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如何为您的邮箱创建邮件别名(邮箱分身)

什么是邮件别名/邮箱分身?

邮件别名/邮箱分身,就是对你的邮箱(zhangsan@jiandao.com)添加几个虚拟的其它邮箱地址(zhangsan01@jiandao.com、zhangsan02@jiandao.com...)。这样不论对方发邮件到你哪个邮箱别名,主邮箱都能收到。而且这些邮箱分身的密码和主邮箱的密码都是一样的。它们自己分别也都能正常收发邮件。

这个功能通常都是免费的,不过各个邮箱服务提供商规定的额度不一样,多数只允许为每个主邮箱创建5个邮件别名,但Zoho Mail 允许免费为每个主邮箱创建 30 个邮件别名。相当于你只需要花一个邮箱的钱,就可以拥有30个邮箱。

使用场景举例

1. 针对不同类型的收件人,使用不同的邮件别名发邮件。

比如你的企业邮箱地址是zhang.san@jiandao.com(给客户发邮件通常就用这个邮箱,因为格式符合商业规则)。然后你可以让超管给你这个主邮箱地址配置以下邮件别名:

  • san@jiandao.com——用于给亲友发邮件,因为你小名叫三儿。
  • jack@jiandao.com——用于给国外的联系人发邮件。
  • ceo@jiandao.com——带上自己的职位,用于给员工发信,创造一种权威感。当然如果你不是CEO了,就把这个别名从你主邮箱下删除,再添加到新CEO主邮箱下。
  • zhang.san@caidao.com——如果你们公司有多个域名,那么你别名邮箱的后缀就可以是其它域名。比如你公司既卖剪刀又卖菜刀,那么当你需要给剪刀客户发信就用zhang.san@jiandao.com,需要给菜刀客户发信就用zhang.san@caidao.com这个邮件别名。
  • zhanhui@jiandao.com,taobao@jiandao.com...——用于在不同的渠道做营销活动时留不同的邮箱分身,这样,你看哪个分身收到的客户询盘邮件最多,就可以知道哪个营销渠道覆盖范围最广,效果最好。
  • ...

你用这些别名发邮件,对方也会回复到相应的别名邮箱,但你在主邮箱里都可以收到它们。

2. 使用不同的邮件别名,注册不同的服务,收验证码用。

比如有些做外贸的人,在营销中需要很多邮箱,用来注册各种营销渠道的多个账号。那么他就可以用这30个邮件别名,注册30个facebook账号,用来做社交营销。因为对于facebook来说,它们是不同的邮箱,一个邮箱注册一个账号。但是对于你来说,其实它们都是一个主邮箱的分身,所有的这30个注册验证码,都可以在主邮箱里收到。

3. 临时用,用后即删,防止引来垃圾邮件

比如你要参加一个展会,得发名片吧?得在报名表里留下邮箱吧?那能留你真实的主邮箱地址zhang.san@jiandao.com吗?万一主办方把参会者邮箱列表共享给赞助商,万一被垃圾邮件发送者得到了,你的邮箱就会无休止地收到很多广告。

这种情况下,就建议你留一个邮箱分身,过一段时间(因为展会之类的活动,热度通常是有时效的),不需要了,就删除这个邮箱分身,那么就不会收到垃圾邮件了。这时邮件别名就能很好地保护你的主邮件地址隐私。

如何为Zoho Mail邮箱创建邮件别名/邮箱分身?

员工自己不能创建,需要超管或管理员从后台来操作。

超管或管理员进入邮箱,mail.zoho.com.cn-->点击右上角的头像-->管理控制台--->用户,点击你想为他添加邮件别名的用户--->邮件设置--->点击小加号,就可以一个个地为他添加别名了。

Sending email from a particular alias

邮件别名太多,怎样区分不同别名收到的邮件?

这30个邮件别名收到的邮件,都会显示在主邮箱的收件箱里。为了区分,员工最好是自己使用过滤器。

员工进入邮箱,mail.zoho.com.cn-->点击右侧那排图标中的第一个,小齿轮(表示设置)-->在出来的一堆功能中Ctrl+F搜索“过滤器”-->点击“新建过滤器”

Sending email from a particular alias

这样,当主邮件里收到发给zhanhui@jiandao.com这个别名的邮件时,就会自动过滤到收件箱下的子文件夹“展会”里。

以此类推,如果需要的话,你可以为每个别名在主邮箱的收件箱下建一个子文件夹,用于存放它们收到的邮件。主邮箱的收件箱就会井井有条。

如何使用邮件别名发送电子邮件

员工进入邮箱,mail.zoho.com.cn-->点击“新建邮件”-->点击发件人旁边的小箭头-->从出来的别名邮箱列表里,选择一个。

Sending email from a particular alias

你选择哪个别名,发件人就会显示为哪个。写完邮件内容,点击发送即可。对方收到邮件后,会看到发件人是这个别名,而不是你的主邮箱。

如何为每个邮件别名添加它自己的邮件签名

邮件签名如果提前添加好,那么每次写新邮件,这个签名就会自动附加到邮件正文后面。一般是姓名职位联系方式等等。

因为每个邮件别名用的场合不一样,所以有必要为每个邮件别名添加它自己的邮件签名。

添加步骤:

员工进入邮箱,mail.zoho.com.cn-->点击右侧那排图标中的第一个,小齿轮(表示设置)-->在出来的一堆功能中Ctrl+F搜索“签名”-->点击“添加新签名”。

Sending email from a particular alias

写好签名内容。点击"关联邮箱地址"。意思是你想把这个签名设置为哪个别名邮箱的默认签名。

Sending email from a particular alias

Sending email from a particular alias

选择要将此签名与之关联的别名邮箱时,可以多选。最后点击“保存”。

这样,当您使用邮件别名写新邮件时,关联的默认签名就会自动显示。

Sending email from a particular alias

如有问题,请发邮件至 support@zohocorp.com.cn,会有专门的客服人员处理的。