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电子邮件策略自定义  

电子邮件策略可帮助管理员控制机构的电子邮件收发参数。在 Zoho Mail 中，您可以定义多个电子邮件策略，并将其应用于不同的用户和群组集合。您可以定义电子邮件策略以限制来自其他设备和其他网络的电子邮件访问，还可以在电子邮件策略中添加帐户。

这样，还有助于管理员根据用户和群组在机构中的角色、要求和权限定义不同的权限级别和限制，并将其应用于用户和群组。可以根据电子邮件和域、访问权限、帐户和电子邮件转发限制，对可通过 Zoho Mail 电子邮件策略设置的不同类型的策略进行分类。 

目录

在创建用户和群组时，Zoho Mail 对它们应用默认的 Zoho Mail 业务策略。您可以根据机构的要求创建新策略，并将其应用于特定用户和群组。

定义新电子邮件策略的步骤：

  1. 创建新的电子邮件策略。
  2. 配置策略的一般限制。
  3. 添加电子邮件和域限制。
  4. 添加帐户限制。
  5. 添加访问限制。
  6. 添加电子邮件转发限制。 
  7. 对策略应用相关限制。
  8. 将已配置的策略应用于用户和群组。

创建新的电子邮件策略：

  1. 登录 Zoho Mail 管理控制台。
  2. 转至左侧窗格中的邮件设置菜单，然后选择电子邮件策略。
  3. 您将看到列出了默认的 Zoho 邮件业务策略。
  4. 单击创建以创建新策略。
  5. 输入要创建的策略的名称，然后单击创建。
  6. 现在，您必须定义要在此策略中应用的限制。

一般限制：

  1. 在已创建策略的“常规”选项卡中，您可以根据需要更改策略的名称。
  2. 输入要为此策略分配的最大传入和传出电子邮件大小。允许的最大大小为 40MB。 
  3. 然后，在该策略中输入每分钟允许接收的传入电子邮件数量。每分钟最多允许接收 100 封电子邮件。 

电子邮件限制

在此部分中，您可以定义允许或阻止的域、电子邮件地址、附件类型以及传入和传出电子邮件的主题文本。

定义新电子邮件限制的步骤：

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。 
  2. 转至电子邮件限制部分。
  3. 单击创建并为限制输入一个新名称。
  4. 您可以在此部分中定义关于域、电子邮件地址、附件和电子邮件主题的限制。

域

域限制下可用的选项包括：

  • 无限制
  • 仅限机构域 - 仅允许机构内的电子邮件
  • 阻止的域
  • 允许的域

您可以定义传入电子邮件和/或传出电子邮件的限制。您可以允许或阻止传入和/或传出电子邮件使用特定域。

允许：当您将一个域指定为允许传出的域时，应用该策略的用户和群组将只能向这些域发送电子邮件。当他们向其他域发送电子邮件时，传出服务器将拒绝发送，并将电子邮件退回给发件人。
阻止：当您将一个域指定为阻止的域时，除了阻止的域中指定的地址以外，可以向其他所有域发送电子邮件。
仅限机构域：您还可以仅允许在机构域内收发电子邮件。应用此限制时，不能向机构域外部发送电子邮件，也不能接收来自外部帐户的电子邮件。

您可以选择无限制，以允许在没有任何域限制的情况下收发电子邮件。

电子邮件地址

电子邮件地址限制下可用的选项包括：

  • 无限制
  • 阻止的电子邮件地址
  • 允许的电子邮件地址

您可以定义传入电子邮件和/或传出电子邮件的限制。  您可以允许或阻止传入和/或传出电子邮件使用某些电子邮件地址。

允许：当您将一个电子邮件地址指定为允许传出的电子邮件地址时，应用该策略的用户和群组将只能向这些电子邮件地址发送电子邮件。当他们向其他电子邮件地址发送电子邮件时，传出服务器将拒绝发送，并将电子邮件退回给发件人。也可以对传入电子邮件应用相同的限制。对传入应用限制时，只有来自允许的电子邮件地址的电子邮件才会正常递送。来自列表中未指定的其他电子邮件地址的任何电子邮件都将被拒绝（退回）。 
阻止：当您将电子邮件地址指定为阻止的电子邮件地址时，无法向阻止的电子邮件地址中指定的地址发送电子邮件，但可以向其他所有电子邮件地址发送。

您可以选择无限制，以允许在没有任何电子邮件地址限制的情况下收发电子邮件。

附件

附件限制下可用的选项包括：

  • 无限制
  • 阻止的附件
  • 允许的附件

您可以为传入和/或传出定义附件类型限制。您可以允许或阻止传入和/或传出电子邮件使用特定类型的附件。

允许：当您将某些附件类型指定为允许传出的类型时，应用该策略的用户和群组将只能发送具有指定类型附件的电子邮件。当他们发送包含其他类型附件的电子邮件时，传出服务器将拒绝发送，并将电子邮件退回给发件人。
阻止：当您将类型指定为阻止的附件类型时，除了阻止的附件中指定的附件类型以外，可以发送带有任何其他类型附件的电子邮件。

您可以确保阻止或允许传入和传出电子邮件使用具有特定文件名的附件。 

例如，如果要指定名为 check 的文件，请按照以下说明操作：

  1. 选择要为传入还是传出应用附件条件。
  2. 单击“传入”或“传出”后，选择要应用的条件。
  3. 您可以选择无限制，以允许在没有任何附件限制的情况下收发电子邮件。
  4. 如果您选择允许或阻止选项，请输入要指定的文件名。
  5. 文件名应遵循以下约定：
    • 如果文件名中可能包含 check 字样，则指定 check
    • 如果文件名可能为 check，则指定 "check"
    • 如果文件名可能以 check 结尾，则指定 *check
    • 如果文件名可能以 check 开头，则指定 check*
  6. 系统将根据您的规范应用限制。

主题

电子邮件主题限制下可用的选项包括：

  • 无限制
  • 阻止的主题
  • 允许的主题

您可以定义传入和/或传出限制。您可以允许或阻止传入和/或传出电子邮件使用特定主题。

允许：当您将某些主题指定为允许传出的电子邮件主题时，应用该策略的用户和群组将只能发送具有该主题的电子邮件。当他们发送包含其他主题的电子邮件时，传出服务器将拒绝发送，并将电子邮件退回给发件人。
阻止：当您将某个主题指定为阻止的电子邮件主题时，除了阻止的主题中指定的主题以外，可以发送带有任何其他主题的电子邮件。

例如：如果您在主题中指定单词“pharmacy”，则无论该单词出现在主题中的哪个位置，系统都将阻止电子邮件。 
您可以选择无限制，以允许在没有任何主题限制的情况下收发电子邮件。

帐户限制

您可以在此部分中定义基于帐户的限制。在本部分中，您可以提供在 Zoho 中将外部帐户添加为 POP 的权限，以及在 Zoho Mail 中自定义签名的选项。您还可以限制用户和群组导入/导出电子邮件。 

定义新帐户限制的步骤：

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。 
  2. 转至帐户限制部分。
  3. 单击创建并为限制输入一个新名称。
  4. 您可以在此部分定义基于帐户的限制，例如外部帐户访问、电子邮件的导入/导出等。

外部帐户访问

默认情况下，Zoho Mail 允许用户通过 POP 配置其外部帐户。作为管理员，如果您希望用户不通过 POP 访问他们的其他帐户，您可以在此部分中将其关闭。关闭时，应用该策略的用户将无法通过 POP 添加外部帐户。 

签名自定义

Zoho Mail 允许用户为其帐户配置和使用多个签名。作为管理员，您可以关闭此功能。关闭此选项后，应用该策略的用户将无法从 Web 邮件控制台自定义其签名。 

导入/导出电子邮件

在 Web 邮件中，用户可以使用导入/导出电子邮件选项，以 EML 或 ZIP 格式迁移电子邮件。出于安全和隐私考虑，您可以选择通过电子邮件策略为用户关闭此功能。 

关闭时，用户无法将电子邮件导入 Zoho Mail，也无法从 Zoho Mail 导出电子邮件。 

添加到云端

用户可以将传入附件保存到 Zoho Docs 及其他云服务（如 Google Drive、Dropbox 等）。但是，管理员可以使用电子邮件策略关闭“添加到云端”选项，以禁止用户将附件保存到云存储。 

从云端附加

用户可以将 Zoho Docs 或其他云服务（如 Google Drive、Dropbox 等）中的文件附加到他们要发送的电子邮件中。但是，管理员可以使用电子邮件策略关闭“从云端附加”选项，以禁止用户从云服务添加附件。

显示密件抄送功能

在撰写电子邮件时，用户可以选择以密件抄送 (BCC) 的形式发送电子邮件。但是，管理员可以关闭“显示密件抄送功能“选项，以确保用户的电子邮件中没有密件抄送到电子邮件地址的选项。

访问限制

您可以在此部分中定义访问限制。您可以提供通过 POP、IMAP 和/或 ActiveSync 访问帐户的权限。此外，您还可以决定用户是否可以设置从帐户进行电子邮件转发。 

定义新电子邮件限制的步骤：

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。 
  2. 转至访问限制部分。
  3. 单击创建并为限制输入一个新名称。
  4. 您可以在此部分中定义关于域、电子邮件地址、附件和电子邮件主题的限制。

POP 访问

Zoho Mail 允许用户启用 POP 访问，并在 Outlook、Thunderbird 等电子邮件客户端中通过 POP 检索电子邮件。如果要启用任何访问限制，可以为特定用户组关闭 POP 访问。关闭时，应用该策略的用户将无法通过 POP 访问 Zoho 帐户。如果他们尝试在 Web 邮件中启用 POP，他们将收到一条错误消息。

IMAP 访问

Zoho Mail 允许用户启用 IMAP 访问，并在 Outlook、Thunderbird 等电子邮件客户端中通过 IMAP 检索电子邮件。关闭后，应用该策略的用户将无法在其他客户端（如 iPhone、K9 等）中通过 IMAP 访问 Zoho 帐户 

ActiveSync

关闭时，应用该策略的用户将无法通过其他客户端（如 iPad、Android 等）中的 Active Sync 访问 Zoho 帐户

邮件转发

关闭时，应用该策略的用户将无法配置从 Zoho 帐户到外部帐户的电子邮件转发。

显示 POP/IMAP 设置

用户可以在其“设置”页面中看到 POP/IMAP 选项。但是，如果管理员关闭了“显示 POP/IMAP 设置”选项，用户将无法更改其 POP/IMAP 状态。在这种情况下，只有管理员才能为用户的帐户启用/禁用 POP/IMAP 访问。

显示电子邮件转发设置

用户可以在其“设置”页面中看到电子邮件转发选项。但是，如果管理员关闭了“显示邮件转发设置”选项，用户将无法更改其电子邮件转发设置。在这种情况下，只有管理员才能添加或删除用户帐户的电子邮件转发。

您还可以为应用该策略的用户指定 IP 限制（如果有）。

最大会话计数

可以设置特定用户帐户的最大打开会话数。打开最大会话计数选项并输入必要的限制。可以设置的最小限制为 1，最大限制为 25。超过最大限制设置后，用户将无法在新会话中登录其帐户。用户可以在关闭当前会话后，再登录到新会话。 

邮件客户端 IP 限制

如果您已经为用户设置了 IP 限制，则可以启用“邮件客户端 IP 限制”，以在使用外部电子邮件客户端时应用 IP 范围。应用该策略的用户将只能从此 IP 范围内访问其邮箱，不管他们是从 Web 邮件还是外部电子邮件客户端登录都是如此。如果未设置 IP 范围，此 IP 限制将不会生效。

允许的 IP 地址

如果要限制用户可用来登录其帐户的 IP 地址，可以在“允许的 IP 地址”部分设置 IP 地址范围。如果用户的 IP 地址超出此范围，则无法登录到其帐户。

转发限制

如果您希望由应用该策略的用户发送的所有传出电子邮件都转发到机构中的另一个电子邮件地址，则可以在此处进行配置。

定义新转发限制的步骤：

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。 
  2. 转至转发限制部分。
  3. 单击创建并为限制输入一个新名称。
  4. 在“传出电子邮件转发策略”字段中，输入所有传出电子邮件应转发到的电子邮件地址。 

传出电子邮件只能转发到另一个机构帐户，而不能转发到任何外部帐户。

对策略应用限制：

创建所有必要限制后，您需要将其应用于相关策略。 

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。
  2. 转至策略，然后选择要与限制关联的策略。
  3. 在限制下拉列表中，选择电子邮件限制。
  4. 在应用的电子邮件限制下拉列表中，选择要与此策略关联的限制。
  5. 检查设置，然后单击更改。
  6. 在限制下拉列表中，选择帐户限制。
  7. 在应用的帐户限制下拉列表中，选择要与此策略关联的限制。
  8. 检查设置，然后单击更改。
  9. 在限制下拉列表中，选择访问限制。
  10. 在应用的访问限制下拉列表中，选择要与此策略关联的限制。
  11. 检查设置，然后单击更改。
  12. 在限制下拉列表中，选择转发限制。
  13. 在应用的邮件转发限制下拉列表中，选择要与此策略关联的限制。
  14. 检查设置，然后单击更改。

现在，相关限制将应用于您创建的策略。

将策略与用户和群组关联：

接下来，您需要将此策略与相应的用户和群组关联。

将策略与用户和群组关联的步骤：

  1. 在管理控制台中，转至邮件设置菜单。
  2. 转至策略，然后选择要与用户和群组关联的策略。
  3. 转至关联的用户选项卡。
  4. 单击添加以手动为此策略选择用户。选择要添加的用户，然后单击继续。
  5. 如果要使用 CSV 文件为此策略导入用户，请单击导入。浏览并选择包含用户列表的 CSV 文件，然后单击导入。
  6. 同样，转到关联的群组选项卡。
  7. 单击添加以手动为此策略选择群组。选择要添加的群组，然后单击继续。
  8. 如果要使用 CSV 文件为此策略导入群组，请单击导入。浏览并选择包含群组列表的 CSV 文件，然后单击导入。

您还可以在特定于用户或群组的设置中，甚至在创建用户或群组时，对用户和群组应用电子邮件策略。

注意：

  • 您可以创建多个策略并将其应用于不同的用户或群组集合，但只能将一个策略应用于特定用户或群组。
  • 如果删除特定策略，则该策略下的所有用户或群组都将改为应用“默认策略”。

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