什么是项目计划模板,如何创建项目计划模板?

2024-04-11 58 阅读量 3 分钟 Lu Yin
什么是项目计划模板,如何创建项目计划模板?

大家好我是卡林,今天为大家带来的是什么是项目计划模板,如何创建项目计划模板?项目计划模板主要用于规划项目的结构,是一个可编辑的文档。借助项目管理软件可以更加轻松的创建项目计划模板。

一、什么是项目计划模板?

项目计划模板是一个可编辑文档,当它规划好项目计划结构后会显示全部的项目计划任务和项目活动。项目计划模板清晰展示了项目每个阶段的项目完成期限以及每项任务的开始和结束时间。

运用项目计划模板,使项目团队人员可以确立项目任务和整体规划,建立每个项目成员职责,使项目任务按计划时间完成,项目主管依据任务时间有效管理工程进度。

做一个形象的比喻,假如没项目计划你会经常性的查看钟表,了解如何利用时间。日常任务的进行可能会与长短期的项目目标产生偏差,这将进一步导致项目拖延。

项目计划模板的好处:

1.规划跟踪项目完成时间

在项目计划模板的帮助下,项目成员能定期共享任务完成时间,让项目经理能够规划项目进度,合理计费管理工时,基于项目成员的闲忙时间合理分配任务。这样可以发挥项目团队优势提升项目成功交付的能力。

2.避免任务冲突

项目计划模板展现了项目各阶段的行为,使项目有序,妥善处理任务冲突和临时任务。让项目团队严格遵守项目时刻表,项目主管能够监管每个任务的截至日期,也可根据实际情况布置任务。此外,项目主管可以借助项目计划模板将已解决问题转化成工作模板,为下一步更高效的工作打下基础。
  
3.跟踪会议进程

项目经理可以将月度会议、季度会议加入项目计划模板,定义为自动重复让会议按照既定计划推进。设置好权限后项目成员都可以访问项目会议计划,让会议创建变得非常简单,管理员可以邀请项目成员添加会议目标和会议记录,同时在会议沟通前确保项目经理能了解到项目成员做出的成果和希望获得什么团队协作。

二、如何创建项目计划模板?

第一步,找到适合项目团队的项目管理软件,喜欢轻量级重视团队协作的团队推荐Zoho Projects项目管理软件,喜爱使用office办公软件的团队推荐Microsoft Excel;

第二步,在项目管理软件中,建立符合整体规划的计划模板;

第三步,进行项目WBS分解,明确任务管理的开始结束日期,并按照项目经理要求定义每一期的项目计划;

第四步,提前思考并记录下当前项目阶段内要执行的任务;

第五步,不必担心遇到问题,项目计划可以随时调整,逐步建立一个完美的项目计划模板;

第六步,将接下来的项目阶段中规划好项目任务计划,为每个任务分配好开始结束日期,然后跟踪任务实际执行情况。

三、Zoho Projects如何创建项目计划模板?

要在Zoho Projects项目管理软件中创建项目计划模板,可以按照以下步骤进行:

1. 登录Zoho Projects项目管理软件账户。
2. 在仪表板上方的导航栏中,找到“项目”选项并点击进入项目页面。
3. 在项目页面右上角找到“新建模板”按钮并点击。
4. 在弹出的窗口中,为项目计划模板命名并输入描述。
5. 然后,管理员可以开始添加任务和子任务到模板中,设置截止日期、负责人、优先级等信息。
6. 管理员还可以针对每项任务设置里程碑、附件、备注等。
7. 添加完所有任务后,点击“保存”按钮将项目计划模板保存到Zoho Projects项目管理软件中。


运用项目计划模板避免了任务冲突、制定合理的项目计划,在项目管理中占有重要地位。现在注册Zoho Projects项目管理软件提供10天免费试用。

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