如何项目管理软件中进行工作分配?

2023-08-29 49 阅读量 5 分钟 小项
如何项目管理软件中进行工作分配?

  项目管理软件中的工作分配功能允许将工作分配给项目团队中的适当人员。无论是创建新项目还是添加新任务,都需要将工作分配给资源才能执行。

  毕竟,如果工作没有分配给某人,那么没有人知道谁负责确保其完成。您可以将所有这些信息存储在项目管理软件中,而不是依赖每个人都知道谁负责什么并在正确的时间将其传递给正确的人。

  工作分配功能可用于使用动态请求表单的新请求,它还可用于使用自动分配功能的工作流程

  工作分配申请表如何运作

  动态请求表可确保捕获所有重要的任务信息,而无需向请求者询问任何不必要的问题。表单问题会根据请求者填写时提供的信息而变化。

  这些请求表单旨在自动修改字段以匹配请求类型,可用的修改之一是根据特定表单答案或选择自动分配资源。

  例如,如果创建请求以要求进行额外的产品测试,则可以自动将其分配给您的首席项目测试人员。此功能可确保工作始终分配给正确的人员,即使请求者不知道谁应该负责。

  要在请求表单中使用自动工作分配,您的一位软件管理员只需在创建表单模板时将某些下拉选项或复选框与适当的工作所有者绑定即可。

  自动分配的工作流程如何工作

  自动分配的工作流程会在团队成员准备好开始时自动将工作分配给他们。此功能允许用户自动分配工作流程阶段。当任务进入每个阶段时,会添加新的受让人并自动提醒他们开始工作。例如,工作分配功能将允许您在编辑进入“内容审核”阶段后自动将工作分配给编辑。

  这种自动分配方法还可以通过防止返工来帮助团队更快地交付,因为在需求和先前阶段完成之前不会分配任务。此外,它还减少了每个员工可见的任务数量,使他们能够更好地专注于当前的优先事项。

  团队成员在任​​务分配给他们之前无法访问该任务。通过减少系统中分配的工作量,您可以优化速度和质量、减少多任务处理并降低员工压力。

  另外,作为项目经理,您不需要记住在开始下一项工作时给予人们批准。系统会自动为您通知每个人,这样您就不会浪费时间尝试联系人们,也不需要对他们的进度进行微观管理。

  自动分配的工作流程对于具有带有阶段门的单独阶段的大型项目也很有用。使用这种方法,在成功批准关卡之前,通常不会批准开始下一阶段。自动分配工作流程功能允许您将工作与这些阶段联系起来,这样人们就不会在收到批准之前意外开始任务。

  要使用自动分配的工作流程,您只需定义整个工作流程的每个阶段并将每个工作流程阶段分配给团队成员。当先前的依赖关系完成时,系统将自动向受让人发送“开始下一个任务”警报,他们可以开始工作。

  在项目管理软件中设置工作分配的提示

  以下是有关使用自动分配工作流程的一些其他提示:

  1.   使用灵活的时间表:工作分配由阶段或阶段完成触发,而不是由开始日期触发。因此,您的任务必须具有灵活的日期。否则,人们可能会被分配准备就绪的任务,但由于还没有开始日期而无法开始。借助灵活的时间表,您可以在工作需要开始之前安排分配,然后让您的团队能够自我管理并在分配任务时开始分配。这意味着,如果所有前置任务都已完成,工作可以提前开始,从而允许您可以提前完成计划并消除空闲时间。
  2.   使用固定状态:使用固定状态,当用户更改任务状态时,他们只能从某些预先指定的状态中进行选择。管理员确定哪些状态应该具有预定的后续状态,并选择后续状态是什么。例如,如果任务是“进行中”,则用户只能将该任务更改为“审核中”或“已完成”。他们将看不到或无法选择任何其他状态选项。这很重要,因为工作分配与特定状态相关。如果没有固定状态,用户可能会选择没有关联受托人的状态。
  3.   监控工作流程和分配:项目管理软件中的工作分配有很多优点,但一个缺点是工作可能会自动分配给不在场的人员,例如团队成员生病、休假或离开团队时公司。

  值得庆幸的是,仪表板可以让您轻松可视化工作流程并查明任务中的任何问题。如果您知道某人缺席,您可以查看当前分配给他们的所有工作,并决定是否可以等到他们回来,或者可以将其重新分配给其他人。

  工作分配的好处

  如果没有工作分配,请求者必须知道该工作属于谁并手动将其分配给他们。这会导致填写表格的时间增加,并增加将工作分配给错误人员的风险。

  如果您有一家大公司或新员工,他们可能不知道谁负责每种类型的工作。一项任务可能无法找到正确的人,或者如果没有在正确的时间正确地移交给正确的人,它可能会陷入流程的某个步骤。

  如果没有对任务进行严密监控和管理,有时请求可能会搁置数周而没有任何进展,因为不清楚谁负责。当工作被分配给不正确的人时,重新安排工作就会浪费时间。这些延误甚至可能导致错过最后期限或工作未完成。

  能够根据项目详细信息自动将请求发送给适当的人员可以解决所有这些问题。此外,将某些工作流程状态与某些团队成员联系起来可以确保任务在合适的人员准备好后立即自动转移给他们。

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

欢迎咨询:400-660-8680转841。立即免费体验: https://www.zoho.com.cn/projects/

相关话题

项目管理软件 工作分配
上一页 如何在项目管理工具中使用任务优先级? 查看文章
下一页 项目管理系统中的看板工具怎么用? 查看文章

Zoho Projects项目管理系统是一款SaaS云端项目管理工具,多次荣获项目管理国际大奖。180多个国家的20万+企业在Zoho Projects的帮助下,管理项目进度、分配任务、制作甘特图、计算工时等,加强团队协作能力,保障项目成功交付。