项目的定义是什么?

项目可以是一篇未写的文章,一张空白的画布,也可以是空地上待起的高楼。简单地说,项目是在您所希望的某个时间段内,想要完成的事。

项目可以是任何一项有完成期限的活动。为了能够保质保量按时完成,项目还应该具备目标、解决方案、任务,以及其它您想做的事情。

项目管理产生的原因:

促使项目管理产生的驱动力有3个

1、来自竞争。激烈的竞争促使您时刻审视当前提供的产品能否维持竞争地位。成本降低意味着保持竞争力,管理费用降低可以有效地控制成本。这就导致您需要对资源的数量和质量进行变革。

2、来自客户。客户需要您或您所在的企业为他们提供最快、最可靠的信息,同时要以最低的成本提供更多的产品种类及服务。

3、来自组织。组织驱动了变革,因为组织需要不断开发新产品或者提供新创意,用于开拓新兴市场。

企业为什么需要项目管理?

企业在项目管理中通常会遇到4个难点。

1、 任务分工不明确,项目进度拖延。

2、 项目周期长,风险高,节奏难把控。

3、 缺乏协同,项目人员各自为政。

4、 管理不透明,项目管理效率低。

项目管理系统可以帮助企业制定明确的目标和切实可行的计划,对项目进度进行跟踪,开展风险管控,提前规避项目中可能会带来失败的风险因素。同时监督项目质量,加强团队人员协同,有效保证项目保质保量如期完成并最终获得成功。

项目管理过程是什么?

每个项目在进展过程中都会经历大约五个阶段,称为过程组,也称为项目管理过程。这些过程组应用于项目生命周期的每个阶段。项目管理步骤如下:

Project management processes

01 项目启动

项目启动是承诺开始一个新项目或一个已存在项目可以进入下一个阶段的过程。这里需要回答的一个重要问题是,“项目范围是什么?”在此阶段,明确项目目标很重要。如果您正在建造一个办公室,其范围是要有一个可用的办公环境,满足10个人在一起和谐工作。但是,随着项目的进展,如果您继续添加额外的办公室。最终结果可能造成预算过高的混乱局面。

02 项目计划

项目计划用于界定和改进项目目标,从各种备选的行动方案中选择最好的方案,以便达成项目目标。在计划项目的过程中,您需要认真考虑细节,制定结构化计划来管理项目资源、项目成本、项目质量、项目时间、项目风险和项目沟通。假如您选择了即时通讯工具作为项目沟通的保障,那么您需要提前计划谁与谁联系,多久联系一次,通过什么渠道联系,联系的内容等等,适当的项目计划会让您的工作变得井井有条。

03 项目执行

所有精心制定的项目计划都需要付诸实施。在项目执行过程中务必记住的一点是:管理好项目团队内部以及与客户之间的关系。在团队内部适当的协调和沟通,可以确保您的工作按时完成,不会出现任何问题。

04 项目监测和项目控制

项目控制与项目执行阶段是并行运行的关系。称之为控制组更为恰当,而不是过程组。项目过程中,变更请求来自各个方向,可能来自客户或利益相关者。您既不想改变过多项目计划,也不想惹恼一个重要的利益相关者。因此,找到正确的平衡并建立控制是这个阶段的全部内容。

05 项目收尾

该阶段是所有项目管理阶段的尾声,包括结束工作并完成项目。您需要回顾项目所有经历的阶段,确保已完成,并向客户交付最终产品。最后,您需在完成所有工作后进行评估和分析,梳理哪些工作可以做得更好。

项目管理系统有哪些核心功能?

为了有效开展项目管理工作,每个项目管理系统都应该具备以下核心功能。

  • 项目计划: 计划并跟踪项目。
  • 项目进度跟踪: 通过里程碑确保项目进度,检查进度偏差并确定瓶颈。
  • 项目预算管理: 根据实时进度管理项目预算并预测成本。
  • 项目流程自动化: 引导项目成员按照规定的流程处理任务。
  • 项目Bug管理: 对Bug进行提交、跟踪、修复。
  • 项目工时管理: 对工时进行统计,并创建收费账单。
  • 项目资源分配: 根据员工的工作量合理分配工作。
  • 项目文件管理: 组织和协调所有与项目相关的文件。
  • 项目协作: 使用强大的协作功能与团队保持紧密沟通。
  • 项目报表: 生成报表分析数据,辅助决策。

为什么项目管理很重要?

项目管理有若干好处,最简单的事实就是,您在项目中成功的机会将大大提高。很多项目因无法实现最初的目标而遗憾收场。事实上每年大约有31.1%的IT项目在完成之前就被取消了。项目管理则有助于改善项目成果。普华永道的一项研究表明,高达97%的组织认为项目管理对企业绩效和组织成功至关重要。

01 高效合作

提到项目管理,往往会涉及来自不同团队的许多人。团队之间良好的沟通和关系可以极大地提高工作效率,并有助于保持项目正常进行。通过项目管理,高效合作将成为优先事项而不仅仅是礼节,从而在组织中带来积极的文化转变。

02 充分利用资源

您需要充分利用人力、资产、工作时间等资源来取得最佳成果。适当的项目管理可以确保没有任何资源被排除在过程之外。一个成功的项目不仅要按时完成正确的工作,还要保证相关人员积极投入。这意味着不存在工作过度或工作不足的情况,也没有物质资源被过度使用或缺乏。

03 顺畅磨合

处理好利益相关者之间的关系是保持整个项目平衡的关键。有些人可能希望每一次更改都被记录在过程中,而另一些人只希望偶尔更新状态。项目管理能够适应这些细节,让您能够以正确的方式与所有利益相关者进行沟通。

04 克服障碍

当您制定了一个经过充分研究的风险管理计划时,应该有一个应急计划。它包括确定项目成功的关键要素,并列出可能影响这些要素的任何因素。确定潜在风险的优先级并制定应对计划也是该计划的重要组成部分。任何人都不应该在房子着火的时候,才想起来还没有修理坏掉的水龙头。

项目管理系统的类型是什么?

项目管理系统的范围从免费项目管理工具到企业级项目管理软件。按形态分,可以分为云端项目管理系统或本地部署。按照企业遵循的项目管理方法类型,可以分成传统的基于瀑布式项目管理工具或敏捷项目管理工具。按照行业分,可分成建筑、教育、IT等行业项目管理系统。

使用项目管理系统的好处是什么?

团队的工作方式发生了变化。今天的团队普遍使用工具开展协作。在许多公司,员工可以远程工作,工具是保持联系的手段。在这些场景中,在线项目管理系统最有意义的是让每个人的工作充满了条理性且各司其职。

随着合作方式的改变,审批不一定意味着打印表格等待经理签字,会议也不再是围着桌子坐上几个小时,看似简单的工作可能涉及来自不同团队的人员,高明的想法未必来自上层。今天,几乎每个人都能获得新信息和新的洞察,新员工提出精彩建议的可能性比以往任何时候都高。

传统的项目管理需要在每个阶段准备大量文件。如今,虚拟文件已经占据了主导,在线项目管理系统在改进组织和存储信息方面更具吸引力。

不同的人对数据的感知不同。灵活地查看数据看似很简单,但在管理大型项目时它会起到重要作用。高级图表和报表功能可以帮助您在大量的数据中寻找所需的信息。项目管理系统能够提供的一大优势是:让所有相关人员都能看到并且准确访问他们需要的信息。

为什么Zoho Projects是您进行项目管理的不二之选?

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