好用的项目管理系统离不开这两个功能

项目的成功不仅仅取决于计划的周密程度,更在于你如何执行这些计划以及在遇到障碍时的应变能力。好用的项目管理系统离不开这两个功能:关键路径和基线。他们分别代表什么,下面我们通过Projects的甘特图带你全面了解。

Zoho Projects的甘特图提供了一个详尽的时间表视图,其中任务和依赖关系都被清晰定义和绘制出来。鉴于没有任何事物是完美无缺的,延误是不可避免的,我们推出了两项新功能,帮助你预测任务何时能完成以及可能出现的延误,从而让你能够提前做好规划。

一、关键路径和基线的概念

在项目管理和执行过程中,关键路径(Critical Path)和基线(Baseline)是两个至关重要的概念。

关键路径

项目管理中的关键路径是什么?

关键路径决定了项目的最短完成时间,它是一个又一个任务序列的集合。同时关键路径是每个项目中最长的一条路径,由很多任务组成的路径,一旦这些任务延期都会直接影响到整个项目的完成日期。

基于这样的前提,通过识别和管理关键路径,项目管理者可以更有效地监控项目进度,让任务按时完成,让项目提前交付。

项目基线

什么是项目管理中的基线?

基线则是项目计划的一个快照。这是对基线很形象的比喻,因为基线代表的是项目计划既然是计划就代表不是实际的项目进展,基线用灰色的线条表示所以可以理解为“快照”。

基线代表了在特定时间点的项目状态,如项目计划、项目成本和项目范围。基线建立之后,就可以将其作为衡量项目进展的参照点。如果在项目执行过程中出现了偏离基线的情况,项目团队可以迅速采取措施,调整计划,以确保项目目标的实现。

二、项目管理系统中设置基线

项目基线——衡量标准

项目基线是你衡量所有进展的参照点。一旦计划完成,设定一个项目基线,它将作为你的参考点。项目开始后,你可以查看当前进度是否与原始计划相符。任务条旁的灰色条形表示你的进度是超前还是落后,或者一切是否按计划进行。

这种实时的视觉比较让你洞察哪些任务需要加快速度,或者哪些资源需要重新分配。随着时间的推移,你可以设置多个基线并不断比较进展。
甘特图还显示了滑移量,即基线开始日期与当前开始日期之间的差异,以及结束偏差,即基线结束日期与任务当前结束日期之间的差异。红色正值表示延误,而绿色负值则表示你超前于计划。

基线中的结束偏差

在理想情况下,你的任务将与初始基线完美对齐,但如果不是这样,定期设置和比较基线将帮助你了解未来的时间表和资源分配如何能够做得更好。

三、项目管理系统中的关键路径

有时,某些任务可能比其他任务更有可能导致项目延误。这就引出了我们的下一个功能:关键路径。

关键路径—完成任务的基石

关键路径遵循项目中的关键任务,这些任务是项目按时完成的基石。甘特图中,持续时间最长的路径被绘制为关键路径。这条路径可能是单个任务,一组相互依赖的任务,甚至是多组任务。这条路径上的任何天数的延迟都会直接影响到整个项目。

关键路径分析

红色的进度条帮助您密切关注关键任务,确保它们不会超过截止日期。然而,在您专注于保持关键任务按计划进行的同时,不要忽视其他任务!非关键任务有一个浮动时间线,这是可接受的延迟范围。如果它们的持续时间超出了这个浮动时间,它们也会成为关键任务。


项目管理工作中将项目基线与关键路径的结合,能够确保项目方向不偏离轨道,准时完成里程碑、完成任务直至达成项目目标,提高客户满意度!

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