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邮件转发

邮件转发功能可帮助您将帐户中收到的所有传入电子邮件自动转发给其他电子邮件帐户(即目标帐户)。这是管理员创建电子邮件备份时最简单的方法之一,即将递送到特定 Zoho Mail 帐户中的所有电子邮件的副本都转发到另一个帐户(备份帐户)。 

如果只需要转发部分邮件,而不需要自动转发所有邮件,用户可以设置基于筛选器的转发/条件转发。当用户配置条件转发时,只要邮件满足用户预定义的一组条件,系统就会将这些邮件转发到其他帐户。例如,将来自特定发件人的邮件转发到其他帐户,或者将具有特定主题或优先级的邮件自动转发到选定的帐户。 

设置并启用邮件转发功能后,从该处递送的所有电子邮件都将转发到目标帐户。 

如果要为同一用户创建两个不同的电子邮件地址,您可以使用 Zoho Mail 的电子邮件别名功能轻松创建其他电子邮件地址。 

如果您的公司域配置为使用 Zoho Mail 托管电子邮件,则电子邮件管理员可以启用自动转发邮件功能,以将邮件从一个机构帐户转发到同一机构内的另一个帐户。此转发不需要任何验证过程。 

 启用邮件转发:

  1. 登录您的 Zoho Mail 源帐户,并导航至设置
  2. 转到邮件帐户您会在 Zoho Mail 帐户下看到已配置的帐户列表。​
  3. 选择要配置邮件转发的地址。
  4. 转发部分下,指定要向其转发电子邮件副本的邮件地址。
  5. 系统将向所添加的邮件地址发送一封确认电子邮件。只有在您验证该帐户后,才会启用邮件转发功能。
  6. 选中转发后删除原始邮件副本选项,以从 Zoho Mail 中删除原始邮件。如果要在 Zoho Mailbox 中保留邮件副本,请取消选中此选项。

注意:

如果您选中了转发后删除原始邮件副本选项,则该邮件在转发后将被立即删除,并且不可用于 POP 检索。

管理员在机构帐户中启用“邮件转发”功能的操作步骤:

  1. 以管理员身份登录 Zoho Mail
  2. 选择控制面板 >> 邮件帐户
  3. 选择要为其启用“邮件转发”功能的源邮件帐户
  4. 单击“添加邮件转发”,并提供另一个机构帐户作为目标帐户。 

 邮件转发注意事项: 

  • 不能为 POP 帐户启用“邮件转发”。
  • 当管理员为用户启用邮件转发时,最多只能添加 3 个目标帐户。
  • 同样,用户最多只能为自己添加 3 个目标帐户。
  • 总计可以添加 6 个转发地址,即管理员和用户分别添加 3 个地址。
  • 不能为已启用“邮件转发”的同一邮件地址启用基于筛选器的转发。 
  • 如果邮件转发连续失败 10 次,此功能将自动禁用。 
  • 如果收到的电子邮件是自动转发的邮件,则不会再次转发以免循环转发。 

 邮件转发 - 验证

在添加用于自动转发的目标邮件地址后,您需要继续执行验证过程。

在指定的目标帐户中,您将收到一封包含验证码的电子邮件,以确认邮件转发过程。如果源帐户和目标帐户的持有人不同,请将包含验证码的邮件发送给源帐户持有人,以完成验证过程。在获得验证码后,请在源帐户中执行以下操作。 

  1. 登录您的 Zoho Mail 源帐户,并导航至设置
  2. 转到邮件帐户您会在 Zoho Mail 帐户下看到已配置的帐户列表。​
  3. 选择要验证其转发地址的帐户。
  4. 转发部分下,您会看到一个为邮件转发添加的电子邮件地址列表。
  5. 单击相应邮件地址旁边验证图标。
  6. 提供您在指定邮件地址收到的确认码。
  7. 完成后,单击确认并保存设置。
  8. 如果您未收到验证码,请单击重新发送选项以在目标地址中再次接收验证码。 

 禁用/删除邮件转发

  1. 登录您的 Zoho Mail 源帐户,并导航至设置
  2. 转到邮件帐户您会在 Zoho Mail 帐户下看到已配置的帐户列表。​
  3. 选择要禁用/删除其转发地址的帐户。
  4. 转发部分下,您会看到一个为邮件转发添加的电子邮件地址列表。
  5. 通过将开关切换到“关闭”位置来禁用转发地址。这将禁用邮件转发功能,直到您重新启用该功能。您可以将开关切换回“打开”位置,以启用同一功能。
  6. 如果要删除转发地址,请单击“删除”图标。

 基于筛选器的邮件转发 

在使用基于筛选器的转发功能时,您只能根据特定条件转发某些电子邮件。您可以根据发件人或主题设置条件,并将电子邮件转发给其他人。当您希望根据一组指定的规则或条件仅将特定邮件转发给另一个帐户时,这将特别有用。 

  1. 在源帐户中登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航至筛选器 >> 新建筛选器
  4. 提供要指定的条件或规则。
  5. 在“操作”中,选择转发到并指定相应的电子邮件地址
  6. 如果您使用的是新添加的电子邮件地址,则需要验证该邮件地址
  7. 单击保存以保存设置。 

对于匹配指定条件的传入电子邮件,在完成验证过程后,这些邮件将转发到指定的邮件地址。“运行筛选器”选项不适用于使用“转发”作为操作的筛选器。

注意:

对于注册使用免费版产品的新用户,“邮件转发”功能将不可用。有关更多详情,请参阅此处

跟踪电子邮件递送状态

跟踪递送状态

在 Zoho Mail 中,您可以查看已发送电子邮件的电子邮件递送状态。系统会提供“已发送”文件夹中最近 60 天内发送的每封电子邮件的状态。导航至用来保存已发送电子邮件的“已发送”文件夹。滚动至要查看其状态的特定电子邮件。 

不同图标表示电子邮件的不同递送状态。

已递送的电子邮件 

如果电子邮件已成功递送给电子邮件的所有收件人(收件人/抄送/密件抄送),则电子邮件中会出现一个勾选标记。此符号表示电子邮件已递送给所有收件人。当我们将状态显示为“已递送”时,表示电子邮件已递送至电子邮件的“收件人服务器”。之后,收件人服务器应将电子邮件递送到特定邮箱。 

单击此图标即可查看各个收件人的电子邮件递送信息。 

排队中的电子邮件

电子邮件等待处理以进行递送时,将置于消息队列中。此类已排队的电子邮件将带有邮件已排队图标。

电子邮件递送失败

如果电子邮件未能递送至上述提及的某些收件人或任何收件人,则会出现递送失败图标。您可以单击此图标查看未能收到电子邮件的收件人以及递送失败的原因。

单击此处了解有关电子邮件递送失败的更多信息。

重试队列

在某些情况下,您发送的电子邮件可能不会立即被收件人服务器接收,而是要排入队列,经过一段时间后再重试。此类电子邮件将带有重试队列图标。您可以单击该图标查看哪些收件人已经收到电子邮件,以及哪些收件人暂时接收失败。Zoho Mail 的服务器将在预设的时间间隔后尝试向暂时接收失败的收件人重新发送电子邮件。 

单击此处了解有关电子邮件暂时发送失败的更多信息。

正在递送

发送电子邮件后,系统将对电子邮件进行处理以供递送。在此过程中,您会发现该特定的电子邮件上出现“处理中”图标。单击此图标可查看各收件人的详细信息。您可以单击刷新查看收件人的最新状态。

在 Zoho Mail 中配置 IMAP 帐户

Zoho Mail 提供了多种方式,例如 IMAP 和 POP,可以在一个地方访问您的外部电子邮件帐户。使用 IMAP,您可以在同一个邮箱中管理多个电子邮件帐户、在设备之间同步它们、管理其唯一签名、假期回复、过滤器等。

为了使用 IMAP 访问 Zoho Mailbox 中的外部电子邮件帐户,您的电子邮件服务提供商必须支持此功能。如果他们支持 IMAP 访问,则可以在服务提供商的帮助文档或支持中获取 IMAP 服务器详细信息。

如果 IMAP 的使用和配置存在任何限制,您可能还需要获得管理员(包括 Zoho Mail 和外部提供商)的批准。

注意:

  • 此功能仅适用于付费套餐用户。
  • IMAP 帐户的存储空间将记入您的套餐中可用的总邮件存储空间。了解更多。

使用密码身份验证添加帐户

接收电子邮件的传入服务器详细信息:

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。
  2. 转到设置
  3. 导航到邮件帐户,然后单击添加邮件帐户
    添加邮件帐户
  4. 选择您的外部邮件帐户提供商。如果要配置 Office 365 或 Outlook 帐户,请按照 OAuth 身份验证方法进行操作。如果要配置另一个 Zoho 帐户,请单击 Zoho,如果要配置其他任何服务提供商的帐户,请单击其他
    IMAP 帐户配置
  5. 指定要配置的电子邮件地址以及帐户的首选帐户名、默认发件人电子邮件回复电子邮件
  6. 如果要在登录后立即查看此帐户,请选中将此设置为默认选项复选框。
    默认地址选择
  7. 提供 IMAP 传入服务器名称端口号(有关这些详细信息,请参阅电子邮件服务提供商的帮助文档/支持)。Zoho Mail 支持传入服务器的标准端口 110 和 995。 
  8. 选择 SSL 加密。我们不支持使用自签名证书的服务器。
  9. 如果您不想保存通过 IMAP 帐户从 Zoho Mail 服务器发送的电子邮件的副本,则可以取消选中此选项。
  10. 您还可以指定从哪个日期开始将 IMAP 帐户的电子邮件同步到 Zoho 邮箱。
  11. 通过指定服务器中使用的帐户的用户名密码进行身份验证。
    为外部 IMAP 帐户进行身份验证

更改实际帐户时,请确保更新 Zoho 中的“密码”详细信息。如果您未能这样做,则该帐户将被禁用,您需要更新“密码”才能启用它。

发送电子邮件的外发服务器详细信息

在外发服务器中,

  1. 指定是否要通过自定义 SMTP 服务器 Zoho SMTP 发送电子邮件。
  2. 您可以参考这里了解有关添加外发服务器的详细信息。
    外发电子邮件的 SMTP 详细信息

成功验证传入和外发服务器详细信息后,该帐户将列在 IMAP 帐户页面中。如果无法直接验证发送服务器详细信息,您将收到一封发送到所提供地址的验证电子邮件。只有在验证之后,您才能使用该特定电子邮件地址发送电子邮件。

使用 OAuth 添加 Outlook 和 Office 365 帐户

OAuth(开放标准授权协议)是一个提供安全指定访问的框架。也就是说,OAuth 不需要密码,而是提供授权令牌来验证用户身份。您可以使用 OAuth 授权 Outlook 和 Office 365 电子邮件帐户,而无需提供任何密码。

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。
  2. 转到设置
  3. 导航到邮件帐户,然后单击添加邮件帐户
    添加 Outlook 帐户
  4. 选择 IMAP 作为帐户类型,然后选择您的外部邮件帐户提供商。
    添加 Office 365 帐户
  5. 在相应的字段中输入您的电子邮件地址。
  6. 如果您不想保存通过 IMAP 帐户从 Zoho Mail 服务器发送的电子邮件的副本,则可以取消选中此选项。
  7. 指定要从哪个日期开始将 IMAP 帐户的电子邮件同步到 Zoho 邮箱。
  8. 完成后,单击身份验证
    选择外部邮件帐户提供商
注意:
OAuth 验证仅适用于 OutlookOffice 365 帐户。如果要为任何其他服务提供商的电子邮件配置 IMAP,请参阅此处

您将在弹出窗口中进入电子邮件服务提供商的登录页面。

  1. 登录到外部电子邮件服务提供商的帐户。
  2. 您将需要授予 Zoho 读取、写入和访问电子邮件的权限。

几秒钟后,您的帐户将成功添加。电子邮件完全同步可能需要一些时间。完成后,您可以在 Zoho 邮箱中访问 IMAP 帐户的电子邮件。
IMAP 与 Zoho Mail 同步
您可以更新所有信息,例如“帐户名”、“默认发件人电子邮件地址”、“回复电子邮件地址”和“同步电子邮件开始日期”。当您更新任何信息时,系统都会将您转到身份验证页面进行验证。

回复电子邮件地址:

当您使用不同的回复地址配置 IMAP 帐户时,您需要验证“回复地址”才能开始发送电子邮件。在配置过程中,系统会向“回复地址”发送一封带有确认码的验证电子邮件。 

验证回复电子邮件地址的步骤:

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航到发送地址 
  4. 单击与电子邮件地址对应的“验证”图标。
  5. 此时将出现一个请求确认码的对话框。
  6. Zoho 会向您指定的电子邮件地址发送一封确认电子邮件。
  7. 在文本框中提供确认码。
验证后,您无需进行任何验证即可从该帐户发送电子邮件。 

在帐户之间切换:

添加 POP/IMAP 帐户后,所有帐户都将添加到左窗格中。选择特定的 POP/IMAP 帐户以切换到该帐户并查看该帐户中的电子邮件。
 在 Zoho Mail 中切换帐户

您可以通过单击“邮件帐户设置”页面中帐户明细上显示的“切换帐户”图标来切换到任何 IMAP 帐户。
为您的 Zoho 帐户设置默认地址

  • 设置帐户后,将连接服务器以检索电子邮件。 
  • 将根据服务器提供的电子邮件以及您的检索设置检索电子邮件。 
  • 如果您的邮箱很大,则可能需要一些时间或几天才能从服务器下载所有电子邮件。 
  • IMAP 客户端无法根据文件夹/日期/状态检索电子邮件。
  • 详细了解 IMAP 和 POP 之间的区别。

配置错误:

以下是 IMAP 帐户设置过程中常见的配置错误: 

连接失败: 

您添加的服务器无法连接到给定的端口号。您需要向电子邮件服务提供商帮助或支持部门查询确切的传入 IMAP 服务器和外发 SMTP 服务器详细信息和端口号。

身份验证失败:

您提供的服务器可以连接,没有任何问题。但是,服务器不接受您提供的凭据。检查“用户名”或“密码”是否拼写错误。一些提供商需要您在他们那一端启用 IMAP 访问权限。如果您对所提供的凭据有信心,则可能需要联系您的电子邮件服务提供商以获取进一步的步骤。除此之外,如果您在 IMAP 帐户中启用了双重身份验证,则需要提供特定于应用程序的密码。 

  • 对于极少数提供商,即使您使用了正确的电子邮件地址和密码,提供商一方也不允许 IMAP 身份验证。在这种情况下,您需要为要使用 Zoho Mail 配置的邮箱启用 TFA,并提供特定于应用程序的密码进行身份验证。

证书错误: 

如果您的服务器支持 SSL 但提供的证书无效,则可能会出现“无效证书错误”。您可能需要联系您的电子邮件服务提供商,以检查服务器是否具有来自认证供应商的有效注册 SSL 证书。 

通常,对于配置过程中的任何错误,请检查以下详细信息。

  1. 检查您与提供商一起使用的接收服务器名称端口号详细信息
  2. 与您的电子邮件管理员确认您是否有权限在 Zoho Mail 中通过 IMAP 检索电子邮件以及“用户名”格式。(对于某些帐户,这是域/用户名,对于其他一些帐户,这是您的电子邮件地址)。 
  3. 只允许使用标准端口(110、995)。如果您的电子邮件服务提供商允许通过非标准端口访问 IMAP,则需要与提供商联系以更正此问题。 
  4. 如果您的服务器具有自签名证书,则需要从供应商处获得标准有效的 SSL 证书,否则您将无法在端口 995 中配置帐户。
  5. 如果您的提供商使用标准 SSL 证书,但在配置过程中仍然收到证书错误,请联系 support@zohomail.com,并提供您的邮件服务器详细信息和端口号。

POP 帐户

在 Zoho Mail 中配置 POP 帐户

您可以在 Zoho Mail 中将外部帐户添加为 POP。可以从同一窗口管理不同的帐户,但是可以对签名、假期回复等进行单独设置。Zoho Mail 支持通过 POP 和 IMAP 协议配置外部帐户。

注意:

  • POP 帐户的存储空间将记入您的套餐中可用的总邮件存储空间。了解更多。

使用密码身份验证添加 POP 帐户

要在 Zoho Mail 中添加其他 POP Mail 帐户,您需要检查邮件服务器是否支持用于检索电子邮件的 POP3 协议。如果您的邮件服务器支持 POP 访问,则需要从管理员或服务提供商处获取服务器详细信息。

接收电子邮件的传入服务器详细信息:

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。
  2. 转到设置
  3. 导航到邮件帐户,然后单击添加邮件帐户
    添加邮件帐户
  4. 选择 POP3 作为帐户类型。
  5. 选择您的外部邮件帐户提供商。如果要配置 Office 365 或 Outlook 帐户,请按照 OAuth 身份验证方法进行操作。如果要配置另一个 Zoho 帐户,请单击 Zoho,如果要配置其他任何服务提供商的帐户,请单击其他
    选择外部邮件帐户提供商
  6. 为帐户指定电子邮件地址帐户名、默认发件人电子邮件回复电子邮件
  7. 您也可以通过选中将此帐户设置为默认帐户选项,将其设置为默认地址。
    设置默认电子邮件地址
  8. 在传入部分中,提供 POP3 接收服务器详细信息端口号(请参阅电子邮件服务提供商的帮助文档或支持)。Zoho Mail 支持传入服务器的标准端口 110 和 995。
  9. 您可以根据需要选择“SSL”或“普通”加密类型。我们不支持使用自签名证书的服务器。 
  10. 为电子邮件服务提供商的服务器中使用的帐户指定用户名密码
  11. 选中选项从服务器删除电子邮件以根据您的要求从服务器中删除电子邮件。选项中提供的删除操作取决于您的邮件服务器行为。在设置此选项之前,请咨询您的电子邮件服务提供商。
    从服务器删除邮件  

如果在实际帐户中更改了“密码”,请确保更新 Zoho 中的“密码”详细信息。如果您没有这样做,则该帐户将被禁用,您需要更新“密码”并启用它。测试帐户成功后,您将看到用于更新用于从该帐户发送电子邮件的外发邮件服务器详细信息的部分。 

发送电子邮件的外发服务器详细信息

成功验证传入 POP 服务器详细信息后,系统将提示您输入外发 SMTP 服务器详细信息。

  1. 如果要通过自定义 SMTP 服务器发送电子邮件,请选中使用自定义 SMTP 服务器选项。您可以参考这里了解有关添加外发服务器的详细信息。
  2. 在“身份验证”部分中,您可以选择使用与传入凭据相同的凭据使用以下凭据
  3. 完成后,单击保存
    Zoho Mail 中的 SMTP 设置

成功验证传入和外发服务器详细信息后,该帐户将列在 POP 帐户页面中。如果无法直接验证发送服务器详细信息,您将收到一封发送到所提供地址的验证电子邮件。只有在验证之后,您才能使用该特定电子邮件地址发送电子邮件。

使用 OAuth 身份验证配置 POP 帐户

OAuth(开放标准授权协议)是一个提供安全指定访问的框架。也就是说,OAuth 不需要密码,而是提供授权令牌来验证用户身份。您可以使用 OAuth 授权 Outlook 和 Office 365 电子邮件帐户,而无需提供任何密码。

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。
  2. 转到设置
  3. 导航到邮件帐户,然后单击添加邮件帐户
    在 Zoho Mail 中配置 POP 帐户
  4. 选择 POP 作为帐户类型,然后选择您的外部邮件帐户提供商。
    选择 POP 帐户
  5. 在相应的字段中输入您的电子邮件地址。
  6. 选中选项从服务器删除电子邮件以根据您的要求从服务器中删除电子邮件。选项中提供的删除操作取决于您的邮件服务器行为。在设置此选项之前,请咨询您的电子邮件服务提供商。
  7. 完成后,单击身份验证
    选择外部邮件帐户提供商

您将在弹出窗口中进入电子邮件服务提供商的登录页面。

  1. 登录到外部电子邮件服务提供商的帐户。
  2. 您将需要授予 Zoho 读取、写入和访问电子邮件的权限。

几秒钟后,您的帐户将成功添加。电子邮件完全同步可能需要一些时间。完成后,您可以在 Zoho 邮箱中访问 POP 帐户的电子邮件。

回复电子邮件地址:

当您使用不同的回复地址配置 POP 帐户时,您需要验证“回复地址”才能开始发送电子邮件。在配置过程中,系统会向“回复地址”发送一封带有确认码的验证电子邮件。 

验证回复电子邮件地址的步骤:

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航到发送地址 
  4. 单击与电子邮件地址对应的“验证”图标。
  5. 此时将出现一个请求确认码的对话框。
  6. Zoho 会向您指定的电子邮件地址发送一封确认电子邮件。
  7. 在文本框中提供确认码。
验证后,您无需进行任何验证即可从该帐户发送电子邮件。 

切换 POP 帐户:

添加 POP 帐户后,这些帐户将添加到左窗格中。选择特定的 POP 帐户以切换到该帐户并查看该帐户中的电子邮件。
在 Zoho Mail 中切换帐户
您可以通过单击“邮件帐户设置”页面中帐户明细上显示的“切换帐户”图标来切换到任何 POP 帐户。
设置默认帐户

  • 设置帐户后,将连接服务器以检索电子邮件。 
  • 将根据服务器提供的电子邮件以及您的检索设置检索电子邮件。 
  • 如果您的邮箱很大,则可能需要一些时间才能从服务器下载电子邮件。 
  • POP 客户端无法根据文件夹/日期/状态检索电子邮件。
  • 默认情况下,所有电子邮件都将以未读方式检索并按照电子邮件中提供的“发送日期”进行排序。

使用 OAuth 重新验证您的帐户

一些电子邮件服务提供商(例如 Outlook 和 Office 365)正在将其身份验证方法从密码更新为 OAuth。在这种情况下,在您使用 OAuth 重新验证外部帐户之前,Zoho Mail 无法获取您的电子邮件。
针对外部电子邮件服务提供商

要重新验证您的帐户, 

  1. 登录到您的 Zoho Mail 帐户。
  2. 转到设置
  3. 导航到邮件帐户,然后选择要重新进行身份验证的帐户。
  4. 在各自外部帐户的页面上,单击身份验证
    在 Zoho Mail 上重新进行身份验证

您将看到一个弹出窗口,为您显示外部电子邮件服务提供商的登录页面。

  1. 登录到外部电子邮件服务提供商的帐户。
  2. 授予 Zoho 读取、写入和访问您的信息的权限。

完成后,您就成功重新验证了自己的帐户。

配置错误:

以下是 POP 帐户设置过程中常见的配置错误: 

连接失败: 

您添加的服务器无法连接到给定的端口号。您需要向电子邮件服务提供商帮助或支持部门查询确切的传入 POP 服务器和外发 SMTP 服务器详细信息和端口号。

身份验证失败:

有时您会注意到,尽管您的电子邮件服务器已连接,没有任何问题,但电子邮件未检索到收件箱中。这可能是由于各种原因造成的。

  • 电子邮件服务的服务器可能未接受您提供的身份验证凭据。在这种情况下,请验证帐户的用户名和密码。
  • 您更改了外部电子邮件帐户的密码,但没有在 Zoho Mail 中使用更新后的密码重新进行身份验证。

除此之外,一些提供商需要您在他们那一端启用 POP 访问权限。如果您确信所提供的凭据没有错误,请联系您的电子邮件服务提供商以获取进一步的步骤。 

证书错误: 

如果您的服务器支持 SSL 但提供的证书无效,则可能会出现“无效证书错误”。您可能需要联系您的电子邮件服务提供商,以检查服务器是否具有来自认证供应商的有效注册 SSL 证书。 

通常,对于配置过程中的任何错误,请检查以下详细信息。

  1. 检查您与提供商一起使用的接收服务器名称端口号详细信息
  2. 与您的电子邮件管理员确认您是否有权限在 Zoho Mail 中通过 POP 检索电子邮件以及“用户名”格式。(对于某些帐户,这是域/用户名,对于其他一些帐户,这是您的电子邮件地址)。 
  3. 只允许使用标准端口(110、995)。如果您的电子邮件服务提供商允许通过非标准端口访问 POP,则需要与提供商联系以更正此问题。 
  4. 如果您的服务器具有自签名证书,则需要从供应商处获得标准有效的 SSL 证书,否则您将无法在端口 995 中配置帐户。
  5. 如果您的提供商使用标准 SSL 证书,但在配置过程中仍然收到证书错误,请联系 support@zohomail.com,并提供您的邮件服务器详细信息和端口号。

通过 POP 访问外部帐户

如果您在其他提供商处有多个帐户,则可以通过 Zoho Mail 中的 POP 设置这些帐户,从而在您的 Zoho Mail 帐户中查看这些帐户。在这种情况下,Zoho Mail 相当于一个 POP 客户端,并会检索原本应由 POP 客户端检索的电子邮件。您可以在 Zoho Mail 中自定义某些 POP 行为,但是,这些行为的执行情况很大程度上取决于您配置的 POP 服务器。

POP 检索设置:

您可以配置 POP 帐户的检索设置。根据您设置的时间间隔,Zoho Mail 将连接到您的服务器,并每隔 x 分钟检索一次电子邮件。时间间隔是指 POP 服务器前后两次执行检索间隔的时间。电子邮件的最大数量是指在一个周期内可检索的最佳电子邮件数量。当您首次在 Zoho 中配置帐户时,POP 服务器中会存在大量电子邮件,因此可能需要 3 到 5 天的时间才能将邮件从服务器检索到 Zoho。

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航至“邮件帐户 >> 配置 POP 获取”。
    POP 设置
  4. 从下拉列表中选择时间间隔。最佳值为“5”分钟。
  5. 指定在单个周期内可检索的最大电子邮件数量。此值可介于 20 到 200 之间。最佳值为 100 或 150

POP 帐户身份验证失败:

当您的 POP 服务器不接受您在 Zoho Mail 中提供的凭据时,则会出现身份验证失败错误。“使用电子邮件服务器更改密码”或“由于密码策略,您的密码在服务器中已过期”时,可能会发生此错误。 

您需要更新传入邮件服务器外发邮件服务器的密码,以确保顺利发送和接收电子邮件,而不会出现任何问题。 

更新密码 - 传入邮件服务器

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航至“邮件帐户 >> 添加 POP3 帐户”
  4. 选择要更新密码的 POP 帐户。
    POP 邮件帐户 
  5. 指定新密码,然后单击保存
    POP 传入邮件服务器密码  

更新密码 - 外发邮件 SMTP 服务器 

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航到发送地址
  4. 在要更新密码的电子邮件地址上单击编辑图标。
  5. 指定新密码,然后单击保存
    更新外发邮件 SMTP 服务器的密码

设置回复地址:

您可以在“邮件帐户”设置页面中为 POP 帐户设置回复地址。您可以将其他电子邮件地址设置为从 POP 帐户发送的电子邮件的“回复”地址。回复地址需要经过验证才能用于发送电子邮件。 

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航至“邮件帐户 >> 添加 POP3 帐户”
  4. 对于要设置回复地址选项的邮件帐户,单击其设置图标。
  5. 在“设置回复地址”文本框中,指定希望收件人回复的电子邮件地址。
  6. 单击保存
  7. 验证电子邮件将发送到您在“回复地址”选项中添加的电子邮件地址。验证后将启用该回复地址。 
    设置帐户名称

帐户名称:

您可以在“邮件帐户”部分中设置“帐户名称”选项,以选择帐户名称在左侧面板中的显示方式。

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 转到设置
  3. 导航至“邮件帐户 >> 添加 POP3 帐户”
  4. 对于要设置帐户名称的邮件帐户,单击其设置图标。
  5. 根据您希望帐户在左窗格中显示的方式指定显示名称。(例如:“我的工作”、“我的个人”等)
  6. 单击保存
    设置回复电子邮件

帐户顺序

当您有多个邮件帐户时,您可以设置检查这些 POP 帐户中的邮件时遵循的顺序。默认情况下,POP 帐户按添加顺序设置。同一顺序还会默认显示在 POP 帐户页面中。要根据您的偏好更改 POP 帐户的顺序,请将帐户拖放到所需的顺序或编号,以反映您希望遵循的顺序。
帐户顺序

默认邮件帐户

配置了多个 POP 帐户后,除了 Zoho 帐户之外,您还可以根据您的偏好选择默认帐户。当您登录 Zoho Mail 时,将首先显示您在此处选择的“默认帐户”。要选择任何帐户作为默认帐户,请单击相应帐户上的“默认”单选按钮。

某些网络邮件提供商的 POP 设置:

下面列出了一些在线邮件服务提供商的 POP 设置。如果此处未列出您的电子邮件帐户详细信息,请联系邮件管理员以获取服务器详细信息。

常用提供商的 POP 配置详细信息
POP 设置GmailHotmailAOL Outlook
(个人用户 - @outlook.com)
Office 365
(Outlook 企业用户 - @domain.com) 
传入邮件 POP 服务器名称pop.gmail.compop3.live.compop.aol.compop-mail.outlook.comoutlook.office365.com
传入端口号995995995995995
传入 - 安全连接 (SSL)
外发邮件服务器名称smtp.gmail.comsmtp.live.comsmtp.aol.comsmtp-mail.outlook.comsmtp.office365.com
外发端口号465/587587465587587
SMTP 连接 - SSL/TLS/PlainSSL/TLSTLSSSLTLSTLS
外发邮件服务器
需要身份验证
用户名格式

username@gmail.com

(或)

最新:username@gmail.com

username@hotmail.comusernameusername@outlook.comOffice 365 电子邮件地址

对于 Yahoo 用户,不同域的 POP 服务器名称会有所不同。因此请验证您的设置页面和 Yahoo 邮箱!有关更多 POP 服务器和端口说明的帮助。如果找不到,请联系 Yahoo!提供邮件服务器详细信息支持。

文件夹设置

除了默认文件夹以及与您共享的视图文件夹外,您还可以在 Zoho Mail 中创建多个级别的文件夹和子文件夹。此外还可以创建筛选器,以按照发件人、主题等条件自动对这些文件夹中的电子邮件进行排序。通过此设置,您能够将某些文件夹归类为“重要”文件夹。如果您收到的电子邮件很多,您可能不希望在每收到一封电子邮件都收到桌面通知或其他形式的通知。这种情况下,您可以根据文件夹类型和与其关联的筛选器启用/禁用通知。有关邮箱的其他设置,请参阅设置概述

打开文件夹设置的具体步骤

  1. 登录 Zoho Mail
  2. 单击设置图标并导航至文件夹 
  3. 您也可以在左窗格中直接单击“文件夹”旁边的设置图标。
  4. 此处列出了所有文件夹名称以及文件夹路径。其中包含文件夹的以下详细信息:
    • 未读电子邮件 - 显示特定文件夹中未读电子邮件的数量以及文件夹中的电子邮件总数。
    • 上次存档数量 - 显示该文件夹中已存档的电子邮件数量。
    • 大小 - 指明文件夹的大小。
    • 在 IMAP 客户端中查看 - 通过选中/取消选中此部分中的复选框,您可以决定在 IMAP 客户端中显示/隐藏文件夹。
    • 通知 - 通过选中或取消选中此复选框,可以启用和禁用每个文件夹的通知。默认情况下将打开所有文件夹的通知功能。 


单击任何文件夹名称可打开一个弹出窗口,其中包含文件夹的详细信息。此弹出窗口包括文件夹名称、文件夹路径、可见性、大小和电子邮件数量。

您可以单击电子邮件数量卡片打开该特定类别电子邮件的电子邮件列表视图。例如:单击“未读电子邮件”卡片将打开文件夹的“未读邮件”视图。

与我共享

您可以从 Zoho Mail 左窗格中的与我共享部分访问与您共享的文件夹。

也可以在文件夹设置中查看这些文件夹的列表及其详细信息。

其中包含文件夹的以下详细信息:

  • 文件夹名称 - 显示特定文件夹的名称。
  • 权限 - 显示您对特定电子邮件文件夹的访问权限级别。
  • 所有者 - 显示文件夹所有者的电子邮件地址。
  • 通知 - 通过选中或取消选中此复选框,可以启用和禁用每个文件夹的通知。默认情况下将关闭所有文件夹的通知功能。 

电子邮件提醒和跟进

电子邮件提醒 

我们发送的大多数电子邮件通常都需要根据对方的回复进行跟进或提醒,有时不管回复如何也要进行跟进或提醒。  

您可以使用 Zoho Mail 的提醒选项为电子邮件添加提醒。在撰写邮件时设置关注,之后将根据所选的选项获得提醒。您可以使用提醒轻松跟踪基于电子邮件的工作项目,还可为收到的电子邮件添加提醒。  

关注所撰写的电子邮件的操作步骤:(外发电子邮件提醒)

  1. 登录 www.zoho.com.cn/mail
  2. 单击新建邮件以打开编辑器。
  3. 照常草拟电子邮件。
  4. 添加附件(如果有)。
  5. 单击时钟图标以关注电子邮件。
  6. 显示的“提醒”弹出窗口中包含以下选项: 
    1. 定时提醒我 - 您可以设置在特定时间提醒您有关电子邮件的信息,无论是否收到回复。(例如:您计划参加一个初创企业活动,并询问您的一些朋友是否愿意和您一起去参加。无论他们回复如何,您都需要提醒自己留意这封电子邮件,以便规划行程和预订机票。)
    2. 每次回复时 - 每当您收到电子邮件回复时,都会收到有关回复的通知。  (例如:您向许多潜在客户发送了有关新产品或新应用的电子邮件。您希望在每次收到客户回复时都收到提醒。)
    3. 无人回复时 - 您可以设置一个截止日期,如果在该日期仍然没有人回复您,您将在所指定的时间收到通知。(例如:您向某供应商发送了一封电子邮件索要报价。如果到了一周还没收到回复,您可能会希望收到关于该邮件的提醒。)
  7. 默认情况下,通过通知来发送提醒。您也可以选择通过电子邮件接收通知提醒。 

注意:

当您发送的电子邮件中包含可能需要邮件提醒的短语时,您可以选择添加提醒。如果您还没有为电子邮件设置任何提醒,系统将提示您添加在指定时间/日期发送的提醒。短语示例:您可以明天下午 3 点与我会面,会议将在星期四召开等。了解更多

为传入电子邮件添加提醒的操作步骤

  1. 登录 www.zoho.com.cn/mail
  2. 选择要为其添加提醒的电子邮件。
  3. 在预览窗口中选择“更多选项”下拉菜单。
  4. 选择提醒
  5. 显示的“提醒”弹出窗口中包含以下选项: 
    1. 定时提醒我 - 您可以设置在特定时间提醒您有关电子邮件的信息,无论是否收到回复。(例如:您收到了通过电子邮件发送的信用卡对账单。您希望在特定日期收到相应的电子邮件提醒,以便及时还清欠款。)
    2. 每次回复时 - 每当您收到电子邮件回复时,都会收到有关回复的通知。  (例如:您的团队收到客户发送的一封电子邮件,要求提供设计方案。您已将工作分配给团队成员,但希望在他们的每次邮件往来时收到通知,以确保工作进展顺利)
    3. 无人回复时 - 您可以设置一个截止日期,如果在该日期仍然没有人回复您,您将在所指定的时间收到通知。(例如:您收到了某潜在客户索要报价的电子邮件。您已将邮件转发给销售团队,如果在特定日期销售团队仍未给客户发送报价,您希望自己可以收到提醒。)
  6. 默认情况下,通过通知来发送提醒。您也可以选择通过电子邮件接收通知提醒。 

与外发电子邮件类似,您可以为其他收件人、甚至您收到的邮件设置跟进电子邮件。 

将电子邮件提醒标记为完成

当您选择以通知方式接收提醒时,每次收到提醒时都会收到一条单独的通知。您可以单击完成按钮将提醒标记为完成。该电子邮件的提醒将会关闭。

 提醒完成

推迟电子邮件提醒

您可以推迟一定的时间来接收电子邮件提醒通知。要推迟提醒时间,请从向后推迟下面选择以下任一选项:

  • 10 分钟 - 10 分钟后再次显示提醒
  • 1 小时 - 1 小时后再次显示提醒
  • 明天上午 10 点 - 第二天上午 10 点再次提醒您
  • 下周一上午 10 点 - 下周一上午 10 点再次显示提醒
  • 自定义日期和时间 - 您可以使用此选项来设置再次显示提醒的特定日期和时间。

提醒收件人 - 跟进收件人

通过选中“同步提醒收件人”复选框,可以向该邮件的其他收件人同步发送电子邮件提醒。在这种情况下,他们也会收到电子邮件通知。您可以自定义电子邮件的内容,并在下面的编辑器中提供所需的内容。这将有助您根据以下任一选项自动跟进电子邮件。当选择的提醒选项为“每次回复时”,“同步提醒收件人”选项将不适用。   

(例如:您向某供应商发送了一封电子邮件索要报价。如果到了一周还没收到回复,您可能会希望收到关于该邮件的提醒。您可以发送一封跟进电子邮件,请其在您需要时立即发送报价)

注意:

在 Zoho Mail 中,您还可以推迟电子邮件并将其存储在单独的文件夹中,以供将来参考。了解详情

 在 Foxmail 中将 Zoho Mail 帐户配置为 POP 帐户的步骤

  1. 登录到 Zoho Mail
  2. 转到设置 
  3. 导航到邮件帐户,然后从左侧列表中单击相应的电子邮件地址。
  4. 在 POP 部分下,选中 POP 访问选项。
    ​​

 在 Foxmail 中将 Zoho Mail 帐户配置为 POP 帐户

  1. 启动 Foxmail 应用程序。
  2. 导航到菜单栏,然后转到文件,再单击添加邮件帐户
  3. 单击其他
  4. 在“设置帐户”页面中,单击高级
  5. 在“高级设置”页面中,键入以下详细信息:
    • 服务器类型:POP
    • 邮件帐户:完整的 Zoho 帐户电子邮件地址
    • POP 服务器:(接收服务器)
      • poppro.zoho.com - 适用于组织帐户(如果您的域名由 Zoho 托管)。 
      • pop.zoho.com - 适用个人帐户(如果您使用个人 @zoho.com 帐户)
      • 端口号:995
    • 用户名:完整的 Zoho 帐户电子邮件地址
    • 密码:您的 Zoho 帐户的密码(如果您的帐户启用了双重身份验证,请使用特定于应用程序的密码。)
    • SMTP 服务器:(发送服务器) 
      • smtp.zoho.com
      • 端口号:465 或 587
    • 用户名:完整的 Zoho 帐户电子邮件地址
    • 密码:您的 Zoho 帐户的密码。(如果您的帐户启用了双重身份验证,请使用特定于应用程序的密码。)
  6. 单击继续
  7. 单击完成
  8. 现在,您已经在 Foxmail 中成功配置了 Zoho 电子邮件帐户。

FullContact 扩展程序

FullContact 是一款基于云的联系人管理解决方案,提供其数据库中的联系人或公司相关信息,使用电子邮件地址搜索时会显示这些信息。eWidget 支持 FullContact 扩展程序以显示相关信息。

在 Zoho Mail 中设置 FullContact 扩展程序

您需要在 Zoho Mail 中设置 FullContact 帐户才能在 eWidget 中使用该扩展程序。按照以下步骤在 Zoho Mail 中配置 FullContact。

  1. 登录您的 Zoho Mail 帐户
  2. 转到设置 > 集成卡片。
  3. 选择 FullContact,然后单击配置
  4. 单击文本框下方的链接,获取身份验证 API 密钥。
  5. 您将被重定向到 FullContact 登录页面。
  6. 输入您的凭据,然后单击登录以获取 API 密钥。 
  7. 在 Zoho Mail 中,将 API 密钥复制粘贴到文本框中,然后单击保存
  8. FullContact 扩展程序将启用并在 eWidget 的应用菜单中列出。

通过 eWidget 进行搜索的次数取决于您订阅的 FullContact 版本。 

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