多项目管理用什么项目管理工具?

2022-05-30 99 阅读量 7 分钟 Yunfei
多项目管理用什么项目管理工具?

    公司成长得越多,他们同时进行的项目就越多。管理工作量、跟踪截止日期以及了解优先事项可能会变得复杂,这就是多项目管理如此重要的原因。在本文中我们将概述领导者如何使用多项目管理来协调多个项目、任务、员工和时间。我们将探讨为什么拥有多项目管理工具对于组织和管理工作很重要。

    什么是多项目管理?

    多项目管理是指同时监督多个活动项目的过程。它通常以多项目管理框架为指导,该框架涉及项目生命周期的各个阶段,从选择到规划、控制、监控和评估。
    多项目计划将总结项目的各种基本要素。有了这些信息,公司就可以在投资组合内的多个项目中创建和整合重复性任务。这种方法可以帮助提高部门所有项目的效率。

    项目管理和项目组合管理之间的区别

    项目和投资组合之间存在关键区别,但最大的区别在于它们的本质。
    一个项目是临时的,而一个项目组合是正在进行的。项目经理关注单个项目的需求,而项目组合经理则关注组织运营的各个方面。
    如果项目经理能够与单一目标相关联,他们也将能够欣赏他们的工作成果。

    管理多个项目的提示

    尽早开始计划。在协调多个项目时,制定项目计划非常重要。在项目启动前使用模板和任务列表来概述关键组件。
    明智地管理时间。分配任务时要注意个人工作量。此外,设置一些休息时间也很重要,这样团队就可以充电并专注于最重要的任务。
    优先处理个别任务。项目经理需要知道如何以及何时专注于项目中最关键的任务。这样做将有助于组织取得更好的结果,并最大限度地减少花在非重要任务上的时间。
    模板化重复动作。通过批处理不同项目中相似或重复的任务,您可以在尽可能少的时间内处理它们。
    保持计划灵活。领导者必须灵活,可以在他们认为合适的时候改变他们的计划和目标,这一点非常重要。这样做有助于避免一次又一次地犯常见错误。
    找到管理平衡。一个伟大的领导者知道什么时候该指挥,什么时候该信任他们的团队。
    创建详细的任务。为每项任务分配特定的时间分配或工作量,以及单独的截止日期、批准分配和任务描述。
    鼓励公开交流。这很重要,因为它允许团队在潜在问题发生之前轻松识别它们,并且可以在任何重大延误发生之前解决这些问题。

    多项目管理挑战

    与任何给定的项目一样,您可能会遇到无限的挑战。然而,在多项目管理的主要挑战中存在三个共同主题。以下是它们是什么以及如何克服它们。

    挑战:缺乏优先级

    团队成员可能需要在各种项目中完成多项任务,而完成这些任务的时间只有这么多。通过确定哪些任务是他们的优先任务来减少分析瘫痪,这样他们就可以就流程做出决策并继续前进。
    解决方案:明确优先级指标
    为任务设置个人优先级并根据需要进行更新。

    挑战:沟通不畅

    如果难以访问跨职能团队、第三方供应商和外部利益相关者,他们很容易忽视通信。
    解决方案:集中讨论
    将每个人聚集在一起,并根据需要为他们提供对平台内对话、文件和任务的受控访问权限。

    挑战:资源利用效率低下

    即使是最好的项目计划,日程安排冲突、预算限制和偶尔的病假也会给他们带来麻烦。
    解决方案:提高知名度
    使用项目管理解决方案,让您在一个多项目管理仪表板中查看所有项目的宏观视图。

    什么是多项目管理仪表板?

    多项目管理仪表板是一种项目管理工具,在一个易于理解的空间中涵盖所有活动项目的各种功能。通过此仪表板,您可以查看所有最重要的计划、预算和报告指标。
    每个项目进度项目计划都显示为完成百分比和状态指示器以供参考。项目预算实时显示计划成本与实际成本,而可视化图表显示影响正在进行的项目的各种资源、风险和问题。它们还可用于创建报告和基于图表的数据集。
    如果您有敏捷项目管理经验,您可能已经熟悉使用多项目仪表板。

    在多管理项目工具中寻找的功能

    尽管一些项目应用程序提供了这些功能,但真正的多管理项目工具将具有以下各项:
    让用户鸟瞰所有活动项目的仪表板
    详细的任务描述,包括个人努力指标、截止日期和任务中的沟通
    集成的计划和调度工具,可轻松查明潜在障碍
    优先级设置,以便管理人员可以指示哪些领域应该在正确的时间获得最多的资源和关注
    通过受控访问项目计划、文件和资产的平台内通信
    所有项目团队成员都可以访问集中式文档存储
    实时预算和调度更新,以实现准确的资源分配

    如何实施多项目管理软件

    与任何其他项目一样,实施多项目管理软件需要规划和准备。这应该包括涉及每个人的各种关键步骤和角色,以及与团队沟通的计划。
    在深入研究工具比较之前,第一步是彻底评估贵公司的需求。这将帮助您回答最重要的问题,这也将影响项目的总体预算。
    一旦您确定了最适合您公司的软件类型,您就可以开始通过采访供应商并收集其他用户的反馈来缩小供应商的范围。此步骤将使您更好地了解如何使用它们以及您的选择是什么。
    在执行阶段,您将开始转换数据并为过渡到新平台做准备。这是该过程中的关键步骤,它涉及为各种情况做准备。
    成功推出软件中最具挑战性的部分之一是应对员工的抵制,尤其是当他们已经被许多正在进行的项目压得喘不过气来的时候。拥有具有不同专业水平的人员可以帮助管理此问题并保持系统平稳运行。
    如果您能够花时间快速添加项目细节和任务,一些软件工具甚至可能在一天内准备就绪。通过评估所有当前的项目工作流程,在您购买下一个工具之前快速入门。
    规划组织的流程是从旧项目管理软件过渡到新项目管理软件的重要一步。这将帮助您可视化这些流程的运作方式并确定改进机会,从而帮助您在未来预防或克服它们。
    如果您可以让高级和中层管理人员首先购买,那么实施多项目管理工具也效果最好。如果他们亲眼看到它的有效性,他们可能更有可能采用该软件。列出您的团队处理的活动,并确定对实现目标和指标影响最大的关键流程。

    如何使用Zoho Projects管理多个项目

    无论您同时有多少活动项目,Zoho Projects都是一种有效的项目协调工具。使用Zoho Projects的多项目仪表板,您可以快速查看您的工作计划、查看进度并在需要时批准更改。它也是一个有用的空间,用于在项目和任务的整个生命周期中进行反思。
    但最重要的是,Zoho Projects是跟踪最需要努力的任务的最佳工具。它允许您评估每项任务所需的工作量。同时,您可以通过详细的任务描述了解所有细节,例如截止日期和利益相关者的批准。
    为您的任务创建分步分解结构是提高任务效率的最简单方法。这就是Zoho Projects提供自动化工作流系统来帮助您创建所有过去任务的副本并实时触发后续步骤的原因。
    使用Zoho Projects,您可以轻松评估进度并将任务分配给特定项目。这消除了在更详细地了解其他情况之前等待项目完成的需要。
    这种透明度使员工承担责任,并提供对重要项目方面的更大可见性,这将减少沟通不畅和不必要的问题。此外,Zoho Projects允许经理计划每个项目的目标并指派人员监督工作,以便每个人都知道对他们的期望。这将使其更容易完成并减轻压力。
    使用Zoho Projects的报告生成器,用户可以自定义数据,以便它只查看最重要的指标并实时更新,这样您就不会错过任何一个节拍。

    综上所述

    多项目管理是一个可以轻松用于启动各种项目的过程,同时将所有内容组织在一个地方。拥有像Zoho Projects可以提供的那种坚实的基础将使您能够专注于最重要的事情,而不是每次开始、处理或完成另一个项目时都从头开始。立即开始Zoho Projects的免费试用,开始掌握多项目管理的艺术。

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