如何避免项目管理失败?

2022-08-03 58 阅读量 4 分钟 Yunfei
如何避免项目管理失败?

    一个项目的成功或失败取决于它是否遵守了开始时制定的指导方针。这既典型又合理,但前提是这些准则构建良好且可以实现。
    通常,一位高管会根据未能在分配的预算范围内运作、未能按时完成或未能生产出足够高质量的产品来宣布项目失败。但这样的判断可能很复杂。一个在预算范围内但未能满足所有利益相关者不断变化的需求的项目可能被认为是失败的,而一个雄心勃勃的项目可能远远超出预算但仍被认为是成功的,因为至少它被正确完成了。
    这些对失败的主观定义表明,对项目成功的衡量并不总是与交付有关,而是与感知有关。如果项目指导方针在开始之前能够得到更好的定义,那么它取得成功的可能性就更大。数据可以改善这些期望。有关过去项目的数据可以帮助您设定适当的、可实现的目标,并告知您实际应该预料到多少意外。

    一、类似项目的计划与实际开始/结束日期

    此数据点要求您以前执行过此类项目。简单地收集以前项目的实际开始日期和实际结束日期(而不是“预计”日期)将为您提供平均完成项目时间估计,以及高和低可能性。
    为了进一步预测准确性,请找出这两个日期之间的工作日数,包括假期、公司培训天数、员工PTO休假天数和意外病假天数。然后找出面临的问题数量,解决问题需要多长时间,对原计划进行的调整次数,以及因计划调整而损失的时间。大部分数据可能不会包含在官方报告中,因此可能需要挖掘电子邮件、项目管理工具中的记录、会议记录或询问相关人员。
    使用此数据与计划在您即将进行的项目的时间跨度内发生的假期、企业培训、PTO天数等进行比较。加上之前每个项目中发生的平均意外挫折。这个估计基于以前的经验,比直觉甚至平均项目时间具有更高的准确性可能性。当试图解释为什么一个项目需要比高管们想要的更长的时间来完成时,它也可能更有说服力。

    二、项目团队生产力数据

    此数据点本身不需要此类项目的先前项目,但它确实需要您拥有与当前项目所需任务类似的任务的个人员工生产力的某种数据。
    这需要您的员工有一定程度的意愿来允许监控-或参与监控-他们需要多长时间才能完成某些任务。理想情况下,这不仅仅是笼统的,“我需要两个小时才能做到这一点。”相反,它需要对任务完成率进行一致的、非侵入性的观察(例如每次完成一个项目时都记录下来)。无论是以每分钟的字数、每小时的代码行数还是每天绘制的罐数来衡量,这些数据都可用于创建平均生产力估计值,以及最低和最高生产力水平。
    一旦您确定了实际的生产速度,您可以使用该信息手动或借助项目管理软件来计算团队进度。许多PM应用程序允许您将任务分配给一组工作人员。输入每个团队成员的生产力数据后,该软件将为您提供整个项目的预计完成时间。这使您可以根据每个员工的累积生产力来估计完成团队任务的时间,并提供数据支持。
    需要注意的一件事是,许多员工对特别详细地监控他们的任务进度感到不舒服。向他们保证,监控纯粹是为了为未来的项目设定合理的目标,这反过来会导致更高的成功率和更少的项目取消。

    三、资源物资消耗数据

    材料消耗是一些最容易找到准确值的数据,可以为您节省大量资金。分析预期、请求、使用和以前项目剩余的材料数量之间的关系应该有助于您更好地计算即将到来的项目所需的数量。
    同样,关于缺陷产品频率的质量保证数据将帮助您预测弥补缺陷的成本和延迟。
    除了材料之外,还可以分解和分析先前项目的整个预算,以找出哪些领域经常超支,因此需要更好地规划哪些领域。无论是特定的资源、劳动力还是工具,它都可能再次超出预算,除非做出真正的改变。
    所有这些数据收集纯粹是为了事先提高您的项目预期。这是在三个月内简单地想象一个完成的桥梁或软件与实际计算每个团队根据他们之前的表现数字执行任务所需的时间之间的区别。您将使用哪种方法来确定项目的最终成功或失败?

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