告别Excel,用Project高效绘制甘特图

2024-05-28 105 阅读量 3 分钟 Lu Yin
告别Excel,用Project高效绘制甘特图

项目管理中会有很多项目并行推进,每个项目又包含很多任务。想要梳理好庞大的任务量不仅要利用工作分解结构还有用到甘特图软件跟踪规划项目进度,你还在用表格制作甘特图吗?是时候告别Excel,用Project高效绘制甘特图了!

一、Excel绘制甘特图有哪些缺点?

Excel绘制甘特图的方法有填充法、图表法,虽然可以制作出甘特图,但弊端也很明显:

1.Excel只能满足任务数量不多的小型项目。对于中大型项目,则可能难以在屏幕内合适地放置图表。

2.Excel绘制的甘特图很难在图表中呈现任务间的依赖关系,假如在项目计划中临时修改一些数据比如截止日期将会变得非常麻烦。

3.团队协同办公是被广大项目管理者认可的高效率办公模式。Excel带来的缺陷是项目成员无法同时工作来填充工作表中的任务、更新其中的一些数据。

4.在Excel中有且只有一个甘特图视图,无法随时切换视图。

5.Excel绘制甘特图的效率远不如Projects,通常情况下Excel绘制甘特图需要30分钟,而Projects仅需要5分钟。

二、为什么Projects是制作甘特图的绝佳工具?

Projects制作甘特图不同于Excel表格,使用更加灵活,功能也更能满足项目管理者的需求,这是因为Projects的设计都是根据PMP专业的项目管理流程而设计的。

1.团队共同规划

在Projects上绘制甘特图的最大好处是 — 可以实时共同规划

如果领导在会议中交代,更改最新的时间线,你作为负责人不再需要从工作表中一遍遍的查找细枝末节的数据,在几秒钟内就能完成更改,实时查看展示效果。不仅如此你还可以使用自带的聊天功能在Projects中@团队成员。

2.联系上下文

Projects制作甘特图不仅可以直观展示,还有动态的自适应能力。项目经理能看到上下文信息,清晰看到责任人的任务完成百分比。通过甘特图软件上直观的颜色编码,你可以了解到哪些任务已完成、正在进行或已逾期,点击任务即可获得更多详细信息。

3.任务依赖关系

除了常规的一个个独立的任务,还有些任务是相互关联的,需要同步进行、同时结束或者前置任务完成后置任务才能开始。任务间的依赖关系是无法通过Excel中表达,借助Projects中甘特图功能轻松创建任务间的依赖关系,无需代码操作,拖动点击即可完成相关设置。

4.合理分配资源

Projects为我们的工作带来的很多实用有趣的功能,比如项目基线,提供了项目规划的计划时间线,用于比较计划和实际的进度偏差。关键路径则是准确的告诉团队哪些任务要优先处理,这些任务是交付项目的关键。项目松弛时间可以展示时间线中的间隙,是缩短项目完成时间的有效策略。
这些功能在实际项目中非常奏效,比如合理分配时间资源、关注项目计划时间避免偏差过大。

5.易于使用

Projects中可以批量导入任务,直观的展示所见即所得,没有繁琐的制作甘特图过程,技术商提供 24 x 5 实时技术支持为你提供帮助。


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