过滤器

过滤器

Zoho Mail 中的过滤器/规则可通过设置某些条件和相应的操作来帮助您自动分组邮件。您可以根据多个参数在 Zoho Mail 中设置多个过滤器。此外,过滤器还可以帮助您自动执行某些操作,例如,根据邮件创建任务,根据条件自动将某些邮件转发到特定邮箱地址等等。

过滤器/规则 - 自动分类或自动管理邮件

Zoho Mail 中的过滤器可帮助您自动对收到的邮件进行排序。您可以定义一组条件,并为这些条件定义相应的操作。这可帮助您节省时间,并使收件箱井然有序,从而确保您不会错过重要邮件。您需要确保以正确的顺序创建所需的过滤器,以便邮件按照您的需求正确组织和排序。 

Zoho Mail 还提供“智能过滤器”。智能过滤器一旦启用,就根据头文件中提供的信息自动将邮件分类为 Newsletters、Notifications 或 Group 邮件。 

过滤器的工作方式

过滤器会处理您收件箱内的每封收件和发件。在“过滤器”中,您将定义处理条件。可以有多个条件,并且为了处理“过滤器”中提供的操作,您可以选择是应该满足所有条件,还是可以只满足任何一个条件。 

示例:
1.如果发件人是“boss@myorg.com”,则标记为“重要”且移动至“优先项”

2.如果收件人是“friend1@email.com”,则自动密抄送“friend2@email.com” 

除发件人条件外,您还可以使用“收件人/抄送”参数设置过滤器,以区分到达您的不同邮箱别名的邮件。 

条件和操作: 

任何自定义过滤器都包含两部分:条件操作。简单的说,您在第一部分中定义标准或条件,并提供在满足第 1 部分条件时应执行的规则或操作。 

可用的条件/参数:

您可以根据自己的需求设置多个条件和多个操作。下面列出了可与任何过滤器关联的条件、操作参数以及必须与每个条件配合使用的数据类型: 

条件 操作参数 数据类型
发件人

包含,不包含,开始是,结束是

字符串

是,不是

邮箱地址

在之内,不在之内

自助填充(我的联系人)

主题

包含,不包含,开始是,结束是,是,不是

字符串
收件人

包含,不包含,开始是,结束是

字符串

是,不是,只有我

邮箱地址

抄送

包含,不包含,开始是,结束是

字符串
是,不是,只有我

邮箱地址

收件人/抄送

包含,不包含,开始是,结束是

字符串

是,不是,只有我

邮箱地址

优先级 是,低于,高于 从给定选项中选择
附件名称

包含,不包含,开始是,结束是,是,不是

字符串
附件类型

包含,不包含,开始是,结束是,是,不是

附件格式,字符串形式(jpg、txt、pdf、csv 等)
介于   日期和时间

可定义的操作/规则:

可自动执行的操作:

管理邮箱:

  • 移至文件夹 - 您可以选择一个文件夹并将邮件移至该特定文件夹。如果还没有为一组条件创建文件夹,您还可以创建新文件夹。
  • 应用所选标签/标记 - 您可以选择可应用于邮件的标签。 
  • 标记为已读/未读 - 您可以更改邮件的已读/未读状态。例如:可以将某些通知标记为已读,并且不将它们添加至未读计数。 
  • 删除邮件 - 可以根据某些条件直接将邮件移至回收站。例如:如果不断收到一些时事通讯,即使在多次退订后也是如此,那么这将非常有用。 
  • N 天后删除 - 此操作将在指定天数后,删除满足所定义条件的邮件。当某些通知在那时是必需的,但几天后不再有意义时,此操作非常有用。
    将“N 天后删除”操作与“移至文件夹”操作一起使用总是明智之举,因为您对于将在指定天数后删除该特定文件夹中的邮件就会有一个了解。此外,还要确保贴切地命名此文件夹,以表明将在几天后删除文件夹内容。 
  • 转发邮件(到另一个邮箱地址)- 有条件转发 - 您可以定义一些条件,据此将只能转发某些邮件,而不是转发所有邮件。 
  • 不向附件查看器添加附件 - 如果选择此操作,那么将不会向附件查看器添加收到的附件。如果您认为某些附件的记录仅仅位于邮件中已足够,不必将其添加至附件查看器,那么可使用此操作。 

处理邮件:

  • 添加邮件为便签 - 添加整个邮件作为便签,并且其主题为标题,邮件内容为便签。 
  • 添加邮件为任务 - 添加邮件作为任务,并且其主题为标题,邮件内容为描述。

新建过滤器

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 点击设置 图标。
  3. 转至过滤器
  4. 如果已配置多个邮箱账户,请选择所需的账户。
  5. 点击过滤器页签内的 新建过滤器 图标。
  6. 屏幕上将弹出创建过滤器对话框。您将需要在此对话框内填写名称、过滤器条件以及操作。
  7. 为过滤器提供名称,以标识该过滤器。
  8. 选择是否要运行过滤器操作。
    • 当满足任一这些条件(基于“逻辑或”的过滤器)- 将处理操作,即使只满足其中一个条件也是如此。
    • 当满足所有条件(基于“逻辑与”的过滤器)- 仅当满足所有指定的条件时,才处理操作。
    • 对全部接收的信息 - 将对所有接收的信息处理操作,而无论是否满足条件。
  9. 为条件选择所需的参数,并为该特定参数提供条件。 
  10. 选择匹配的模式,以连接所提供的参数和条件。可用的选项随所选参数不同而异。
    1. 例如:对于“发件人”参数,模式可以是“包含”、“开始是”、“结尾是”等等。 
    2. 对于“优先级”参数,匹配的模式是“是”、“高于”和“低于”。
  11. 添加必需条件后,请选择要针对过滤器设置的操作。
  12. 对于“移至文件夹”、“标签为”和“标记为”操作,请选择合适的文件夹,从“操作”字段旁边的下拉菜单中标记。
  13. 选择“不要处理其它过滤器”以停止执行其它过滤器。
  14. 点击保存以保存过滤器首选项。

过滤器示例:

示例 1:以下过滤器处理由“boss@mydomain.com”发送优先级为“高”的邮件,将这些邮件移至“立即响应”文件夹并且还将它们标记为“重要”
满足所有条件:
条件发件人“是”boss@mydomain.com 
优先级为“高”
操作:移至文件夹“立即响应”,标记为“重要

示例 2:以下过滤器处理由“bill@mymobile.com”“invoice@mydth.com”发送的邮件,将这些邮件移至“核对并付款”文件夹,并且还根据邮件创建任务。
满足任一这些条件:
发件人:“bill@mymobile.com”
发件人:“Invoice@mydth.com”
操作:移至文件夹:“
核对并付款
分配为任务项目“每月账单”

根据邮件创建过滤器:

阅读特定邮件时,可以根据该邮件中的参数直接创建新过滤器。这可帮助您自动分类与您所阅读的邮件相似的将来邮件。

  1. 假设您正在阅读来自“information@importantalerts.com”的邮件,其主题为“每月页面视图统计信息”。
  2. 点击邮件查看窗格内右上角的 更多操作 图标。
  3. 选择添加至,然后选择过滤器。
  4. 屏幕上将会弹出创建过滤器对话框,并且已根据当前邮件预先填写“发件人/主题”参数。
  5. 查看过滤器中的条件、参数和其它项,并根据需要修改详情。
  6. 为该特定邮件选择所需的操作。
  7. 点击“创建”以创建新的过滤器,并且让所有新收到的邮件都由该过滤器处理。

注意:

为了更好地管理邮箱,您还可以使用智能过滤器选项以获得来自 Zoho Mail 的智能推荐。

匹配所有接收消息

当您想要对收到的所有邮件执行操作时,“匹配所有接收消息”选项非常有用。您可以从“过滤器名称”文本框下面的下拉列表中将条件类型设置为对全部接收的信息

当您想要无论条件如何都执行特定操作(例如,对所有接收的消息添加标签或标记)时,这会非常有用。

选择此选项后,您需要特别小心,因为“删除”或“标记为已读”之类的操作可能会变为灾难性的。

创建和管理多个过滤器

通常,您拥有多个过滤器来分类邮箱中的邮件。有时,在过滤器中定义条件时,可能会重叠。

例如,假设某个过滤器中的条件是发件人包含 marketing@mydomain.com”,另一个过滤器中的条件为“主题包含博客”。当来自“marketing@mydomain.com”且主题为 “在下一个博客帖子中要公布的功能”的邮件到达收件箱时,此邮件将满足上面两个过滤器中定义的条件。在这种情况下,将首先处理具有较高优先级的过滤器,然后处理下一个过滤器。因此,过滤器的排列顺序在这种邮件中非常重要。

过滤序列

创建了多个过滤器时,过滤器的排列顺序对于让过滤器按您所希望的方式工作至关重要。

您接收新的邮件时,Zoho Mail 将按照“过滤器”页面上的过滤器显示顺序应用过滤器。将对邮件应用其条件与该邮件匹配的过滤器,并处理相关操作。首先应用编号为 1 的过滤器,其余过滤器按屏幕上的列出顺序进行处理。

要更改过滤器的顺序,请将过滤器拖放到所需位置。系统将询问您是否要更改过滤器的顺序,请点击“确定”。

如果您希望某些邮件仅由一个过滤器处理,即使它满足多个过滤器中的条件也是如此,那么您必须选中不要处理其它过滤器复选框。在这种情况下,仅将该过滤器应用于邮件。将跳过其余过滤器。 

不要处理其它过滤器

当您有多个过滤器时,将按屏幕上的过滤器显示顺序从上向下处理各个过滤器。当某个邮件满足第一个过滤器时,它将由第一个过滤器处理,并针对序列中的下一个过滤器对其进行检查。但是,如果您选中“不要处理其它过滤器”复选框,那么将跳过其余过滤器。将只处理第一个其条件与邮件匹配的过滤器。 

如果未选中“不要处理其它过滤器”,那么邮件还将根据每个过滤器的条件通过其余过滤器。

然而,诸如“移至文件夹”、“删除邮件”、“标记为已读”、“添加标记”和“基于过滤器的转发”之类的操作是一次性操作,如果在即将到来的过滤器中设置同一操作,那么它将被覆盖。

示例:假设您有 4 个过滤器,它们的条件基于邮件的主题设置。每个过滤器中指定的主题条件分别如下:“重要”,其操作为“移至文件夹”;“市场营销”,其操作为“应用标签”;“公告”,其操作为“添加标记”;以及“博客”,其两个操作分别为“移至文件夹”和“添加标签”。假设您收到一封主题为“关于博客的重要公告 - 注意:市场营销团队”的邮件,那么将按顺序处理所有 4 个过滤器。但是,将根据最上面的过滤器中设置的操作完成“移至文件夹”操作。将跳过最后一个过滤器操作“移至文件夹”,但是,将会处理最后一个过滤器中指定的标签,前提是所有过滤器都未选中“不要处理其它过滤器”复选框。如果已选中“不要处理其它过滤器”,那么仅将序列中最上面的过滤器应用于邮件。

因此,请根据您的首选项选中不要处理其它过滤器重新排列过滤器序列选项,以达到最佳过滤器效果。

执行过滤

创建过滤器后,收到的邮件将经过过滤器处理,并相应地进行分类。但是,将不会处理在创建过滤器之前收到的邮件。要使用新创建的过滤器处理特定文件夹中之前收到的邮件,可以使用执行此过滤器选项。

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 点击设置 图标。
  3. 转至过滤器
  4. 如果已配置多个邮箱账户,请选择所需的账户。
  5. 屏幕上将列出与该账户关联的过滤器。
  6. 将光标放置在要针对其处理邮件的过滤器上。
  7. 将光标悬停在相应过滤器上时,您可以看到要执行、编辑或删除的相关选项。
  8. 点击执行此过滤器图标。 
  9. 这将列出邮箱中的文件夹。选择要使用此过滤器分类其邮件的文件夹。
  10. 将根据过滤器参数处理所选文件夹中的邮件并对它们进行分类。

禁用过滤器

可以通过点击状态列中的勾选标记来禁用过滤器。过滤器一旦被禁用,就不应用于收到的邮件。如有需要,您以后可重新点击勾选标记将其启用。

导入/导出过滤器

您可能想要在其它 POP 账户中也使用为特定账户创建的同一组过滤器。在这种情况下,可以使用 Zoho Mail 中的“导出/导入过滤器”选项为其它账户也重新创建相同的条件和操作设置。

导入过滤器

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 点击设置 图标。
  3. 转至过滤器
  4. 如果已配置多个邮箱账户,请选择所需的账户。
  5. 点击左上角中的导入选项。
  6. 浏览并选择包含过滤器规则的“.dat”文件。
  7. 选择 .dat 过滤器规则文件后,点击打开
  8. 这将根据该文件中指定的规则创建新的过滤器。
  9. 如果规则文件中提及的文件夹结构在账户中不存在,那么在导入过滤器时会创建该文件夹结构。

导出过滤器

  1. 登录至 Zoho Mail
  2. 点击设置 图标。
  3. 转至过滤器
  4. 如果已配置多个邮箱账户,请选择所需的账户。
  5. 屏幕上将列出与该账户关联的过滤器。
  6. 选择左上角中的导出选项。
  7. 该账户下的所有现有过滤器将导出为 .dat 文件。

如果您只想导出某些过滤器,请选中相应过滤器左侧的复选框。现在,点击导出。所选过滤器将导出为 .dat 文件。

删除过滤器

要同时删除多个过滤器,请选中相应过滤器左侧的复选框,并点击左上角中的“删除”选项。

要删除个别过滤器,请将光标悬停在相应过滤器上,并点击过滤器旁边的“删除“图标。

智能过滤器

除了您通常创建的过滤器外,Zoho Mail 还提供了”智能过滤器“选项。智能过滤器可帮助您自动将邮件分类为 Newsletters 和 Notifications。此外,还存在用于根据某些条件直接从过滤器创建任务的智能过滤器选项。

当导航至该设置的“过滤器”部分时,您将获得有关智能过滤器的提醒。仅当您点击“是”后,才创建智能过滤器。 

通常,自动化的邮件被广泛地分类为”Notifications“和”Newsletters“。Zoho Mail 中的智能过滤器可根据某些头文件信息自动检测 Notifications 和 Newsletters。

当启用智能过滤器时,将创建两个内置的过滤器并在您的账户中启用,邮件会基于标题分析而移动至相应的文件夹。连同这些过滤器,每个过滤器还将创建一个文件夹和一个标签。这些过滤器处理的邮件将分类到相关文件夹,且相关标签将添加到邮件。

ZMNewsletter - 您可能已从各种网站订阅时事通讯。如果您经常关注某一网站(举例来说,sethgodin.com),并经常要接收时事通讯,您可能需要订阅其时事通讯。所有此类时事通讯将由 ZMNewsletter 过滤器进行处理。

ZMNotification - 如果对使用的不同服务开启邮件通知,则这些邮件将由 ZMNotification 过滤器进行处理,并位于该文件夹。  

此处了解更多有关智能过滤器的信息。

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写信给我们:support@zohocorp.com.cn