如何在项目管理工具中使用任务优先级?

2023-08-25 60 阅读量 4 分钟 小项
如何在项目管理工具中使用任务优先级?

  在项目管理中,我们经常会遇到一些具有强制依赖关系的任务。这些任务之间的关系是绝对的,并且毫无疑问必须首先完成什么。例如,您必须先设计一个产品,然后才能构建它,并且必须先构建它,然后才能绘制它。然而如果没有强制依赖项,会发生什么情况呢?

  以婚礼为例,您需要选择日期、预订场地、创建邀请函、寻找DJ或乐队等等。但对于某些任务,对于首先需要做什么并没有硬性规定。您可以选择一个地点,然后根据其可用性选择日期。或者您可以选择一个日期,然后找到当天有空缺的场地。

  在不存在强制依赖关系的情况下,由项目经理和团队来确定任务的优先级并定义酌情依赖关系。如果没有任务优先级,您的团队将不知道首先要解决什么。如果没有明确的顺序,人们可能会犹豫不决,试图同时处理太多事情,或者错过重要的活动,直到为时已晚。

  借助Zoho Projects项目管理工具中的任务优先级功能,您可以在任务完成、添加新工作以及项目要求或进度变化时轻松管理、监控和更新优先级。此外,它使您能够在每个利益相关者都可以轻松查看的集中位置跟踪和报告优先级。

  1、重新确定任务期限的优先顺序

  如果您有多个项目在同一天到期,建议您为其中一些项目创建新的、更早的截止日期。即使您的客户在周五结束之前预计不会收到五个可交付成果,您也可以根据优先级为每一个可交付成果分配新的内部截止日期。

  2、留出一些空间

  在工作中定期休息一下,以减压并重新专注于您的目标。有时您所需要的只是短暂的咖啡休息和与同事的随意讨论,以重新评估哪些领域最需要您的关注和努力。

  3、假装你的时间只有实际时间的一半

  在计划您的工作日时,重要的是要假设您没有一整天的时间来提高工作效率。毕竟,如果您的典型工作日是八小时,那么您实际上不会每分钟都在处理项目。你需要抽出时间参加会议、午餐和其他分散注意力的事情。

  4、保持优先级单一

  请记住“优先级”一词的原始定义:单一的、最重要的任务或想法。在开始工作时,先列出当天的一个优先事项——不要试图同时处理多项任务或在待办事项列表上的不同活动之间跳转。这不仅是对你时间的低效利用,而且你还会感到注意力不集中,并且同时被拉向太多的方向。

  5、学会放手

  有时任务最终会出现在我们的待办事项列表中,但其实并不需要存在。评估您清单上的活动以确定它们是否应该属于您的优先清单或其他人的优先清单非常重要。在某些情况下,可能有些任务只是“拥有就好”或没有提供价值,您可以将它们从项目中删除。在其他情况下,工作需要完成,但不是由您完成。寻找可以委派给其他团队成员、初级员工或能力比你强的人的任务。

  如果没有有效方法确定项目和任务优先级的情况下,您可能会被迫临时处理它们。这不仅增加了错过重要最后期限的风险,还可能导致一切看似都处于紧急状态。将每个新请求视为消防演习会让您的团队感到疲惫不堪,随着时间的推移,可能会导致虚弱的压力和倦怠。

  任务优先级为每个人提供了更可预测的工作流程,让您的团队更深入地了解即将开展的工作,并防止在最后一刻争先恐后地按时完成任务。明确的工作优先顺序还可以帮助您管理分包商、自由职业者和远程工作人员。

  如果没有列出明确的优先事项,场外和外部工作人员可能会认为工作应该按照他们收到工作的顺序进行处理。显然,当时间线发生变化或出现新需求时,这可能会导致问题。通过在项目管理软件中分配优先级,就不会存在需要首先解决什么问题的问题。团队成员(包括外部成员)只需登录软件并按优先级对任务进行排序,即可了解他们需要将工作重点放在哪里。

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

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