Zoho Projects 中的用户管理

今天为大家带来“用户管理” 在项目管理的过程中的重要性。用户管理是项目管理流程的核心的支柱。用户管理在项目管理工具中至关重要，因为它能确保安全性、清晰度、问责制、协作性和可扩展性。

用户管理的重要性：

1. 用户管理让项目经理好好分配角色。

2.它可以根据用户在公司中的角色进行合理的工作划分。

3.大多数项目管理工具都会跟踪用户操作（任务更新、评论、文件上传）。用户管理功能确保这些操作与特定用户关联起来。

项目管理工具通常会定义几种类型的用户，以控制访问权限、职责和协作方式。 Zoho Projects 有两种用户：门户用户和客户用户。 门户用户可以说是您的公司的成员比如说您的同事，客户用户可以说是您的客户公司的成员或者您的客户。

在门户里面，项目经理可以按照他们的公司的结构，为所有的门户用户分配角色。门户里面也可以分配权限间档。间档就代表一个用户在门户里面的权限范围。Zoho Projects 对门户用户有四个间档就是：管理员，经理，承包商和员工。根据需求也可以创建新的间档和能够或禁止任何权限。除了门户用户的权限间档意外，也有客户间档。

比如说， 作为项目经理您不希望让您的项目里面的员工间档的用户有编辑任务的权限。 您可以为员工间档禁止该权限。

不同行业如何在项目管理工具中管理用户？

建筑与工程

用户管理重点：现场协调、安全文档、分包商访问权限。

用户管理方式：

• 管理员：项目总监或项目管理办公室 (PMO)

• 项目经理：现场经理、工程师

• 团队成员：现场工作人员、规划人员

• 客户：投资者或业主

• 外部用户：分包商（权限受限）

主要需求：

• 安全合规文档的访问权限

• 现场团队的移动访问权限

• 分包商仅限执行特定任务的独立访问权限

要在 Zoho Projects 中添加用户到您的门户，您需要输入他们的电子邮件地址，并选择他们是您的门户用户还是客户用户。邀请成功后，用户会在其注册邮箱中收到一封邀请邮件。接受邀请后，他们将被添加到门户。然而，作为项目所有者或经理，有时需要接收用户添加到门户或从门户移除的自动通知。每次都手动检查是不现实的。因此，Zoho Projects 推出了基于用户的自动化功能，可根据您的需求自动执行一些操作。

基于用户的自动化帮助您在门户里面添加用户的时候，或者，用户从门户删除的时候，收到电子邮件提醒或者自动更改任何用户模块的字段。您只需要创建一个工作流规则，输入标准和要进行的操作。

比如说当用户接受邀请的时候，如果用户在员工权限间档中，我们希望项目所有者收到自动通知，告知门户里面添加了新的员工权限间档的用户。

这样你们可以按照你们的需求创建各个工作流规则为了自动更改字段或者关联电子邮件提醒或Webhook。

常看问题：

1. 如果用户被停用，我们可以收到自动邮件提醒吗？
是的，如果用户被邀请加入门户、接受邀请、从门户中删除或被停用，您都可以收到更新通知。

2.我们可以在工作流规则中添加哪些条件？

您可以将用户模块中的任何条件添加到工作流规则中。

3.我可以通过这条工作流规则执行哪些操作？

您可以更新用户模块的任何字段，关联电子邮件提醒或 Webhook，还可以通过此工作流规则关联自定义功能。