项目管理系统具备的功能,好用的项目管理系统都有这5大功能

2024-04-12 79 阅读量 5 分钟 Lu Yin
项目管理系统具备的功能,好用的项目管理系统都有这5大功能

项目管理新手往往喜欢埋头苦干,殊不知优秀的项目经理已经熟练运用项目管理系统,让项目规划条理清晰。项目管理系统具备的功能,好用的项目管理系统都有这5大功能。分别是项目WBS分解、项目图表和报表、工时管理、团队协作、任务流程自动化。

一、项目WBS分解

1.什么是项目WBS分解?

从字面意思看,WBS任务分解包括work(工作)、breakdown(分解)、structure(结构),表示可执行的工作任务、细分或者分类的层级结构、组织各个部分。

WBS任务分解也可以理解为一个规划/设计项目思路的工具。优秀的项目经理都借助其管理项目工作,清晰展示每个任务之间相互关联的结构。

2.项目WBS分解的作用

  • 将复杂的项目简单化,让项目执行更清晰;
  • 将每个小任务落实到个人界定职责;
  • 评估任务完成所需要的时间,设置有截止期限;
  • 判断项目完成需要多少资源和人力;
  • 有效跟踪可以监控项目进展,快速反馈问题;

 

3.使用Zoho Projects进行项目WBS分解

在Zoho Projects中使用WBS策略对项目进行分解,能为项目建立清晰的任务层级结构,更好地管理和跟踪项目。

  • 登录到管理员的Zoho Projects账户。
  • 在导航栏中选择“项目”选项,找到管理员想要进行WBS分解的项目并点击进入。
  • 在项目概述页面,进入“任务列表”或“任务视图”等相关选项,以查看当前项目的任务列表。
  • 在任务列表中,根据项目需求和工作范围,开始分解项目工作包为更小的任务。
  • 为每个任务指定任务名称、负责人、起止日期、优先级。
  • 对于更复杂的项目,管理员还可以创建子任务来对主任务进行更详细的分解。
  • 使用任务依赖性功能来确定任务之间的先后顺序和关联性。
  • 确保每个任务都清晰地与项目的目标和交付物相关联,以确保完整的WBS结构。
  • 更新与维护任务列表,追踪任务进度,及时改正方案,保证项目顺利开展。


二、项目图表和报表

1.什么是项目图表和报表?

项目报表是用于展示项目进展和项目成果的文档,帮助项目团队了解项目沟通状态,是重要的项目管理沟通、数据分析工具。

2.项目图表和报表的作用

项目报表是确保项目目标达成的关键工具,通过多角度监测项目表现来维护项目按计划前进。这种数据展现手段不仅帮助管理者做出明智的决策,而且促进了与项目相关方的信息共享和即时合作。

3.Zoho Projects包括哪些项目图表和报表

主要包括:资源利用图、甘特图、看板图、项目进度图表、数据分析图表。

我们重点介绍甘特图和资源利用图,甘特图用于展示项目的任务、里程碑的时间线,用条形图的形式显示任务的持续时间和进度。而资源利用图则是展示了项目成员的工作量和时间分配情况,通过资源利用图项目经理可以优化资源分配和了解团队的工作负荷。

三、工时管理

1.什么是工时管理?

在项目管理中,有时会碰到务必计算工时的项目,以保证项目在一定时间内完成并达到预期的项目目标,这一管理过程可以称为工时管理
工时管理很好的衡量了项目成员在某个任务中实际花费的时间,以便捷地评估工作量。

2.工时管理的作用

把控项目进度:工时管理很好地帮助了项目经理跟踪任务,掌控控制项目的进度,提前发现潜在的项目延迟,并采取相应的措施;
成本控制:工时管理能准确估计成本,从而严格把控成本;
衡量绩效:将工时与员工绩效评绑定后,借助工时记录中的各项指标可以对员工的工作表现进行绩效评定。

3.使用Zoho Projects进行工时管理

在Zoho Projects中,管理员可以设置工时制度和规则,包括每日可工作的最大工时、每周工作天数、加班规则等。在“设置”选项中找到“时间跟踪”或“工时表”,进行相应的设置。

四、团队协作

1.项目管理系统中什么是团队协作?

在项目管理系统中,团队协作是加强项目组员之间的交流,快速了解项目过程以及项目目标。

2.团队协作的作用

  • 共享信息、协调工作安排,避免重复劳动和信息不对称;
  • 树立良好的沟通渠道,沟通任务进度;
  • 构建良好的团结协作氛围,提升项目成员凝集力。

 

3.Zoho Projects如何促进团队协作

项目动态:Zoho Projects提供交互式动态,让项目成员快速获取项目最新信息,方便项目成员实时交流、协作和共享项目信息。

团队聊天室和团队论坛:Zoho Projects支持即时通讯和提醒功能,可以帮助项目成员及时了解任务状态、进展和提醒工作安排,促进沟通和协作。

构建wiki知识库:共享知识库例如培训视频、项目参考材料、规范文档、项目经验教训登记册、FAQ常见问题等帮助项目成员快速上手新任务。

五、任务流程自动化

1.项目管理系统中什么是任务流程自动化?

项目管理流程往往十分复杂,手动操作不仅效率低下还时常出错。在项目管理系统中,通过设定规则和触发条件将任务流程自动化,帮助管理员自动化任务执行过程中的各种流程。

2.任务流程自动化的作用

  • 通过自动化任务流程可以减少人为错误,提高任务执行的准确性;
  • 自动化任务流程可以及时响应任务状态变化或触发条件,快速处理任务分派、审批、通知等流程,缩短任务执行周期;
  • 自动化任务流程能够合理分配和利用资源,提高项目成员的效率。

 

3.在Zoho Projects设置任务流程自动化

管理员可以自定义工作流程,设定任务的流转方向、审批规则、触发条件,实现任务的自动化处理。此外,Zoho Projects支持各种第三方应用程序的集成,用户可以将不同应用程序间的任务流程自动化整合,实现数据同步、任务更新等操作。


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