Zoho Mail 插件

Zoho Mail 插件:

Zoho Mail 插件是 Zoho Mail 企业邮箱与 Zoho CRM 或 Zoho Recruit 等其他 Zoho 服务之间的集成。此集成使您能够在 CRM 中跟踪特定联系人/线索之间的邮件通讯,或者招聘人员与潜在求职者之间的邮件交互。Zoho Mail 插件主要依赖于邮箱地址,后者用来配置 Mail 插件。您必须先在相应的 Zoho 服务中配置 Mail 插件,然后才能在 Zoho CRM 或 Zoho Recruit 中查看往来邮件。 

在 Zoho CRM 或 Zoho Recruit 中配置 Mail 插件时,您可选择 Zoho 托管的账户或者 Zoho Mail 中配置的任何 POP 账户。如果您的账户并非托管在 Zoho 中,您可在 Zoho Mail 中将外部账户配置为 POP,以配置邮件插件。但是,Zoho Mail 无法用作 IMAP 客户端,并且无法通过 IMAP 配置外部账户。

配置 Mail 插件时,您可选择“Zoho Mail 设置”>>“邮箱账户”部分中列出的任何账户。 

 使用 Zoho 托管的域:

如果您的域是使用 Zoho 托管的邮件,那么您可在 Zoho CRM 中,将 Zoho 托管的账户直接配置为 Mail 插件账户。另外,Zoho Mail 还提供了 POP/ IMAPActive Sync 功能,这些功能使您能够从网页端邮箱或任何邮箱客户端发送/接收邮件,并且所有内容都会与 Zoho CRM 账户同步。

从 CRM 发送的邮件(使用 Zoho 托管的账户):

如果您的域托管在 Zoho 中,那么从 Zoho Mail 发送的所有邮件都会与 Zoho CRM 中的联系人/线索自动关联。从 Zoho CRM 发送邮件时,这些邮件将会出现在 Outlook/Thunderbird/iPhone 等其他邮箱客户端中。在您使用的各种设备上,邮件均保持同步。 

从 Outlook/iPhone 等客户端发送的邮件(使用 Zoho 托管的账户):

使用 Zoho 托管的账户从 Outlook/iPhone 等客户端发送邮件时,这些邮件的副本会自动放入您的“已发送”文件夹,从而与您的 Zoho CRM 线索/联系人无缝关联。同样,您使用 IMAP/ Active Sync 时,这些邮件还会出现在其他设备中。 

使用 Zoho 托管邮件的优势:

  • 使用控制面板集中管理用户的添加/删除
  • 针对用户的密码重置选项
  • 针对机构用户的 IP 限制
  • IMAP/Active Sync 邮件同步
  • 高级邮件组织选项
  • CRM 与 Mail 之间的优化集成 

POP 邮箱账户(在其他位置托管域):

如果通过任何其他供应商来托管您的域,您可在 Zoho Mail 中配置基于 POP 的账户。在 Zoho Mail 中将外部账户配置为 POP 后,就会分阶段提取邮件,邮件会根据您的 POP 检索设置分批出现在 Zoho Mail 中。根据邮箱大小,可能需要 1 到 3 天或 5 天才能将所有邮件提取到您的 POP 账户中。 

默认情况下,如果您有 Mail 插件,那么用户将是对应于 Zoho Mail 的个人用户,而且可供账户使用的总存储量为 5GB(包括 POP 账户)。 

目前,无法通过 IMAP 从外部托管的账户检索邮件。

从 Zoho CRM/Mail 发送的邮件:

如果您已启用 Mail 插件,那么除非从 CRM 发送群发邮件,否则将会根据 Zoho Mail 中“发送邮件”部分中的“邮箱地址”的配置来发送邮件。这在您从 CRM 中的“邮件”页签或者从 Zoho Mail 中发送邮件时适用。 

 自定义 SMTP 服务器:

您可以在 Zoho CRM 的“邮件”页签中配置邮箱地址,以使用自定义 SMTP 服务器来发送邮件。根据 SMTP 服务器的行为,在发件服务器中将会保存邮件副本。这些邮件一般不会出现在您可能使用的其他 POP 客户端(例如,Outlook/Thunderbird)中。 

您可通过抄送或密送方式手动复制您的地址,以便在其他邮箱客户端或您自己的服务器中获取一份已发送的邮件。

 Zoho SMTP 服务器:

另外,您还可以配置其他邮箱地址,以便使用 Zoho SMTP 服务器发送邮件。使用 Zoho SMTP 服务器时,Zoho Mail 的发送限制将会应用于该地址。在某些客户端(例如,Outlook)中阅读邮件的收件人可能会在您的 Zoho 地址旁看见所发送的“代表”标签。 

以任一方式从 Zoho Mail 发送邮件给现有的联系人/线索时,在 Zoho CRM 中,该邮件都会与该联系人/线索自动关联。在 CRM 的“已发送”文件夹中,将会保存该邮件的副本。 

 从其他提供程序账户发送时,发送的邮件会出现在“收件箱”中: 

如果您使用的是外部提供程序,并将 POP 账户用于 Mail 插件,那么您直接从该提供程序发送的邮件将通过 POP 接收到 Zoho Mail 中,从而出现在 Zoho Mail 中的收件箱中。这是默认的 POP 行为。

您可以在 Zoho Mail 中创建过滤器,以便将邮件自动移至“已发送”文件夹。只有在移动邮件之后,它们在 Zoho CRM 中才会显示在“已发送”下。

创建过滤器/规则以将邮件自动移至“已发送”文件夹的步骤: 

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 转至设置
  3. 导航至过滤器
  4. 点击添加过滤器,并为过滤器提供名称。
  5. 提供以下条件:发件人包含“您的邮箱地址”
  6. 将操作设置为“移至文件夹 » 已发送
  7. 保存该过滤器。

创建该过滤器之后,到达您的收件箱且发件人地址为指定邮箱地址的邮件就会直接移至“已发送”文件夹。 

 从其他邮箱客户端(Outlook/iPhone/Thunderbird,等等)发送邮件:

从其他客户端(例如,Outlook)发送邮件时,这些邮件不可供其他客户端以 POP 方式下载,因为这是默认的 POP 行为。在这种情况下,要检索这些邮件,当您从其他邮箱客户端发送邮件时,请添加您自己的邮箱地址作为抄送或密送地址,以便在 Zoho Mail 中检索这些邮件。

您还必须设置邮件过滤器,才能将此类邮件自动移至“已发送”文件夹。只有“已发送”文件夹中的邮件才会在“联系人/线索”部分中显示为“已发送”邮件。但是,如果您将账户托管在 Zoho 中,那么使用任何邮箱客户端发送邮件时,在 Zoho Mail 的“已发送”文件夹中都会出现该邮件的副本,而没有任何其他变通方法。 

 Microsoft Exchange Server 账户:

如果外部账户是 Exchange Server 账户,那么还需要在 Zoho Mail 中将其配置为 POP。您必须向邮件管理员核实是否可以对您的账户进行 POP 访问。

 在 POP 检索后将 Exchange 邮件标记为“已读”: 

用户将 Exchange 账户(或任何其他邮箱账户)配置为 POP 之后,Zoho Mail 不会变更 Exchange 中的邮件状态。 

这是采用特定配置的某些 Exchange Server 版本的行为,即,将 RETR 检索到的邮件标记为“已读”。您可参考这篇 Microsoft 文章,了解 Exchange Server 的行为。

Microsoft 的知识库文章中探讨的 Exchange 版本为 2000。但是,在 2003、2007 和 Office 365 服务器中,行为也是如此。 

任何客户端通过 POP 检索邮件时,Exchange Server 会根据某些配置将其标记为“已读”。 

http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/exchangesvrclientslegacy/thread/2246f847-be37-4e03-ab1e-88c2b46a7e60

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_other/outlook-marks-my-pop-exchange-messages-as-read-on/9a7391f0-2651-4305-b7ec-3e92e6b3d094?auth=1

因此,您可咨询 Microsoft,获取可解决此问题的任何最新修订或补丁。另外,用户可使用 Zoho CRM Outlook 插件代替 Mail 插件。 

将邮件转发到 Zoho Mail:

您还可以在 Exchange 管理员的帮助下,在 Exchange/其他域托管的账户中配置规则,以便将邮件自动转发到相应的 Zoho Mail 账户。Exchange 还提供了转发发送邮件的选项,使用该选项,在 Zoho Mail 中还可以获得从任何其他客户端发送的邮件。 

 Google应用 账户:

在 Google应用 账户中启用 POP:

如果您希望在 Zoho 中仅检索新邮件,请在 Gmail/ Google应用 中选择 'Enable POP from now on' 选项。这样,从现在开始,在 Zoho Mail 中就会检索到抵达的邮件。如果您只想检索过去一个月的邮件,请在 Zoho Mail 中使用“近期”模式。 

  1. 登录您的 Google应用/Gmail 账户
  2. 点击齿轮图标以启动 设置
  3. 找到 POP访问
  4. 选择 '立即启用POP' 或 '为所有邮件启用POP'。

另外,也可以在 Gmail 中对所有邮件启用 POP,这将通过 POP 从您的账户检索所有邮件。请参阅这里,以获取有关 Gmail/Google应用 POP 行为的详细 Google 文档。 

 Captcha Unblock:

当用户在 Zoho Mail 中将 Gmail 或 Google应用 账户配置为 POP 时,对于某些账户,邮件提取可能会停止一段时间。当 Google应用 锁定 POP 邮件访问,并阻止通过 POP 进一步下载时,就会发生这种情况。您必须使用 Captcha Unlock 选项才能开始检索邮件。

Captcha Unlock 的 URL 为:https://www.google.com/accounts/DisplayUnlockCaptcha。如果您还不是已转换的用户,那么必须使用该 URL,并将您的域名替换到 URL 中:https://www.google.com/a/<your-gapps-domain.com>/UnlockCaptcha。

例如:对于域 zillum.org,Captcha Unlock 的 URL 将是 https://www.google.com/a/zillum.org/UnlockCaptcha

有时,即使将 Captcha 解锁,也无法下载邮件。原因可能出自 Gmail POP 队列中的邮件数目。您可能需要切换为“近期”模式,或者更改设置以删除服务器队列中的邮件,然后才能开始接收邮件 

 [AUTH] 需要网络登录:

当用户在 Zoho Mail 中将 Gmail 或 Google应用 账户配置为 POP 时,对于某些账户,会发生指出 需要网络登录 的验证错误。在某些情况下,当用户登录其账户时,他们会收到 Zoho Mail 发出的有关访问权的警报。经他们识别并允许后,就会配置 POP 账户,并通过 POP 将该账户的邮件提取到 Zoho。在某些情况下,用户需要登录 Google应用 账户,并允许访问“不太安全的应用”,以便通过 POP 协议来接收邮件。

 请参阅这里以获取相应的 Google 文档。

 从服务器中删除邮件 - GApps 行为:

将 Google应用 账户配置为 POP 之后,当通过 POP 收到的邮件数目超过特定数量时,POP 下载就会停止。这是 Google POP 服务器的行为。因此,要从队列中清除邮件,并重新开始检索邮件,您需要在 Zoho Mail 客户端中设置“从服务器中删除邮件”。除非 POP 行为处于“近期”模式,否则不会从服务器中删除邮件。这些邮件仅从 POP 检索队列中移除。 

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 转至设置
  3. 导航至邮箱账户 >> 添加 POP3 账户。
  4. 点击所要修改的相应 Google应用 账户中的齿轮图标(设置)。
  5. 在“删除”设置中选择“从服务器中删除邮件”。 
  6. 提供 Google应用 密码。
  7. 确保您未处于“近期”模式。 
  8. 点击“保存”以保存更改

 多个 POP 客户端 -“近期”模式:

如果您使用多个 POP 客户端来访问邮件,那么必须切换到“近期”模式,才能通过 POP 在所有 POP 客户端中检索邮件。在此类情况下,Gmail 建议使用“近期”模式,以便在所有的 POP 客户端中检索邮件。“近期”模式将仅检索过去 30 天的邮件,而不是检索过往的所有邮件。 

在 Zoho Mail 中对于 Google应用 账户切换到“近期”模式的步骤: 
  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 转至设置
  3. 导航至邮箱账户 >> 添加 POP3 账户。
  4. 点击所要修改的相应 Google应用 账户中的齿轮图标(设置)。
  5. 在用户名字段中,指定 最近: <您的Google应用用户名>
  6. 提供 Google应用 密码
  7. 确保选中“在服务器中保留邮件”。
  8. 点击“保存”以保存更改 
在“近期”模式下,您从 Zoho Mail 发送邮件时,所发送的邮件会被检索两次。这是为了确保同时以发送的邮件来更新所有邮箱客户端。您必须在 Zoho Mail 中设置过滤器,才能将邮件移至“已发送”文件夹。 

 Zoho Mail - CRM 集成:

您在 Zoho Mail 账户中接收到邮件时,可以将收件人直接添加为 CRM 线索/联系人或潜在联系人。

收到来自现有联系人的邮件时,您可以直接从 Zoho Mail 中,在 Zoho CRM 中添加任务/事件/便签给该联系人。添加之后,该任务、事件或便签就会在 Zoho CRM 中显示在特定联系人/线索之下。在 Zoho Mail 中,可以将 CRM 上下文工具用于 Mail 插件用户。有关各种 CRM 上下文工具的详细信息在此帮助页面中提供。

您收到事件邀请后,一旦接受该事件,它就会添加到您的日历中。您可选择将接受的事件添加到 Zoho CRM 日历。有关详细指示信息,请参阅此帮助页面

 Zoho Mail 地址簿:

默认情况下,Zoho Mail 中的地址簿包含 Zoho Contacts 中的联系人邮箱地址。如果您已订购 Zoho Mail 插件,那么 CRM 中的地址簿将会提供来自 Zoho Contacts 的邮箱地址。同样,针对 Zoho CRM Mail 插件用户的自动填写将提供一个部分,供您选择来自 Zoho CRM 联系人/线索的邮箱地址。

 通过 POP 检索邮件时发生错误

 检索邮件时验证失败:

当 Zoho Mail 从 POP 服务器检索邮件时,它会使用您配置账户时提供的密码来检索邮件。如果已在服务器中更改密码,或者该密码已到期,那么服务器会返回验证失败错误。

后续失败达到 10 次时,就会自动禁用该账户。您可以编辑该账户,一旦您在“邮箱账户”页面中提供正确的密码,该账户就会重新启用。请参阅这里,以获取有关更新密码的指示信息。 

 检索邮件时连接失败:

当 Zoho Mail 从 POP 服务器检索邮件时,它首先使用您配置账户时提供的自定义端口号来连接至服务器。如果邮件 POP 服务器已关闭、不可用或者拒绝连接,那么连接就会失败。 

后续连接失败达到 50 次时,就会自动禁用该账户。确保可通过给定的端口号访问服务器之后,您可编辑该账户并将其重新启用。有时,POP 服务器可能仅拒绝连接至 Zoho Mail 服务器,在这种情况下,您可通过其他客户端(例如,Outlook)访问 POP。因此,您需要向邮件管理员指出您要在 Zoho Mail 中通过 POP 访问账户,因此必须允许 Zoho Mail 服务器访问您的账户。 

 检索/发送邮件时发生证书错误 - PKIX 错误:

如果您的服务器支持 SSL,但提供了无效的证书,那么您会收到“证书无效”错误。您可能必须与邮件供应商联系,检查服务器是否有经认证的供应商所发放的有效已注册 SSL 证书。 

  1. 如果您的服务器具有自签名证书,您需要从供应商处获得标准的有效 SSL 证书。没有它,您将无法在端口 995 配置您的账户。
  2. 如果您的供应商使用标准的 SSL 证书,但您在配置期间仍接收到证书错误,请与 support@zohocorp.com.cn 联系,并提供您的邮箱服务器详情和端口号。

 发送邮件时验证失败:

通过自定义 SMTP 服务器从您的外部邮箱地址发送邮件时,该邮件将会使用选择的 SMTP 服务器来发送。某些 SMTP 服务器在发送邮件时要求进行验证。如果服务器中设置的密码与 Zoho 中提供的密码不匹配,那么发送邮件时,您会收到“验证失败”错误。

在这种情况下,您必须在“设置”页面的“发送邮件”部分中更新正确的密码

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn