团队协作工具哪个好?

  "众人拾柴火焰高,但并非人人都能独领风骚。这正是良好合作背后的智慧所在。然而,将众人的思绪汇聚于数字空间,往往令人感到不适。若无得心应手的团队协作工具来实时支持顺畅沟通,便如同众人争抢同顶思维帽,令人头疼不已。

  合适的协作应用能以舒适、高效的方式将众人凝聚在一起,且不容易引起纷争。当然,最适合您需求的方式取决于您的团队所从事的工作类型,以及每个人和整个团队最有效的工作方式。

  在此,我将为您推荐一系列旨在支持您和您的团队的协作软件选项,让您未来的协作之路更加畅通无阻。

  各类协作软件

  •   Zoho Projects等项目管理软件
  •   Slack等团队聊天应用
  •   Zoom等视频会议和屏幕共享软件
  •   Miro等在线白板
  •   MindMeister等思维导图软件
  •   Loom等屏幕录制应用
  •   像Notion这样的协作工作空间
  •   Zoho WorkDrive等云存储应用
  •   1Password等密码管理器

  如何选择在线协作工具

  协作技术堆栈犹如指纹,各公司独具特色。那么如何定制适合您和您的团队的产品系列呢?有四个关键考虑因素。
  预算是否得当?团队预算将影响您所能使用的协作工具及其数量。预算有限时,多功能应用或许优于小众应用。
  是否助力团队特定任务?虽各团队皆需执行诸如消息往来、项目协作等任务,但部门间可能有特殊需求,需针对性解决方案。
  能否应对团队规模与工作量?团队规模与工作量或影响协作工具定价及功能使用。
  是否与您的其他工具相融合?除非找到一家能处理所有协作需求的独角兽公司,否则跨应用程序协同势在必行。随着工作量增加,工具间集成愈发重要,无论是本地集成还是通过Zapier实现。
  协作软件堆栈千差万别,然仅因具体工具各异,并不意味着堆栈本身缺乏共性。以下为构建协作应用套件时需关注的类别。

  用于团队聊天的协作软件Slack

团队聊天的协作软件Slack

  没有沟通就无法进行协作,而团队聊天应用程序在这一点上几乎是电子邮件的必要补充。实时通信是一种更快、更非正式的空间,对于远程工作和办公室协作非常有用。您的团队可以在聊天应用程序中建立联系、分享快速项目更新或提出问题。您还可以与许多团队聊天应用程序进行外部通信。
  在商务聊天平台方面,Slack是一个受欢迎的选择,这是有充分理由的。它满足了您团队聊天愿望清单上的所有需求,首先是强大的、可定制的聊天功能。除了提供供整个公司使用的通用对话渠道之外,Slack还允许您创建可以按团队、项目或您选择的任何其他主题进行组织的渠道。这些频道中的对话可以进一步组织成线程,以便您可以收听与您最相关的讨论,同时屏蔽那些不相关的讨论。Slack强大的搜索功能使您可以轻松找到信息,无论信息位于哪个渠道。
  Slack还提供点击和拖动文件共享、视频和音频通话,以及允许实时、基于音频的协同工作的“聚会”。然而,所有这些功能都是有代价的。如果您的预算有限,您可能需要考虑其他选择。这是最好的团队聊天应用程序。

  视频会议协作软件和屏幕共享软件Zoom

视频会议协作软件和屏幕共享软件Zoom

  有些工作只需要面对面完成,或者至少是屏幕对屏幕完成。对于这两个选项,Zoom都很有意义。由于在疫情期间迅速崛起,Zoom已成为视频会议的首选,将世界各地的人们变成穿着实用上衣和运动裤的业余灯光技术人员。
  鉴于其可靠性和功能丰富的会议环境,Zoom的受欢迎程度是可以理解的。用户可以提前安排会议,在通话过程中使用文字聊天,并调整视频设置的细节。Zoom还提供实时转录和隐藏式字幕。
  除了视频功能之外,用户还可以访问桌面或移动设备上提供的屏幕共享功能。共享和注释文件,或启用共同注释以获得更具协作性的体验。Zoom的白板功能支持图表、图像共享和便笺以实现多种输入。
  考虑到这一切,就很清楚为什么Zoom成为如此多在线协作的选择。但这并不是镇上唯一的游戏,您可能会在我们的最佳团队视频会议软件列表或最佳Zoom替代品列表中找到更适合的游戏。或者,对于其他屏幕共享选项,请查看这些屏幕共享应用程序。

  项目管理协作软件Zoho Projects

项目管理协作软件Zoho Projects

  聊天、会议、屏幕录制——所有这些工具都是研究和规划项目的好方法。但当需要投入并完成工作时,您可能会在市场上寻找项目管理应用程序。就像三足比赛中可靠的弹力绳一样,正确的项目管理软件可以让您和您的团队齐心协力,让您的项目成功冲过终点线。
  对于项目协作管理,Zoho Projects是一个功能丰富的团队协作工具。它的平台允许您将项目组织成多个部分,以及可以共享或私人的待办事项列表。用户可以使用应用内团队聊天功能来支持协作,通过直观的仪表板跟踪一切,以便鸟瞰您的进度。
  1. 多部门协作:Zoho Projects允许将项目组织为多个部分,每个部分都可以有自己的待办事项列表和任务。这样,团队成员可以跟踪和完成自己的任务,并与其他成员共享进度和结果。
  2. 团队聊天:软件内置了团队聊天功能,使团队成员可以直接在项目管理工具中交流。这有助于加强沟通和协作,并促进问题的及时解决。  
  3. 工作负载管理器:付费订阅者可以使用工作负载管理器来监控团队成员的工作负载和任务承诺。这有助于平衡团队成员的负荷,并提高资源的分配效率。
  4. 仪表板和报告:Zoho Projects提供直观的仪表板和报告功能,以便您可以实时跟踪项目的进展和绩效。这使您可以及时作出调整和优化,确保项目顺利进行。

  在线白板协作软件Miro

在线白板协作软件Miro

  即使是最有效的会议平台也无法防止对话陷入停滞,或者当某人无法关闭他们的猫头像时被打断。为了进行更有针对性的协作,您可能希望减少闲聊并将您的工作限制在白板上。
  即使白板本身也是强大的平台,可以支持您的研究和规划工作流程。以Miro为例,它是一个可在任何设备以及网络上使用的白板工具。Miro为您提供了许多不同的模板来指导您的项目,或者如果您愿意,您也可以从空白开始。通过直观的拖放界面添加形状、文本和便签。您可以通过安装Miro市场提供的任何插件来进一步增强您的用户体验。
  使用Miro的管理功能随时了解最新动态,该功能可跟踪更改、分配任务并支持您与团队成员的对话。您还可以共享屏幕并实时展示白板,从而增加实时协作的机会。
  在Zapier的最佳在线白板列表中了解有关Miro和其他白板工具选择的更多信息。有关一般头脑风暴应用程序的更多信息,请查看最佳头脑风暴工具以及最佳流程图和图表软件。

  思维导图协作软件MindMeister

思维导图协作软件MindMeister

  促进在线协作的另一种方法是通过思维导图。虽然会议和白板非常适合支持自由形式的讨论,但良好的思维导图为您提供了一个现成的模板,它将激发您的下一次头脑风暴,同时让您了解每个想法如何组合在一起(因此是“地图”)。
  如果这听起来对您有用,MindMeister是在思维导图上进行协作的可靠选择。MindMeister比草图板更具互联性,比PowerPoint更适合协作,MindMeister允许您构建和连接想法,为您的团队留下评论,并共同集思广益并展示您的伟大想法。它还直接连接到MeisterTask,因此您可以将头脑风暴会议转变为可操作的项目并将其与Zapier集成。
  不过,这并不是唯一需要记住思维导图的游戏。如果您想看看还有哪些其他选择,这里是最好的思维导图软件。
  屏幕录制协作软件Loom
  如果实时协作不是您想要的,那么屏幕录制应用程序可能是您的最佳选择。这些工具允许用户演示复杂的主题,同时帮助叙述(或烦人的哼唱)以提供额外的参与层。
  如果这听起来是更适合您需求的选择,请考虑Loom。这个强大的平台允许您录制您的屏幕、带有网络摄像头视频的屏幕或仅录制网络摄像头视频。在浏览器中编辑录制的视频,然后与观看者分享链接。
  Loom的免费选项允许您存储和共享最多25个视频(每个视频不超过五分钟)。如果您计划托管更多内容,则需要升级到付费模式(或外包文件共享)。要了解其他屏幕录制选项(包括Zapier的Mac友好选择Zappy),这里有最好的屏幕录制软件。

  用于共享工作空间的协作软件Notion

用于共享工作空间的协作软件Notion

  如果协作项目管理的其他方法更适合您,我们还建议您查看Notion。一个数据库平台不仅仅是一个数据库,您可能会将Notion视为项目管理加——这个等式中的“加”意味着一系列可定制的功能。
  Notion直观、简洁的界面允许您构建看板、生成列表、管理日历、图库和安排时间表,提供无缝工作流程管理所需的一切。在此过程中,文档共享、评论和笔记功能为您提供了成功、团队友好的项目所需的所有协作。同时,您可以构建可搜索的数据库(内联数据库和全页数据库)来跟踪和管理所有关键数据。
  正如您所看到的,Notion的优势在于其灵活性,但在我们对这些Notion替代方案的讨论中,您可能会发现更适合您的团队的方案。如果您只是追求记笔记方面,请务必阅读有关最佳记笔记应用程序的信息。

  云存储协作软件Zoho WorkDrive

  对于更加以文件为中心的协作方法,云存储巨头Zoho WorkDrive不会出错。Zoho WorkDrive允许您共享和管理所有重要的项目文件。当咖啡师不小心将卡布奇诺打遍了Wi-Fi路由器时,它甚至可以让您通过将文件镜像到本地计算机并在您重新上线时更新您的更改来离线工作。
  此外,Zoho WorkDrive可与大量第三方应用程序配合使用,支持无缝、定制的工作流程。直观的评论功能为您提供一段时间内的协作记录。对于Zoho WorkDrive替代品,请查看最佳云存储应用程序。

  用于密码管理的协作软件1Password

用于密码管理的协作软件1Password

  当然,如果有人由于丢失或忘记密码而被锁定在应用程序之外,那么这些选项都不会帮助您的团队协作。为了确保事情顺利进行,并让利益相关者保持联系,而不必求助于皱巴巴的便利贴上的列表,我们建议投资一个安全稳定的密码管理器。
  例如,1Password是一个不错的选择,它是一款易于使用的工具,它不仅可以跟踪您的密码,还可以跟踪您的信用卡详细信息、地址以及最多1GB的其他重要信息(您不能冒丢失的风险)。使用单独的保管库管理您的个人和专业数据,并利用1Password的通知来掌握黑客攻击、弱密码或重复密码以及可以通过双因素身份验证加强的密码。
  不过,所有这些功能都会花费您—确切地说,每个帐户每年36美元。但是,如果您想进行一些比较,您可以查看最好的密码管理器。

  其他协作工具

  这些工具中的任何一个或全部都可以帮助您的团队在协作方面达成并保持一致。为了获得更多支持,将事物整合在一起,您可以利用这些其他类别的协作软件。
  会议安排程序可帮助您在安排下一次聚会时避免无休止的电子邮件。利用传统的调度程序,或选择人工智能驱动的调度助手。
  如果您的工作涉及营销或销售(或者营销和销售),那么您将需要利用CRM软件,包括这些免费的CRM工具和适用于小型企业的CRM。
  如果您更关注团队构建或团队交付的演示文稿,请务必查看最佳的演示软件。

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