是坏?如果您的进度基准有四个星期的完成,您可以判断存在问题,您的团队可能需要进行调整以加快您的进度。
    项目基线通常包含三个组成部分:进度、成本和范围。通常,这三个基线分别进行监控、控制和报告,以确保每个基线都在轨道上。当完全集成时,它可以称为性能测量基线(PMB)。
    PMB使您能够有效地监控和管理一个组件的更改如何影响其他组件。例如,当您的基线被集成时,您可以快速判断进度延迟将如何影响项目成本。但是,许多组织没有完全集成三个基线所需的工具和流程。

1、如何设置项目基线?

    要设置项目基线,您必须首先确定项目的范围。这可以通过范围说明书来完成,范围说明书是项目目标和可交付成果的列表。将实现这些可交付成果所需的所有工作分解为具有详细描述的单个任务和子任务。
    接下来,您必须制定明确定义的截止日期和最后期限的项目时间表。在这里使用的一个很好的工具是甘特图,可以根据不断变化的截止日期轻松编辑和调整。估计每项任务需要多长时间并相应地分配资源。
    现在,您应该计划项目的总成本。考虑所有相关因素,包括小时费率、可用资源和不同的PPC成本。将此预算计划与您的日程安排联系起来,以确保两者保持一致。
    在进入下一个阶段之前,必须清楚地概述您的项目基线:利益相关者的支持。召开会议以介绍您的计划,解决利益相关者的任何疑虑,并进行必要的编辑。这是设置项目基线的重要一步,因为它突出了任何潜在的设计缺陷,在您开始项目之前更容易修复。

2、项目基线示例

    以这个社交媒体营销活动作为一个简单的项目基线示例:
    您的雇主要求您创建一个社交媒体活动,以配合新产品的推出。您被分配了项目预算,您的目标是建立品牌知名度并鼓励产品的早期销售。
    因此,您的项目基线可能如下所示:
    范围/可交付成果:500个直销
    时间表:一个月
    费用:1,000欧元
    在这个项目基线示例中,您必须首先概述提高转化率和实现500次销售的最终目标所需的所有任务。这将包括为各种平台发布社交媒体帖子的计划,其中包含详细的副本和设计简介。然后,您可以在内容日历中规划您的日程安排,包括每个帖子的优化日期和时间。最后,制定详细的预算,将您的成本分摊到各个部门,例如Facebook广告的PPC费用。

3、您可以更改项目基线吗?

    应记录和控制项目基线。如果不遵循正式的变更控制程序,例如使用变更请求表和遵循书面变更批准流程,则不应对其进行更改。经常更改项目基线将使其难以用作进度的衡量标准。基线甚至可能变得毫无意义。但是,当发生重大变化时,项目可能会重新设定基线。
    这意味着发布一个新的、更新的基线来衡量。如果发生这种情况,建议先保存旧基线。然后,创建新计划作为新计划,这样您就不会丢失该历史数据。

4、项目基线的重要性是什么?

    项目基线是项目取得成功的关键工具。它可以帮助您监督整个项目、监控绩效、发现潜在问题并轻松识别需要更改的领域。缺乏明确的项目基线会导致范围蔓延、成本超支,甚至项目失败。
    一个好的软件系统将使您能够有效地规划您的项目并创建一个项目基线,为每个团队成员提供可见性。所有利益相关者都必须了解并支持项目基线,以便每个人都在OKR上保持一致。

5、项目基线的好处

    获得批准的项目基线有三个主要好处:
    1、改进估算:根据基线衡量实际成本、进度或范围的能力有助于深入了解项目在哪些方面表现不佳或表现不佳。然后,这些知识可用于改进未来的项目计划和估算。
    2、更好的绩效评估:如上所述,基线提供了衡量项目进度的标准。没有一个,很难比较一个项目的执行情况。
    3、计算挣值:挣值(EV)允许您将实际绩效与您的计划进行比较。但是,它不仅仅是一个简单的性能评估工具。它还使您能够分析项目趋势并预测项目在未来是否会遇到问题。在此处阅读有关EV管理优势的更多信息。

6、没有项目基线引起的问题

    当没有强大的项目基线时,至少可能会出现六个问题:
    1、资源不足:如果您没有计划好的时间表,您可能不知道何时需要哪些资源。
    2、计划延误(由于采购、材料交付等时间不正确):在不知道何时需要材料的情况下,很难确保按时订购,尤其是需要提前数周或数月订购的情况下。
    3、质量管理问题:范围基线不明确可能导致质量不达标。例如,如果您知道需要油漆但不知道什么颜色或饰面,则结果可能不符合客户的质量标准。
    4、缺乏适当的变更管理:没有适当的基线,很难跟踪和管理变更。您没有衡量标准,因此很难知道您的结果是否与最初预期的不同。
    5、无法准确报告进度:与前面的示例一样,如果您没有可比较的基线,则很难判断您是否落后于计划。
    6、客户和/或赞助商不满意:上述五个问题中的任何一个都可能导致项目绩效不佳,这意味着利益相关者不满意,包括您的客户和/或赞助商。

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