用什么项目管理系统管理项目简单高效?

2022-08-15 49 阅读量 6 分钟 Yunfei
用什么项目管理系统管理项目简单高效?

    在工作场所,大大小小的任务可以看作是一个项目,这些项目可以分为主有不同的参与者;每个项目都有自己的目标、任务和周期时间。在处理了项目分配后,将面临项目团队、项目完成进度、项目上下级关系的共同合作。
    妥善处理上诉问题的能力和技能是项目管理能力。项目管理能力是每个专业人员快速整合工作环境的必要考验。项目管理处理不好,不仅及的项目混在一起,而且很难有序地进行一系列的项目,而且使自己的工作效率低下,一个人拖着项目的工作进度。
    一个有效的项目管理可以使某件事或某项工作从规划、实施到审查有序,简单的项目管理方法也可以用于工作和工作。那么,一个完整有效的项目管理实施应该是什么样子的呢?在此之前,我们不妨先了解一下,PMI如何定义项目管理。一个“项目”可视为创造特定产品、服务或成果所需的临时工作。一般来说,项目有以下三个特点:

    1.独特性

    项目的独特性是指每个项目都是围绕不同的需求创造有针对性的产品或服务,也就是说,每个项目都是特立独行的,项目的输出可能是无形的或有形的。

    2.临时性

    事实上,项目的临时性可以理解为每个项目都是及时的,项目的及时性范围由明确的起点和结束时间结束组成。也就是说,当一个项目到达时间结束时,这意味着项目的需求已经不存在,项目已经终止。

    3.渐进性

    项目的渐进性是指项目在初始阶段建立项目的整体实施和实施范围。在此基础上,整个项目将通过工作的细化和拆解逐步发展,使整个项目的工作和内容更加细化、清晰、可持续。
    在了解项目的定义和特点时,我们可以将项目管理理解为一个运行管理和过程,利用知识、技能、工具和技术来满足项目的需要。
    项目管理可分为启动、规划、实施、监控和结束五个过程。也就是说,如果我们需要将这五个过程应用到实际工作中,我们应该清楚地认识到:
    1.明确项目的需求和目的;
    2.完成整个项目需要做哪些工作;
    3.需要什么专业人员合作,需要多少人合作;
    4.如何构建有效的沟通机制,协同实施;
    5.了解项目所有必要工作的上下级关系,控制整个项目进度

    在明确了有效项目管理的必要因素后,我们可以灵活地将这种基于项目管理五个过程的认知应用到工作中。众所周知,在更复杂的系统下执行的工作标准可以通过工具或软件更容易地实现。下面,作者将结合起来「Zoho Projects」项目管理系统讲解了如何在工作中实施有效的项目管理。

    一、启动:明确项目的需求和目的是什么

    在工作场所,没有目的或需求不明确的工作是非常头疼的,这往往导致项目发起人或执行人,如“无头苍蝇”一般四处走动,这会导致项目的推广反复碰壁。即使在磕磕绊绊中完成,项目也已经过了原来设定的时间节点,准确率不高,容易返工。
    在项目启动阶段,如果能明确项目的整体需求和目的,那么项目将根据高效率和高精度进行推广。「Zoho Projects」可在项目建立之初提供相应的项目需求和目的填写功能。「Zoho Projects」项目创建界面,用户可列出包括项目主题、背景、目的、诉求和细节在内的所有信息。
    例如,如果作者想完成一个年终活动项目,那么作者可以通过填写标题来确定活动的主题,并通过填写后续细节来确定整个活动项目的目的、需求、背景等信息,这些重要信息不仅可以看到,如果整个项目需要多人合作,那么每个人都会清楚地了解整个项目的需求和目的,使每个人的目的高度统一,有利于项目的高效和准确推进。

项目需求列表

    二、规划:完成整个项目需要做哪些工作?

    对整个项目的合理规划有助于将工作与目标高度联系起来,在我们对这里提到的规划进行具体解读后,就是对项目进行拆解和细化,这也是上述项目特点之一的渐进性。在工作场所,完成一个庞大的项目往往需要许多必要的因素。只有完成所有这些必要的因素,整个项目才能完成。也就是说,规划就是列出整个项目所需的所有工作,通过时间间隔和节点的设置,使所有的工作都能有序完成。
    在这个维度上,「Zoho Projects」为用户提供项目内的用户“子任务”添加功能,用户只需在项目创建页面或点击创建的项目,就可以在下面的子任务栏中添加与项目相关的必要工作。所有子任务都可以结合上下级关系完成时间节点和时间范围的添加,使整个项目不仅合理拆除,而且通过设置子任务时间点,使所有工作具有相关性和及时性,使项目可以根据合理规划进行一排的推广。

项目任务列表

    三、实施:明确需要什么专业人员合作,需要多少人合作

    在工作场所,大型项目往往需要许多不同岗位的人员参与合作,这些人员很可能属于不同的部门,因此,整个大型项目的实施将变得极其困难,所以我们需要通过计划完成整个项目的性质,在了解细化工作的性质后,用户可以根据这些工作的性质,整个项目需要专业人员协助,需要多少个人协助。
    针对这一需求,「Zoho Projects」邀请已完成项目界面的项目创建界面和合作伙伴,为项目的实施提供便利。在项目创建之初,用户可以通过“邀请协作人”按钮邀请所需的合作伙伴进入项目,即使有遗漏,用户也可以点击项目进入详细信息,然后在详细信息界面邀请合作伙伴。

项目监控

    四、监控:如何构建有效的沟通机制,协同实施

    有效的沟通无疑有助于项目朝着高效、准确的方向发展“助推剂”在工作中,由于沟通不及时或效率低下,工作成果的交付和最初的想法是由于沟通不及时或沟通效率低下“天差地别”场景随处可见。因此,建立有效的沟通机制尤为重要。有效的沟通机制可以大大降低时间成本,使工作和项目在正确的高速公路上工作“风驰电掣”。
    在这点上,「Zoho Projects」项目管理系统构建了高效的沟通生态,主要分为多个方面:一是动态,二是聊天,三是论坛,四是页面、五是文档。

团队协作

    五、结束:认识项目所有必要工作的上下级关系,控制整个项目的进度

    由于工作复杂,大型项目往往难以管理,不可避免地存在优先级和承接关系。面对工作的复杂交织,项目发起人对项目的控制力度被削弱。如何加强这种控制?
    「Zoho Projects」主界面为用户提供单个项目的时间表收集功能。例如,如果一个项目需要完成许多子项目,那么用户只需点击该项目的下三角箭头,所有项目都将呈现在用户面前。
    在深入加强项目经理控制方面,「Zoho Projects」还支持脉络图的显示,值得注意的是,「Zoho Projects」脉络图显示并不像简单地显示工作上下级关系和衔接关系那么简单,在脉络图中,「Zoho Projects」还将显示项目的整体完成情况,单个任务的合作人员的工作完成情况,点击子项目显示相应的合作人员和项目状态。这些因素的结合将增加项目经理对项目情况的控制,使人们清楚地认识到哪项工作已经完成,哪项工作需要加快,项目如何完成,项目是否完成。

项目进度

    结论:项目管理不仅仅是处理工作场所的事情,更是对工作场所人员管理协调能力的考验。在依靠自己的逻辑整理能力的同时,也可以使用自己的管理工具。通过对项目管理工具的上述案例分析,我认为项目管理确实具有高效的项目管理能力。高效的项目管理简化了复杂的项目任务,降低了简单、清晰、有组织的项目中不必要的时间沟通成本,确保了项目的最大效率。

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