挑选项目管理软件时要注意哪些功能?

2021-12-29 8 阅读量 3 分钟 Yunfei
挑选项目管理软件时要注意哪些功能?

    有数百种项目管理软件工具可供选择。有些项目管理软件更强大,专注于企业公司的需求。有些项目管理软件则更简单,更适合灵活的初创公司或小型企业。如果您在挑选项目管理软件时不知道要注意哪些功能,可以阅读本篇文章。

    1、团队协作

    作为一家初创公司,您的团队是您最宝贵的资产,培养协作和以团队为中心的环境至关重要。同时处理项目、分解项目任务、存储相关项目文档和共享团队日历的能力是需要注意的项目管理软件组件。任何能让您的团队快速有效地协作的功能都是选择项目管理软件的一个加分项。

    2、组织和简化流程

    实时文件共享和协作使处理分配任务和查看任务完成变得更容易、更快捷。通过简化的流程和工作流程,您可以跟踪项目绩效、快速分配任务并即时了解项目和绩效,而不是浪费时间请求频繁的状态更新。

    3、文档存储和共享

    在构建启动和文档流程、项目和业务的其他方面时,您需要确保可以快速定位和访问文档和文件。使用具有文档存储和共享功能的项目管理软件工具可以帮助您防止丢失关键信息,尤其是在员工离职时。您的所有重要文档都将集中且可访问,而不是孤立散乱的。

    4、资源管理

    由于您的资源有限(并且您不想让团队筋疲力尽),因此您需要确保尽可能有效地平衡工作负担。具有简单资源管理功能的项目管理软件工具可以帮助您更好地了解团队成员之间的工作量。当您发现一个成员任务安排太满时,您可以简单地将任务重新分配给其他可用的团队成员并继续您的项目。

    5、时间跟踪功能

    轻松的时间跟踪管理以及区分计费和非计费工作的能力可以帮助您更好地了解您的团队将时间花在哪里。有了这些随时可用的信息,您将拥有可见性,使您能够更好地计划、增加收入和更准确地预测,从而避免过度承诺和交付不足。

    6、实时报告

    敏捷性和灵活性几乎是所有初创公司的共同特征,当您在不断变化的环境中工作时,做出快速决策是必要的。具有实时报告功能的项目管理软件工具使您能够立即做出更明智的决策。也许您正在调整业务方向或需要快速评估项目的当前状态。无论您需要什么,具有实时报告功能的工具都可以帮助您获取所需信息,从而快速做出决策并采取行动。

    7、预算管理

    管理项目总是伴随着超出预算的风险。通过直接在项目管理软件中管理预算,减少担心超过底线的时间。通过密切关注总支出,您可以发现您的支出何时开始增加并进行相应调整。
    项目管理软件工具所需的复杂性和自定义程度取决于您的业务需求。上面列出的功能应该可以帮助您深入了解并开始使用,并在您进行过程中增加您的工具功能和使用。

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