小型企业如何从项目管理软件中受益？

确定可重复的流程和扩展效率是小型企业的重中之重。项目管理软件有助于实现这些以及更多。以下是小型企业项目管理软件的其他好处：

一、一致的目标

项目管理软件有助于使项目与企业的总体目标保持一致。团队成员可以看到任务如何融入大局以及他们如何贡献价值。
有了明确的核心价值观和强有力的使命宣言，每个团队成员都必须了解他们的行动的影响。借助项目管理软件，您可以提高参与度，因为团队可以将日常待办事项列表中的任务与上面概述的战略方向联系起来。
例如，如果您负责制作品牌内容，那么使用项目管理软件撰写博客文章就不再是将想法整合在一起，而是更多地提升品牌知名度以推动时尚行业的可持续发展。
使用项目管理工具，每项行动在各个层面都变得更有意义，并帮助公司更接近其战略目标。

二、项目分解

项目管理软件将项目分解为更小的任务和子任务，并具有明确的可交付成果和截止日期。这有助于在团队中平均分配工作并确保项目按时完成。
完全透明是有效项目规划的基石，这就是项目管理软件可以产生如此积极影响的原因。通过将项目分解为任务、待办事项列表和依赖关系，您可以划分工作量、管理资源并提前识别潜在的瓶颈。
项目管理软件可以作为指导您完成复杂项目的蓝图，并确保您不会错过任何事情。通过团队成员通知、批准请求和其他类似功能，您可以让每个人都了解项目的每个阶段。

三、工作流程管理

适用于小型企业的项目管理软件可简化团队中任务的分配和安排。它还提供报告，显示完成任务所需的时间、出现瓶颈的位置以及其他关键指标。
从大局到日常，工作流管理工具使您能够可视化问题区域并主动解决问题。当您设置任务自动化并让团队成员可以选择以数字方式从他们的待办事项列表中勾选项目时，你们都可以从同一个工作簿中进行操作。
这不仅使新员工的整合变得容易，而且有助于提高运营效率，因为每个团队成员都可以访问他们需要的一切，并且生产力数据可供团队领导分析。

四、过程控制

项目管理软件最大限度地减少了无法缓解的错误和差异。强大的项目管理软件（例如Zoho Projects）会重新安排任务并在截止日期临近时提示团队成员。这有助于避免团队内部信任和信心的混乱和崩溃。
当您面临紧迫的期限和客户期望时，您需要能够相信您的流程和行动会始终如一地朝着正确的方向前进。如果您实施共享的团队日历、通过任务相关性发送通知并建立明确的截止日期，则可以避免围绕接近里程碑或截止日期的混乱。
借助Zoho Projects，您可以在几分钟内完成所有这些工作。从长远来看，设置这些附加措施可以为您节省大量时间和资源。您可以有效地设置保护措施，以促进明智的时间管理并防止与客户发生尴尬情况。

五、团队责任

明确定义角色和分配任务可以使项目顺利高效地完成。团队成员知道他们负责什么，因此未完成的任务更少。好的项目管理软件可以使项目进度透明，并鼓励团队成员尽自己的一份力量。
“眼不见心不烦”是小型企业项目管理中的一句名言。项目前管理软件，可能是您忘记的便利贴、堆底的纸，或者让您失望并导致您错过必要操作的未读电子邮件。
在项目管理软件时代，360°透明确保项目的完成不会因人类遗忘的倾向而面临风险。即使您忘记了截止日期、会议或任务，通知或@mention也会使它重新成为焦点，培养更大的团队和个人责任感。

六、报告和见解

47%的项目经理无法访问实时项目KPI，超过一半的人花费一天或更多时间手动整理项目报告。不用说，这是一个浪费时间的问题，可以通过轻松访问数据分析轻松解决。
项目管理软件根据已完成的项目创建报告和见解，提供有关下次如何改进的宝贵信息。这些见解可帮助您评估整个公司的绩效并为未来做出改变。
无论公司设定何种战略目标，从增加订户数量到产生更多潜在客户或增强产品功能，数据对于根据指标跟踪进度都是必不可少的。
例如，如果你想知道你的营销团队是否表现良好，你可以使用数据报告来分析每天产生的潜在客户、完成的操作或在某些任务上花费的时间（如果你依赖时间跟踪）的结果。这将使您清楚地了解所做的更改是否会对结果产生积极影响，并让您了解可以改进的领域。

七、模板

适用于小型企业的最佳项目管理软件提供模板以节省时间、加快工作速度并确保将最佳实践融入您的业务流程。模板减少了返工并作为新项目的起点。
模板服务于许多行业的数十个用例。假设您是建筑行业的承包商，但写作不是您的强项。借助项目管理软件，您可以根据希望申请的项目调整施工投标模板，从而减少繁重的工作。
另一种情况可能是人力资源代表被要求为员工写一份就业证明信。这个可能很耗时的任务可以通过一个模板轻松解决，该模板可确保人力资源代表在不花费整个下午起草信函的情况下准确记下所有笔记。