邮件策略/规则

自定义邮件策略 

邮件策略帮助管理员控制机构的邮件发送和接收参数。在 Zoho Mail 中,您可以定义多个邮件策略并应用到不同的用户。您可以定义邮件策略以限制从其他设备、其他网络访问邮件以及在邮件策略中添加账户限制。

它还帮助管理员基于用户在机构中的角色、要求和权限来定义和应用不同的权限级别和限制。可使用“邮件策略”来设置的策略可分类如下:

目录

在创建用户时,Zoho Mail 企业邮箱会为他们应用默认邮件策略。您可以通过点击“邮件策略”页面中的添加邮件策略链接来创建新策略。创建新策略之后,创建的策略默认将应用到您的机构成员。

您可以任意数目的策略并将它们应用到不同的用户。在任何给定时间,只可为特定用户应用一个邮件策略。

定义新邮件策略的步骤:

  1. 登录到 http://mailadmin.zoho.com
  2. 点击控制面板,选择邮件策略,然后选择添加新策略
  3. 指定策略名称并按 enter 以保存策略
  4. 点击邮件并从下拉菜单中选择添加新邮件限制,以便定义新的邮件限制。
  5. 您还可以从下拉列表中选择任何预定义的邮件限制。
  6. 点击账户并从下拉菜单中选择添加新账户限制,以便定义新的账户限制。
  7. 您还可以从下拉列表中选择任何预定义的账户限制。
  8. 点击账户并从下拉菜单中选择添加新访问限制,以便定义新的访问限制。
  9. 您还可以从下拉列表中选择任何预定义的账户限制。
  10. 点击邮件转发并从下拉菜单中选择添加新邮件转发限制,以便定义新的邮件转发限制。
  11. 您还可以从下拉列表中选择任何预定义的邮件转发。 
  12. 设置限制之后,您可以继续将邮件策略应用到用户。 

邮件限制

In this section, you can define the allowed or blocked domains, email addresses, attachment types and the subject text for incoming and outgoing emails.

定义新邮件限制的步骤:

  1. 选择您想要为其定义新邮件限制的邮件策略
  2. 点击邮件,然后从下拉菜单中选择新建
  3. 提供名称并按 Enter
  4. 点击限制类型(域/邮箱地址/主题/附件)下面的收件/发件
  5. 选择相关选项并提供“允许/阻止”值

域限制下可用的选项是:

  • 无限制
  • 仅机构域 - 仅允许机构内的邮件
  • 阻止的域
  • 允许的域

您可以定义“接收”和/或“发送”的限制。您可为接收和/或发送的邮件允许或阻止某些域。

允许:当您将域指定为允许的发送域时,已应用策略的用户将只能够向那些域发送邮件。当他们向其他域发送邮件时,发送服务器将拒绝它们并将邮件退回给发件人。
阻止:当您将域指定为阻止的域时,除了阻止的域中列出的域之外,邮件可发送给所有其他域。
仅机构域:您也可以仅允许在机构域内发送/收件。当应用此限制时,邮件无法发送到机构域外部或从外部账户接收。

您可以选择无限制,以便允许发送和收件,而没有任何域限制。

邮箱地址

邮箱地址限制下可用的选项是:

  • 无限制
  • 阻止的邮箱地址
  • 允许的邮箱地址

您可以定义“接收”和/或“发送”的限制。您可为接收和/或发送允许或阻止某些邮寄地址。
允许:当您将邮箱地址指定为允许的发送邮箱地址时,已应用策略的用户将只能够向那些邮箱地址发送邮件。当他们向其他邮箱地址发送邮件时,发送服务器将拒绝它们并将邮件退回给发件人。同样的规则也适用于收件。当为收件应用限制时,接收的邮件仅从允许的邮箱地址交付。来自列表中未指定的其他邮箱地址的任何邮件将被拒绝(退回)。
阻止:当您将某一域指定为阻止时,除了阻止的邮箱地址中列出的地址之外,邮件可发送给所有其他邮箱地址。

您可以选择无限制,以便允许发送和收件,而没有任何邮箱地址限制。

附件

邮箱地址限制下可用的选项是:

  • 无限制
  • 阻止的附件
  • 允许的附件

您可以定义“接收”和/或“发送”的附件类型限制。您可为接收和/或发送邮件允许或阻止某些附件类型。
允许:当您将某些附件类型指定为允许的发送类型时,已应用策略的用户发送的邮件将只能够带有这种附件类型。当他们发送带有其他附件类型的邮件时,发送服务器将拒绝它们并将邮件退回给发件人。
阻止:当您将类型指定为阻止的附件时,除了阻止的附件中列出的类型之外,可发送带有任何其他附件的邮件。

您可以选择无限制,以便允许发送和收件,而没有任何附件限制。

主题

邮箱地址限制下可用的选项是:

  • 无限制
  • 阻止的主题
  • 允许的主题

您可以定义“接收”和/或“发送”的限制。您可为接收和/或发送邮件允许或阻止某些主题。
允许:当您将某些主题指定为允许发送时,已应用策略的用户将只能发送带有该主题的邮件。当他们发送带有其他主题的邮件时,发送服务器将拒绝它们并将邮件退回给发件人。
阻止:当您将某一主题指定为阻止时,除了阻止的主题中列出的主题之外,可发送带有任何其他主题的邮件。

例如:如果您在主题中指定词语“pharmacy”,则不管该词语在主题中的任何位置出现,系统都将阻止邮件。 

您可以选择无限制,以便允许发送和收件,而没有任何主题限制。

账户限制

您可以在此部分定义基于账户的限制。在此部分,您可以提供权限以在 Zoho 中将外部账户添加为 POP,并提供选项来自定义它们在 Zoho Mail 中的签名。您也可以限制用户导入/导出邮件。此处定义的限制将应用至对其应用了策略的用户。

外部账户访问

默认情况下,Zoho Mail 允许用户通过 POP 配置其外部账户。作为管理员,如果您不想让用户通过 POP 访问他们的其他账户,您可以在此部分关闭它。当关闭时,为其应用了策略的用户将不能通过 POP 添加外部账户。 

签名定制

Zoho Mail 允许用户为其账户配置和使用多个签名。作为管理员,您可以关闭该功能。当关闭该选项时,为其应用了策略的用户将不能从 webmail 控制台自定义其签名。 

导入/导出邮件

在 webmail 中,用户可利用导入/导出邮件功能以 eml 或 zip 格式迁移邮件。 出于安全和访问原因,您可以通过“邮件策略”为用户关闭此功能。 

当关闭时,用户不能将邮件导入 Zoho Mail 或从 Zoho Mail 导出邮件。 

从云端附加/添加到云端

用户可以将收到的附件保存到 Zoho Docs 和其他云服务(例如,Google 云端硬盘/Dropbox 等)。但是,管理员可以使用“邮件策略”来关闭附件选项,以便不允许用户将附件保存到云存储,反之亦然。 

定义新账户限制的步骤:

  1. 选择您想要为其定义账户限制的邮件策略
  2. 点击账户,然后从下拉菜单中选择新建
  3. 提供名称并按 Enter
  4. 点击开/关以打开或关闭相应的账户相关选项

访问限制

您可以在此部分定义访问限制。您可以提供权限以通过 POP、IMAP 和/或 Active sync 访问账户。此外,您也可以决定用户是否可以从账户设置邮件转发。 The restrictions defined here will be applied to the users to whom the policy is applied.

POP 访问

Zoho Mail 允许用户启用其 POP 访问,以及在邮件客户端(例如,Outlook、Thunderbird 等)中通过 POP 取回邮件。如果您想要启用任何访问限制,可为特定的一批用户关闭 POP 访问。当关闭时,为其应用了策略的用户将不能通过 POP 访问 Zoho 账户。如果他们尝试在 webmail 中启用 POP,则他们将收到错误消息。

IMAP 访问

当关闭时,为其应用了策略的用户将不能在其他客户端(例如,iPhone、K9 等)中通过 IMAP 访问 Zoho 账户。打开之后,IMAP 访问将自动为机构中的所有用户启用。

Active Sync

当关闭时,为其应用了策略的用户将不能在其他客户端(例如,iPad、Android 等)中通过 Active Sync 访问 Zoho 账户。

邮件转发

当关闭时,为其应用了策略的用户将不能配置从 Zoho 账户至外部账户的邮件转发。

显示 POP/IMAP 设置

用户将在他们的设置页面看到 POP/ IMAP 选项。但是,如果管理员在邮件策略中关闭了显示,则用户将不能更改其 POP/ IMAP 状态。只有管理员才能够为用户的账户启用/禁用 POP/ IMAP 访问

显示邮件转发设置

用户将在他们的设置页面看到邮件转发选项。但是,如果管理员在邮件策略中关闭了显示,则用户将不能更改其邮件转发设置。只有管理员才能够为用户的账户添加或删除邮件转发。

您也可为应用了策略的用户指定 IP 限制(如有)。

定义新访问限制的步骤:

  1. 选择您想要为其定义访问限制的邮件策略
  2. 点击访问,然后从下拉菜单中选择新建
  3. 提供名称并按 Enter
  4. 点击开/关以打开或关闭相应的选项
  5. 提供 IP 地址范围(如有),以便将 IP 限制添加到访问限制中

启用发件转发

由为其应用了策略的用户发送的发件将转发至在此处所选的地址。发件仅可转发至另一个机构账户,而不能转发至任何外部账户。

启用发件转发的步骤:

  1. 选择您想要为其定义发件转发的邮件策略
  2. 点击邮件转发,然后从下拉菜单中选择新建
  3. 提供名称并按 Enter
  4. 开始键入一些字母之后,机构中的邮箱地址列表将会自动填入。
  5. 点击以选择并添加发件需要转发到的邮箱地址。

将策略与用户关联

在此部分,您将添加要为其应用策略的用户。

将邮件策略与用户关联的步骤:

  1. 选择您想要为其关联用户的邮件策略
  2. 点击 用户
  3. 在搜索框中,点击以搜索用户并添加到策略中。

您也可以在“邮箱账户”部分为用户应用策略。选择需要为其应用策略的用户列表。选择“应用策略”并从策略列表中选择要应用的策略。

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