什么要在项目管理软件中使用文件共享？

文件共享是计算机数据、数字媒体、文档和其他电子文件从一个人或计算机到另一台计算机的公开或私人共享。文件共享只是意味着多个人或计算机和移动设备可以同时访问同一个文件。
访问类型可能包括读取或查看文件、编辑或修改文件、复制或打印文件的能力。文件共享通常通过各种安全级别来控制。例如，您可以指定文件可以与谁共享，以及该收件人是否只能查看文件或也可以编辑文件。
文件共享可以使用多种方法完成。最常见的文件存储、共享和传输技术包括：
1、可移动存储设备，例如USB驱动器
2、网络上的集中式文件共享服务器安装，例如公司服务器上的共享硬盘
3、通过站点或网站的面向Web的超链接文档
4、分布式对等网络，例如基于云的项目管理软件
5、具有文件共享功能的项目管理软件使您能够根据需要直接在项目系统中与内部和外部利益相关者共享项目文件。

一、共享项目文件的重要性

促成任何项目成功的最大因素之一是团队成员和利益相关者能否成功协作和沟通。
这是一个听起来很熟悉的例子：
有一个新的广告活动项目正在进行中，该项目的业务分析师的任务是捕获所有设计要求。他们进行了几次信息收集会议，整理了他们的发现，并将文件发送给审查和批准。
一个月后，当您试图获得广告模型的最终批准时，您的一位关键利益相关者告诉您，一项关键要求被遗漏了。事实证明，有问题的利益相关者没有包括在需求审查中，也没有与他们共享任何文件。
由于忽略了与一个重要的利益相关者共享重要文件，一个月的工作被抛到了一边，因此需要进行大规模的重新设计。
希望这种非常常见的场景有助于突出共享项目文件的重要性。
任何可能影响项目结果的事情都应与所有关键利益相关者共享。这不仅意味着项目报告和状态更新，还包括设计审查、技术模型、原型、媒体和任何其他可交付成果。
在团队成员之间共享文件和文档可促进协作，并显示可导致：
1、更好的想法
2、更快的进步
3、更全面的团队
4、更高的工作满意度
5、更高的员工保留率

二、在软件中共享文件的好处

虽然文件可以轻松地在项目管理软件之外共享，例如通过电子邮件或纸质副本，但在系统内共享文件提供了许多好处。

1.更高的安全性

当文档和媒体在系统中维护时，您可以更好地控制谁可以阅读、编辑和打印项目文件。如果您将文件上传到第三方平台进行共享，您无法确定该平台是否有合适的控制和安全措施。
例如，在您的项目管理软件中，您可以规定文件只与某些人共享。如果您使用其他云文件共享服务，您可能无法阻止人们将文档转发给没有适当安全许可的其他人。
另外，许多项目管理平台在您从它们下载文件时提供病毒扫描，而其他平台可能没有。

2.集中数据

维护一个集中的知识中心并为您的项目拥有一个可靠的事实来源至关重要。当通过其他方式（例如电子邮件）共享文件时，很容易忘记哪个版本是正确的、谁拥有最新版本以及编辑、更改和批准的历史记录。但是，当直接从您的项目软件共享文件时，它会自动维护更改记录，并确保利益相关者永远不必质疑哪个版本是正确的。

3.降低成本

当您可以通过项目管理软件存储、跟踪和共享文件时，您就不必再投资另一个文件共享解决方案了。此外，如果您使用的是基于云的软件，文件将通过Internet存储和共享，从而释放您的硬盘驱动器和服务器。
由于文件是通过互联网连接直接共享的，因此无需购买和维护昂贵的设备和额外的存储空间，否则这些设备将用于共享文件。

4.节省时间

当文件共享保留在您的项目管理系统中时，您可以轻松地将它们附加到它们相关的特定任务中。与仅声明“请查看”的电子邮件或消息相比，这提供了有关共享内容及其原因的更多信息。
这反过来又为接收者节省了大量时间来弄清楚为什么刚刚与他们共享了某些内容。当您完全专注于一项任务时，手头有所有相关文档非常重要，这样您就不必花费时间进行不必要的搜索。
由于软件中的版本和历史控制，可以快速轻松地找到文件的最新副本并了解所做的更改。无需再翻阅您的电子邮件文件夹，试图追踪编辑和修订的历史。
不仅如此，只需单击几下即可从您的项目管理软件共享文件——比扫描和通过电子邮件发送文件或发送纸质副本要快得多。

5.更高的可访问性

您有多少次不得不请人通过电子邮件向您发送您需要的文件？想象一下，如果唯一拥有该文件副本的人突然生病、休假或辞职，会发生什么情况。在等待关键信息时，您的整个项目可能会被搁置。
但是，当每个文件都存储在您的软件中时，具有适当安全权限的每个人都可以通过单击按钮访问它——不再等待其他人为您挖掘它。此外，只要您可以访问互联网或软件的移动应用程序，您就可以从任何地方访问文件。

6.能够处理更大的文件

文件大小限制可能会阻止员工通过电子邮件发送大文件。如果没有其他文件共享选项，他们将被迫创建FTP服务器、拆分或压缩文件，或者物理交付它们。所有这些选项都非常耗时且可能成本高昂。
如果您的业务涉及大量大型文件类型，例如视频、3D模型、照片或软件代码，那么您可以轻松地定期超出电子邮件文件的限制。即使文件通过了，它们也会迅速占用收件人的电子邮件存储空间，迫使他们频繁地归档或删除文件。
通过您的项目管理软件共享文件通过消除文件大小限制消除了这些问题。