Zoho Projects:使用蓝图实现任务自动化

蓝图如何自动您的任务管理？

我们经常会遇到状态相同的任务工作流程。重复的任务流程处理起来很繁琐，对吧？因此，我们推出了任务自动化蓝图。蓝图是一款用于组织任务并根据您设计的工作流程和定义的条件自动执行任务的工具。

如何将任务与蓝图关联？

您可以在创建蓝图时设置条件，这样，当您发布蓝图时，满足这些条件的任务就会与该蓝图关联。例如，如果您使用项目名称设置蓝图条件，那么在该项目下创建的所有新任务都将与该蓝图关联。

蓝图有哪些功能？

在蓝图编辑器中，您可以可视化任务流程，并使用状态和转换自定义工作流程。状态是指任务布局中可用的自定义状态。您还可以在蓝图中创建新状态，这些状态仅在发布蓝图时才会保存。但是，您可以将蓝图保存为草稿，直到您完全完成工作流程的设计和配置。


转换是指连接任意两个状态的链接，当执行转换时，任务会从一个状态推进到另一个状态。

您可以通过选择可以查看转换的用户或用户角色来配置“转换前”设置。这些用户可以在任务详情页面中看到以按钮形式显示的转换。他们可以点击转换按钮并执行相应的操作。

蓝图中的转换可以配置为在每次状态更新时更新某些字段。这些字段在“转换期间”设置中进行配置。这样，您可以确保每次任务状态更新都会执行一些操作。您还可以在“转换期间”中配置消息，这些消息可以是信息或说明，将在用户执行转换时显示。

自动化是蓝图的关键。您可以在配置“转换后”设置时自动执行一些例行操作。当任务状态更新时，用户将收到更新通知。但是，有时您可能不想向所有用户发送相同的任务更新通知电子邮件，对吗？在这种情况下，您可以创建多个包含自定义内容的电子邮件提醒，并分别发送给不同的用户角色或项目/客户用户。

您还可以更新相关字段。例如，如果您想更新任务完成百分比，可以设置完成百分比值；如果您想在特定任务状态更新时将任务重新分配给某人，可以设置任务负责人。完成转换后，这些字段将自动更新。

如何执行蓝图？

发布蓝图后创建且符合蓝图条件的任务将进入蓝图流程。要预览蓝图，请在任务详情页面点击“蓝图预览”按钮。您可以点击转换按钮并使用值更新字段。完成后，任务状态将根据蓝图进行更新。