在管理项目中怎样合理的管理时间

管理好项目,时间的管理是很重要的,每一家企业也在思考最佳的方案;前一段时间微软日本,实行每周四天工作制,运行一段时间反应员工工作效率提升40%;对于加班日本并不陌生,但不是每一种制度都会适合任何一家企业,通过微软日本的做法,理解其背后的时间管理的理念,是对任何一家企业,任何一个项目团队都能有收获的。

 

对于企业来说怎样可以更合理的管理时间呢,可以从以下几个角度来思考;

集中精力解决核心任务

对于很多工作来说,据统计完成每天的工作内容是可以在五小时内的,前提是要有一个专注的环境,不需要为其他事情分心分精力;

所以如果团队制定了很流畅,主次分明,又很清晰的任务流程和任务内容,就可以大大的减少团队成员把时间花在理清任务,沟通工作上的情况,自然就能有更高的工作效率。例如在 Zoho Projects 中利用任务自动化设置自动化的流程,并设置任务的属性分清主次,可以让团队成员有方向有选择的完成每天的工作。

清晰的计划和目标

让团队成员保持活力是保持工作效率的基础,当项目管理人制定了清晰的计划,明确每一个任务目标后,成员自然可以感受到每一个任务的意义以及按计划进行的重要性,理解了任务才能更主动更积极的完成,完成任务所花的时间也会降低;如果经常是在截至日期前几天非常忙碌,那一定是之前的任务划分和时间计划是不清晰的;

在 Zoho Projects 中通过里程碑可以明确每一段项目的计划,所需要完成的工作及花费的时间等内容,避免在项目截至日前再去完成堆积的工作。

重视反馈信息

再完美的计划也不可能和现实完全相符,所以时刻关注反馈的信息,掌握反馈的内容,才能让项目一直健康的发展下去,并最终达成目标。

建立相关的机制就非常重要,可以设定相应的时间周期来分析阶段性的反馈内容,并总结以做出调整;在 Zoho Projects 中可以随时记录项目的问题和反馈的内容,方便实时解决,并可以备份以作为日后的参考内容等。

 

时间管理是每一个团队都要思考的内容,按照项目情况和自身团队情况来制定最符合的时间管理方式,更高效的做好每一个项目。