如何编写项目范围文件

2022-09-22 39 阅读量 3 分钟 Yunfei
如何编写项目范围文件

    项目经理通常负责编写项目范围文件。本文档需要客户和任何主要利益相关者(包括最终用户、项目发起人、主题专家等)的投入。由于该文档需要汇集多个不同群体的需求、愿望和观点,因此项目经理处于完成它的最佳位置。如何编写工作范围文件?以下是如何编写项目范围文档的三个步骤:

    第1步:创建模板

    工作文件的每个范围都应包括几个标准元素。通过创建标准模板,您可以节省时间,同时确保您的文档始终保持一致,并且不会遗漏任何内容。
    以下是您应该在模板中包含的关键部分:
    商业案例:这是项目的原因,包括您希望实现的最终目标。
    项目可交付成果:对将提供给客户的所有可交付成果的描述。
    验收标准:这是交付物必须满足的标准列表,客户才能接受它们。
    约束:约束是对项目的限制,例如缺乏时间或金钱。如果您需要使用某个流程或遵循设定的指导方针,这些可能是约束。
    假设:通常,在项目开始时,仍有许多未知数。您必须猜测的任何内容都应在此处作为假设进行说明。
    排除项:本节涵盖您想要澄清的超出范围且不会包含在项目中的任何内容。
    协议:因此,毫无疑问,您的主要利益相关者是否同意该范围,您应该让他们审查并签署文件。

    第2步:召集您的团队

    你的工作范围文件不应该孤立地完成。一旦您有了模板,就可以召集您的项目团队、主题专家和其他利益相关者一起集思广益。
    尝试包含尽可能多的细节。您不希望任何陈述含糊不清,否则人们可能会对它们做出不同的解释。避免使用读者可能不理解的行话和术语。如果多个利益相关者有相互冲突的请求,那么找到合适的折衷方案并记录下来很重要,这样以后就没有问题了。

    第3步:简洁明了

    在起草文件时,请记住保持内容清晰易懂。细节很重要,但不能以牺牲可读性和连贯性为代价。你的文件越长,审批过程就越长,你的项目受到的影响就越大。确保您的文档包含所有必要的信息,并且不要对要求、截止日期等含糊其辞。成功的最佳方法是明确期望,这样您和您的客户都会对结果感到满意。

    第4步:完成文件

    创建文档后,就可以将其发送给您的客户进行最终签字了。这应该发生在您完成项目计划并开始执行项目之前。否则,您的团队可能只是在发现需求错误时才开始工作,他们需要重新开始。
    文档签署后,请确保将其存储在安全且易于访问的地方,以防在整个项目中出现与范围相关的问题。

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