如何做好任务管理?5种常见的任务管理方法

2024-06-03 66 阅读量 3 分钟 Lu Yin
如何做好任务管理?5种常见的任务管理方法

今天教大家如何做好任务管理?5种常见的任务管理方法有GTD工作法、任务管理软件、2分钟法则、番茄工作法、时间块工作法。利用好这5种方法告别拖延,拒绝加班!

一、GTD工作法

Get Things Done简称GTD工作法。在日常工作中每个人的大脑中都充斥着各种各样待完成的任务,GTD工作法旨在将这些任务记录下来,腾出大脑中的事项,从而可以将精力集中到手头工作。简单来说就是清空大脑,将任务具体化,这样的方式可以极大的释放压力。

接触时间管理和任务管理的人多少都听过GTD工作法,这个方法实用高效而且已经十分系统全面,是提升时间效率、工作效率的制胜之道。

为什么GTD工作法备受欢迎?

这是因为我们的大脑更适合也可以说更擅长思考而不是记忆,有了一个外部工具记录下需要执行的任务,可以让思路不再被一个个小插曲打断,也可让我们更加专注的处理任务。

收集、分类、行动、回顾

第一步是收集工作项,为了避免遗忘记录收集工作项在任务清单上,第二步是分类,任务和想法进行整理和分类,第三步把任务按优先级顺序排列,事项的重要程度一目了然,最后回顾整个过程查漏补缺。

二、任务管理软件

在任务管理方面,推荐使用专业的任务管理软件,比如Zoho Projects,你可以在电脑Web端和项目管理APP上随时记录任务、管理任务和搜索任务
任务管理软件都有一套专业管理方法。

Zoho Projects就是融入了PMP项目管理流程,可以科学的管理任务,可以为任务设置起止时间、任务优先级、任务所有者。任务可以划分子任务,最多可以分为6级,让任务管理清晰逻辑严谨。

任务管理软件的强大之处在于除了任务管理的基础功能还有任务自动化、工时管理、项目日历、甘特图等功能,和任务管理相互融合,管理过程更加全面和专业。

三、2分钟法则

义如其名,为了对抗拖延症,任何一个任务一旦确定就来2分钟内执行完成。当然实际过程中很多任务恐怕很难一步到位,2分钟法则形容的是立刻去做,绝不拖延,能够快速完成的事情不去犹豫,立刻去做。否则事情越积越多,导致任务混乱、任务堆积,将会非常麻烦。

四、番茄工作法

番茄工作法是常用的时间和任务管理方法,你可以为任务设定时间为25分钟,在这期间一切无关的事情都不要处理,直到番茄闹钟响起,停下手上的工作然后留下记号,结束后休息3-5分钟,如此循环往复。番茄工作法旨在每处理一个任务,都要全力以赴的执行不被外界各种因素所干扰。番茄工作法的核心价值在于提升使用者的注意力和专注力。

五、时间块工作法

时间块工作法简称Time-boxing开始于项目管理,在规定时间内完成指定任务。将每天划分为多个连续时间块,将每个时间块分配特定任务,努力完成规划事项。时间块方法操作也较为简单,其强调在规定的时间块中先完成再优化的理念很值得借鉴。


使用这5项任务管理方法可以极大的解决任务管理中常见的困扰,例如拖延、工作断断续续、任务管理没有章法、任务相互推诿等。最后推荐使用Zoho Projects任务管理软件将工作打理的井井有条。

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

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