常见的项目管理软件三种功能需求和解决方案

    您终于摆脱了Excel电子表格的漏洞并购买了一款闪亮的新项目管理软件。它对项目待办事项进行颜色编码和可视化,因此您可以让每个人都专注于任务并取悦客户。您向他们展示他们的项目将如何进行,并让他们知道他们可以直接登录并查看项目的位置。绿色表示进行中,黄色表示延迟,红色表示等待。
    唯一的问题?您的客户没有使用它。他们仍在给您打电话、发微信消息和发送电子邮件以获取最新消息,并要求召开有关后续步骤的状态会议。您仍在挖掘电子邮件线程以获取资产反馈,而客户不愿为您提供所需的所有数据。
    根据Hinge的2022年高增长研究,专业服务自2021年以来增长了20%,而最大的两大威胁是竞争加剧和降价压力。了解如何在咨询业务中留住客户对其成功至关重要。您的客户很忙,您需要为专业服务提供项目管理系统,这些工具可以无缝采用、节省他们的时间并证明您的价值。
    不确定您应该在项目管理工具中特别寻找什么来解决专业服务公司的这些挑战?好吧,这是您当前的工具使您的客户失败的三种方式。

    常见的项目管理软件三种功能需求和解决方案

    1.您的项目管理工具无法让客户全面了解项目进度

    红色、黄色和绿色非常适合作为红绿灯,而不是在项目管理工具中提供状态可见性。没有意义的颜色就是这样——对客户来说毫无意义。您需要您的项目状态来提供更多信息,以便您的客户和团队都能完全了解。
    沟通困难和缺乏可见性是客户流失的第二和第三大原因。如果没有合适的工具,专业服务团队面临的最大挑战之一是让客户了解在其计费时间定义期间发生的最新情况。发生这种情况有很多原因。厌倦或只是好奇,客户期望定期更新和清晰的项目可见性,例如任务的管理方式-特别是因为大多数专业服务工作都是基于计费时间。
    如果您的项目管理工具不容易理解并集成到项目工作流程的其他部分,客户将看不到学习如何使用它的价值。他们更容易发送微信或电子邮件以获得回复。但这会导致沟通中的差距和在多个渠道中漂浮的混乱信息。
    客户流失或沟通受挫并不是唯一的威胁。在我们的专业服务调查中,60%的受访者表示他们每周花费1-3小时发送更新电子邮件、生成状态报告或召开状态会议,而11%的受访者每周花费4小时以上!通常,这些活动也不是按时进行的。想想如何更好地为您的客户服务团队的时间。如果您当前的项目管理工具没有减少您为客户提供项目状态的可见性所花费的时间,那么这里有一些功能可供您寻找。

    您的项目管理工具应提供的解决方案:

    在我们的调查中,当被问及哪些能力会对他们的业务产生最大影响时,22%的人回答说:“当重要项目状态发生变化、完成或失败时,客户和内部利益相关者可以在仪表板中查看实时项目进度和自动通知在后面。”
    可定制的仪表板视图和详细的工作流程状态让客户可以清楚地了解项目所处的位置——而无需要求您进行更新。自动通知使您的项目管理工具不仅仅是向客户展示的漂亮时间表。从一开始就设定状态更新将自动来自项目管理工具的期望有助于客户看到使用它的价值。
    例如,Zoho Projects使用可自定义的工作流程状态——以及一组颜色编码的标签——以便项目成员知道任务是否“进行中”、“完成”、“等待反馈”等等。这很棒,因为在内部,这使您的团队能够与他们的项目流程保持一致,同时为客户保持灵活性。
    当这些状态发生变化时,Zoho Projects还具有自动通知功能,任何成员都可以在项目任务中使用@mentions提出问题或通知其他人——将对话排除在电子邮件之外,以便每个人都参与其中。

    2.您的项目管理工具不够灵活,无法在运行多个项目时间表时轻松调整延迟

    您的第一大工作挑战是保持项目正常进行并按时完成吗?如果是,你并不孤单。96%的团队在一定程度上经历过项目延迟。无论您的团队有多出色,在为客户管理多个项目时,他们都需要灵活处理瓶颈和障碍。虽然延迟可能是家常便饭,但这对您的底线是危险的。我们的调查报告称,超出预算或期限的项目是客户流失的第一大原因。
    如果您当前的项目管理工具仅显示完成项目所需步骤的线性视图,您的团队将无法快速调整并使一切重回正轨。每个任务都有依赖关系,当一个任务延迟时,它会影响整个时间线。当您的团队与多个客户合作时,一个客户的延迟会影响其他客户。
    但所有的希望都没有丢失。借助正确的功能,您的项目管理工具可以将这一挑战转化为取悦客户的最大机会之一。

    您的项目管理工具应提供的解决方案:

    项目延误的首要原因是什么?客户要求的最后一刻更改。延迟并不总是很容易预料到,但如果有合适的工具为您提供支持,它们就会更容易处理。
    首先,可定制的请求表格确保您从一开始就获得明确定义的需求。标准化启动项目的方式可确保每个人的期望保持一致,从而缓解未来不断变化的需求。
    当项目中途发生更改时,如果您的项目管理工具具有不同的资源视图,您可以轻松地进行调整。
    使用甘特图绘制依赖关系并设定时间线预期。此可视化图表可帮助您的客户了解任何更改或延迟将如何影响他们的整体时间表。当您确实需要移动任务时,只需单击一下,所有相关任务也会移动。您将能够根据需要快速切换并重新确定优先级,同时与您的客户保持一致。

    3.你的项目管理工具不会让客户觉得他们的敏感信息是安全的

    在我们的调查中,60%的受访者同意数据安全问题使他们无法灵活地与客户建立更好的关系。尽管77%的团队表示他们拥有确保客户数据安全的工具,但您的团队是否考虑过您的项目管理工具提供的安全级别?
    假设您的项目管理工具不具备管理校对和批准的能力。您如何发送资产以供客户批准?通过电子邮件发送敏感文档是一种常见的方式,但这是一个很大的安全威胁。除了获得难以采取行动的脱节反馈之外,电子邮件附件也很危险,因为电子邮件很容易被意外转发或与错误的人共享。也总是存在病毒的风险。
    在另一个示例中,假设您是一家为有竞争力的客户工作的代理机构。您如何向他们保证他们的数据在您的项目经理之间是安全的?您的项目管理工具是否让客户能够准确说出谁可以在他们的项目中看到什么?

    您的项目管理工具应提供的解决方案:

    18%的受访者表示,“平衡安全合规性与客户可见性的能力”是对其团队产生最大积极影响的能力之一。您的项目管理软件可以为客户提供安全的空间,让他们自信地分享他们的敏感信息。
    确保工作流程安全的最佳方法之一是将校对和批准流程引入项目管理工具。这样一来,您就可以将数据保存在一个地方,远离电子邮件等易受攻击的渠道。作为一个额外的好处,它可以让所有东西都集中在一个地方,从而更快地获得可操作的反馈。Zoho Projects等工具还提供来宾审阅功能,允许外部利益相关者提供反馈和批准。客户可以共享需要审查的资产的门控链接,并准确指定谁可以看到它。
    Zoho Projects之类的工具还使客户能够建立项目文件夹权限,从而根据需要限制可见性。具有严格权限能力的协同工作管理平台,在保证可见性的同时保护客户的知识产权。您甚至可以创建基于角色的权限,以帮助客户决定他们自己团队中的哪些人可以查看不同的项目。

    获得正确的工具来主导您的竞争

    归根结底,您正在寻找专业服务的项目管理工具,以帮助您提高客户满意度和保留率。如果没有正确的工具,您根本无法实现这些目标。提供可操作的可见性、灵活性和安全性将帮助您保持项目正常进行,并确保让客户满意的成功。

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