如何编写项目应急计划?

2023-01-05 37 阅读量 4 分钟 Yunfei
如何编写项目应急计划?

    备份计划的好处是不可否认的。想知道如何为您自己的项目或团队制定应急计划吗?这里有七个步骤。

    1.识别潜在风险

    应急计划的目标是为意外情况做好准备。为此,您需要深入了解哪些风险和威胁可能会使您的项目偏离正轨。
    这正是您在第一个风险评估步骤中要做的。仔细考虑可能破坏项目的所有潜在障碍、错误和问题。

    请记住,您永远无法确定所有潜在风险。一般来说,项目风险分为三类:
    已知风险:这些可能是第一个浮现在脑海中的风险。它们是您和您的团队很容易识别的最明显的风险。
    未知风险:这些对您和您的团队来说可能并不那么明显。但是,其他利益相关者或贵公司的领导层可能更了解这些潜在风险,例如竞争格局中发生的事情。
    不可知的风险:这些是没有水晶球就无法预测的风险,例如事故或重大系统故障。

    因此,尽管您永远无法查明项目的所有潜在障碍,但思考可能阻碍您前进的道路仍然很重要。
    无论是不再可用的必要资源还是您未预料到的成本,都将其添加到您的预期项目风险列表中。让您的团队参与此步骤也很有帮助。他们可以带来独特的经验和新鲜的观点,以识别您自己可能没有发现的潜在问题领域。

    2.了解这些风险的可能性

    找出可能给您的项目带来问题的一切可能是一个令人沮丧的过程。您很快就会发现自己陷入了最坏情况的困境。
    即使您承诺制定应急计划,您也无法针对每一种可能的情况制定应对计划。您的目标是为您可能遇到的最有可能的风险制定备选计划。手头有一长串风险清单,是时候仔细考虑这些风险的可能性有多大了。
    您已经锁定资源并准备好使用了吗?您似乎不太可能遇到问题,因此您可能不需要花时间为此制定应急计划。但是,如果您的预算仍处于审批过程中并且因此不稳定怎么办?您可能需要一个项目财务备用计划,以防您无法获得计划的资金。

    3.确定这些风险的影响

    了解风险的可能性有助于准确确定哪些风险需要应急计划。但是,如果您最终仍然得到一份清单,列出您可能要应对的危险怎么办?考虑它们的影响是过滤它们的另一种方法。
    如果这种风险成为现实,会发生什么?您的项目面临的威胁是什么?潜在的后果是什么?
    通盘考虑这些情况可能会让人感到有些悲观和沮丧,但这有助于确定对您的项目构成最大危险的风险。这样您就可以投入时间和精力为这些制定应急计划,这将为您的项目带来最有意义的改变。

    4.概述主动措施

    您已经确定了项目的最大风险。在您开始考虑如果它们突然出现您将如何应对之前,请挑战自己更主动地思考。您是否可以做一些事情来首先避免这些风险?
    您能否在您的流程中添加额外的步骤以防止错误?你能接触到更多有空的自由职业者吗?您能否完全删除功能或可交付成果以调整项目范围?
    当风险成为不可避免时,应急计划是有用的后备选择。但为了更加安心(并减轻压力),值得考虑通过更积极主动的风险管理步骤来完全避免这些潜在的挫折。

    5.制定应对措施

    还记得关于最佳计划的经典观点吗?有时,您主动规避风险的努力并不成功。这一步就是要回答这个问题:“然后会发生什么?”
    当你遇到问题时,你会采取什么步骤来改变路线并回到正轨?你将如何应对和适应?这个过程涉及什么?
    这是您的应急计划的核心——在这里您将实际讨论出您最现实的备选方案(或多个方案,如果您认为您需要多个备选方案),以便您知道在出现问题时该转向哪里。

    6.与您的团队分享计划

    随着您的应急计划初稿准备就绪,是时候与您的团队分享它了——不仅让他们了解您的备份选项,还收集他们对您的计划的反馈。
    他们可能会提出一些建议,这些建议值得编入您的文档中,以便您可以制定更可靠的计划。
    一旦您合并了任何更改,请将您的应急计划文档保存在安全且易于访问的地方,以便每个人在需要时都可以参考。

    7.重新审视(并修改)你的应急计划

    计划改变——这也适用于您的应急计划。当您为反复出现的流程或复杂的长期项目制定应急计划时,您可能需要随着时间的推移和情况的变化调整应急计划。
    设置定期提醒以经常返回到您的应急计划并确保它仍然准确。那些团队成员都还在这里吗?您包含的所有资源是否仍然可用?您是否需要考虑任何其他变化?
    尽管您希望备份计划坚如磐石且可靠,但它并不比任何其他类型的计划和策略更能抵抗变化。您能做的最好的事情就是通过定期检查和更新来掌握它。

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