如何在公司推行新项目管理软件

    这是采用新项目管理软件的有趣之处:它本身实际上是一个重大项目,而且您的组织越大,这个过程就越艰巨。
    当然,成功的项目管理实施最终将有助于简化您的运营并最大限度地提高跨部门的效率——这有利于团队成员的士气、客户满意度和公司的底线。这就是为什么在开始软件推出之前确保您有一个可靠的项目管理实施流程是值得的。
    继续阅读以了解我们向您的团队介绍新的PM项目管理软件并从您的下一个项目管理系统更新中获得最大收益的重要提示!

    如何实施项目管理软件

    1.进行评估

    与您进行的任何项目一样,实施新的PM系统的第一步是对贵公司的需求进行适当的评估。为什么首先要升级您的项目管理平台?为什么现在?回答这些重要问题还将帮助您预测项目的投资回报率或投资回报率应该是多少。请记住:采购和实施新软件需要时间、资金和资源,因此需要证明成本是合理的。

    2.找到合适的软件

    一旦您确切地确定了您需要从PM软件中获得什么,您就可以更好地缩小供应商的范围。根据您公司的规模和业务需求的范围,您可能会受益于组织一个由所有部门和级别的代表组成的软件评估团队——从最高管理层到一线团队成员。

    3.计划和准备项目启动

    就像您将承担的任何其他项目一样,项目管理实施需要在执行之前进行适当的准备和规划。您的实施策略至少应包括完整的时间表、沟通计划和软件培训计划,以及为项目团队的每个成员定义的角色和职责。

    4.执行项目管理实施阶段

    在执行阶段,您实际上会从旧项目管理系统过渡到新平台。这意味着完成数据转换,确保您的IT服务台做好准备,并制定应急计划,以便在过渡期间出现问题时业务运营能够继续。

    如何向员工介绍新的项目管理软件

    成功推出软件的另一个关键组成部分是应对变更管理和员工的抵制。并非您组织中的每个人都会对必须学习和使用新系统感到兴奋——但您可以通过在每个部门内指定高级用户来帮助缓解阻力、回答问题并普遍倡导新系统,从而抵消这一点。。
    当然,最好能先得到高层和中层管理者的认同。如果他们的团队成员亲眼看到软件的有效性并听到他们的直接主管用非技术术语解释它,他们可能会对改变做出更积极的反应。
    通过准确解释其中的内容,向各个部门和团队介绍新系统也很有帮助。它将如何使他们的特定工作和工作流程更轻松、更省时?虽然他们可能关心整个公司的利益,但一旦他们了解软件对他们个人日常职责的积极影响,他们就会更倾向于接受变化。

    通过流程映射查看

    在相关的说明中,如果您尚未制定组织的流程,那么新旧项目管理软件之间的过渡期是这样做的绝佳机会。通过流程映射,您将能够可视化信息和想法在您的组织和各个团队中的流动方式,并优化该流动以获得最大效率。
    以下是流程映射的简要概述:
    1、盘点您组织的活动:您的团队通常处理哪些流程、项目和可交付成果?
    2、优先考虑这些活动:哪些过程对项目目标和指标的影响最大?
    3、确定触发器和可交付成果:工作流从哪里开始和结束?
    4、列出步骤:每个流程从触发到最终交付需要采取哪些实际步骤?
    5、消除主要障碍:通过所有流程的布局,您可以轻松识别并消除最大的障碍和效率杀手。
    6、要了解有关流程映射的更多信息并找到有关准备数字工作空间的更多可操作提示,请查看Zoho Projects部署指南。

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