项目资源分配怎么做？统筹人和时间等项目资源

项目能不能按时完成，很多时候是一个人被几个项目同时占用，任务安排没有考虑实际时间，最后大家都很忙，项目只能不断延期。那么，项目资源分配怎么做？如何统筹人和时间等项目资源？

项目资源分配真正要解决的，是人怎么安排、时间怎么排、任务怎么调整。项目管理软件在其中发挥着举足轻重的作用。

一、项目资源分配，先把“人和时间”理清楚

项目资源听起来比较复杂，其实可以简单理解为：项目需要什么人、这些人什么时候有空、每个人要做多少事情。

很多项目一开始安排得很好，但执行一段时间后就乱了，原因通常不是计划做得不够详细，而是计划没有跟着实际情况变化。

项目经理经常会遇到下面几种情况：

所以，资源分配不能只看“谁负责”，还要看“什么时候做”和“现在手里还有多少事情”。

项目缺人时，很多管理者第一反应是增加人员，但实际上，有些项目的问题并不是人数少，而是任务管理没排好。

例如，一个项目有5个人，如果其中2个人手上的任务已经排满，而另外3个人没有明确工作，那么继续增加人员并不能直接解决问题，反而可能增加沟通成本。

因此，项目经理在分配人员之前，最好先回答三个问题：

把这三件事情弄清楚，再谈资源分配，通常会比单纯增加人手更有效。

项目资源分配不需要弄得特别复杂，比较容易落地的方法就是先拆任务，再安排人，最后看有没有冲突。

不要只写“完成产品开发”或者“完成项目交付”，这种任务太大，项目经理很难判断到底需要多少时间，也很难知道目前到底完成了多少。

可以按照项目阶段拆开，例如：

任务拆得越清楚，后面越容易安排人员和时间。

任务确定以后，再安排具体负责人，并设置开始时间和截止时间。

这里有一个很容易被忽略的问题，就是不要只看一个项目。

如果张三正在负责项目A的开发任务，同时项目B又给他安排了三天工作，那么项目经理不能只看项目B有没有人负责，还需要看看张三原来的工作是否已经排满。

资源分配不是项目开始的时候安排一次就结束了。

项目执行过程中，人员请假、客户增加需求、某项工作提前完成或者延期，都可能影响后面的计划，所以项目经理需要定期检查人员工作量。

Zoho项目管理软件提供工作负载报告，可以按照天、周、月查看成员当前承担的任务，并识别任务分配过多、分配不足等情况，方便项目经理重新安排工作。

如果企业已经有多个项目同时进行，单靠表格管理资源会越来越麻烦，因为项目经理不仅要维护人员名单，还要不断修改任务时间、负责人和项目进度。

Zoho项目管理软件的资源利用图思路比较直接，就是把项目、任务、人员和时间放到一起管理。

第一次使用时，不建议把所有项目一次性搬进去，可以先挑一个正在进行的项目试用。

Zoho项目管理软件还支持任务依赖，也就是说，可以把“任务A完成以后才能开始任务B”这样的关系设置清楚，这对于研发和工程项目比较实用。

项目经理经常会遇到这样的情况：人员数量没有变化，但项目还是延期了。

原因可能是一个关键任务花的时间超过了原来的计划，导致后面的工作全部往后推。

Zoho项目管理软件可以通过甘特图查看任务的时间安排和前后关系，项目经理可以比较直观地看到哪些任务正在进行、哪些任务还没有开始，以及某个任务延期后可能影响哪些工作。