如何选择好用的项目管理工具?

2023-08-02 49 阅读量 7 分钟 小项
如何选择好用的项目管理工具?

  在选择项目管理工具时,为了确保您能够找到最适合您需求的解决方案,您需要全面考虑各个供应商的成本和附加费用、整体特性和功能产品、报告、集成功能以及必要的特性与功能过载。此外对客户评论和客户支持的深入了解也是不可或缺的。在本文中,我们将为您提供详细的指导以便您能够进行全面而准确的评估。

  “如何选择好用的项目管理工具?从项目管理工具的基本功能、使用便捷性、报告和分析功能、顾客评论、技术支持、企业规模等因素选择。

  项目管理工具的基本功能

  项目管理工具通常具备众多项目成功所必需的基本功能。然而某些软件选项的独特或额外功能使其更适合特定的团队或企业。因此在选择项目管理工具时,深入研究哪些特定功能能够提升项目的成功度至关重要。这一过程需要考虑团队的工作方法、业务类型以及项目的具体类型,以确保所选工具能最大限度地满足项目需求。一些使用频率高的项目管理工具和功能包括:

  •   预算规划工具预算规划工具为您提供了一个上传预设预算的平台,从而能够追踪费用和发票,将项目成本与计划预算进行对比。这种对比方法有助于您及时发现预算偏差,进而判断是否存在预算问题。财务预测工具则进一步提升了这一过程的精确性,有效防止您超出预算,甚至因为资金短缺而被迫终止项目。
  •   资源管理工具资源利用工具能够有效地规划、跟踪和记录项目执行过程中资源(如人力资源)的使用状况。通过这种方式,有助于识别潜在的可用性差距或者某些团队成员可能面临的过度使用(从而产生倦怠风险)。一旦发现这些问题,便可以及时调整资源分配策略,以防止可能出现的问题或风险。
  •   任务管理功能任务管理功能包括自动化和可视化,例如自动开具发票、识别关键项目变更和管理工作流程。其他工具如看板、日历、时间线视图、日程安排、任务跟踪和优先级也有助于提高工作效率。这些功能可帮助我们规划时间、避免错过重要任务并确定优先级,从而提高效率和质量。
  •   风险管理特点:在项目管理中,常见的风险包括预算超支、结果质量低于预期和未按时完成。为了应对这些挑战,项目管理软件提供了一系列工具,如关键路径图、清单、调度工具、成本细目、成本差异报告和时间表。这些风险管理工具可以帮助您平衡各种需求,监控进度、资源和成本控制,降低风险并提高项目成功率。
  •   报告和图表:项目管理工具可提供数字图表,以有针对性地规划、跟踪和调整项目的时间表、预算和质量。例如,看板图表在时间轴上展示任务及其状态,而甘特图则概述了项目的进度,包括各个阶段、任务和产出。您可以通过收集数据或将数据输入至这些图表中,以实现实时更新。
  •   移动应用程序:移动应用程序为团队提供了一种便捷的方式,以实现从任何地点轻松跟踪、管理和交付项目可交付成果的目标。这一功能有助于确保团队成员无论身处何地,都能始终了解项目的最新情况。实时知识的获取将有助于他们做出明智的决策,从而使项目能够顺利进行。此外,该应用程序还提供个性化的内容,以便团队成员能够了解他们每天需要完成的任务、活动和里程碑。通过这种方式,移动应用程序能够为团队提供高效、便捷的项目管理和协作工具,助力项目的成功实施。
  •   集成:集成性在提高项目管理工具性能和满足用户需求方面具有重要作用。以Zoho WorkDrive为例,该功能允许团队成员在软件内就项目交付成果进行协作,进一步提升了团队的工作效率。此外,Zoho Books和Invoice还支持向客户开具可交付成果的发票,实现了项目管理的全流程闭环。许多项目管理工具提供数百甚至数千种集成选项,为用户提供了更加灵活的选择和更强的扩展能力。
  •   客户管理工具:许多项目管理工具提供了多种功能,以便您的客户能够参与项目的执行过程,了解项目的最新进展,并维持专业关系。这些工具包括视频会议工具、发票管理功能以及将客户作为用户添加到项目管理软件中的能力,同时确保对他们可见和不可见的内容进行有效控制。通过这些工具,您可以更好地与客户沟通,提高项目的透明度和效率,从而实现项目的成功。
  •   协作工具:在众多的项目管理平台中,众多工具为项目执行团队成员提供了无缝协作的可能,甚至实现了跨地点的协同工作。其中,一些团队协作工具以集成的形式出现,例如Zoho Projects,它们将各种功能整合到一个统一的平台上,极大地方便了用户的使用。然而,也有一些工具是内置于项目管理平台中的,这些内置工具通常包括共享日历、群聊、文档共享、聊天论坛以及团队电子邮件等功能。这种内置式的工具设计,旨在为用户提供更加便捷、高效的协作方式,进一步推动项目管理工作的顺利进行。
  •   演示和团队反馈:尽管项目管理工具可能具备所有适当的功能,但如果团队对其不满,那么在项目执行过程中,这些工具的表现可能就会大打折扣。因此,许多软件供应商都提供演示版本,供您的团队进行试用和测试。通过这种方式,您能够获取团队的反馈信息,以判断该软件是否能满足您团队的需求和要求。

  使用方便

寻找有助于您的组织更轻松地运用软件的工具和设计,即便存在诸如对最佳实践知之甚少或每日必须完成的繁琐任务等障碍。为贵组织的选取适当的易用性功能取决于诸多因素,其中包括您公司的技术水平和规模。针对中小型公司常用的一些易用功能,我们可以提供以下建议:

  1. 模板:项目管理工具模板内含项目管理的最佳实践方法。
  2. 学习材料和机会:软件知识库使项目经理及团队成员能够学习如何熟练地运用软件功能,如定义、视频等。实时互动的演示活动也是学习的机会之一,软件专家会以通俗易懂的方式展示其功能并解答疑问。
  3. 自动化:自动化将重复且繁琐的任务从人类手中解放出来,使得复杂的任务变得即时、轻松。较少的实际操作交互让软件参与项目管理变得更易管理。预设的自动化配方则使这一易用功能更加直观。
  4. 移动应用程序:从逻辑上讲,移动应用程序可促进必要信息的收集和传播,协助团队成员及时完成任务,从而使软件使用变得更加便捷。例如,项目现场从业人员可在不返回办公室的情况下更新项目状态的相关信息。

  报告和分析功能

  在项目管理工具中,报告以有意义的方式呈现关键数据,有助于您全面了解项目的成功与否以及所需的改进措施。优秀的项目管理工具提供仪表板,通过图形、表格等多种形式对数据进行分解,以便从数据中迅速、直观地获取洞察。

  在选择合适的项目管理工具时,要明确需要跟踪的关键绩效指标(KPI)的类型及其所需的报告形式。在评估所考虑的软件时,深入了解其报告和分析功能以及仪表板的设计,以确定它们是否能够满足您的需求。

  在项目管理工具中,常见的报告类型包括项目状态、运行状况、团队可用性、风险、差异和时间表报告等。而常见的KPI则包括完成任务的百分比、投资回报率(ROI)、进度差异、计划工时与实际工时以及计划项目价值等。

通过评估该软件是否具备自定义报告或仪表板的功能以满足未来需求,可以判断该工具是否能够持续满足您的需求。自定义选项可能包括添加或删除列、创建新的报告视图等功能。

  顾客评论

  在寻求适合您业务需求的软件时,客户评论为您提供了一个宝贵的参考资源。通过查阅Capterra和TrustRadius等技术评论网站上关于您所考虑的软件的过往和当前用户评论,您可以深入了解该软件在实际应用中的表现,以及与提供商合作的真实感受。这些评论将帮助您发现软件可能遇到的故障、潜在的隐藏成本,以及与竞争对手解决方案的优劣比较。

  客户支持

  获得优质的客户支持可确保即使软件出现故障,您的整个项目也不会脱轨。要了解有关您选择的提供商的客户支持的更多信息,请在TrustRadius等评论网站上搜索并查看该公司的计划,以了解您可以使用哪些服务以及何时使用。旨在至少确保支持能够在您的正常工作时间内并通过您的团队习惯使用的媒介做出响应。

  企业规模考虑因素

  在审视各种功能集时,请务必铭记初创公司在项目管理软件需求方面与大型企业之间的差异。例如,大型企业可能需要应对跨越全球范围的执行步骤的项目,而初创公司更有可能涉及一两个地点的拓展。演示工具能够帮助您明确哪些工具对于您的组织规模具有实用价值,以及哪些工具可能会带来不必要的学习曲线陡峭。

  尽管一种软件计划或工具可能在您当前规模的组织中表现最佳,但随着组织的不断发展和壮大,这些需求可能会发生变化。例如,随着业务的扩展,您可能需要具备更高级别的自动化功能的软件或计划以支持更大规模的操作或更大的文件存储容量。因此,在选择一款没有不必要功能的软件时,确保其能够随着功能的增长而继续满足您的功能需求同样至关重要。

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