什么是项目管理中的范围蔓延?

2023-08-09 347 阅读量 4 分钟 小项
什么是项目管理中的范围蔓延?

  我们都知道,范围定义了项目所需的工作。管理范围是项目经理角色的重要组成部分,特别是当项目正在进行中并且范围蔓延开始出现时。这就引出了一个问题:什么是项目管理中的范围蔓延?

  在本文中,我们将回答这个流行的问题,讨论如何管理范围蔓延,并分享一些示例。

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  一、范围蔓延定义

  范围蔓延,一种在项目管理中常见的现象,有时被称为“需求蔓延”,或者“功能蔓延”,它描述的是项目需求如何在项目生命周期中逐渐扩大的现象。这种现象可能表现为最初作为单一可交付成果的需求数量增加,例如从五个增加到更多;或者一款产品的基本功能从三个扩展到十个,甚至更多;又或者在项目进行到一半时,由于客户需求的变化,导致项目需求需要重新评估和调整。

  范围蔓延通常是由关键项目干系人对需求的改变引发的,有时也可能是由于内部沟通不畅和分歧所导致。本文将深入探讨范围蔓延在项目管理中的几种表现形式,并提出如何有效预防和控制范围蔓延的建议。尽管范围蔓延可能会导致项目进度延迟、遇到障碍或超出预算,但我们必须认识到,变化是不可避免的。随着时间的推移,客户的需求会发生变化,因此,为了满足客户的需求,调整项目范围是常态。因此,对于优秀的项目经理来说,预期并计划管理好范围蔓延是非常重要的。

  二、如何管理项目范围

  范围变更可以是不受控制的(导致范围蔓延),也可以是受控制的(导致项目需求的文档化变更)。管理范围蔓延可以归结为通过变更控制过程控制范围内的变更。这包括:

  1.   监控项目的状态和基线范围
  2.   使用方差分析将实际工作绩效度量与基线范围进行比较,例如,“当前项目与原始计划有何不同?”
  3.   确定发现的变化的原因和程度
  4.   决定变更请求,即是否需要纠正或预防措施
  5.   通过执行集成变更控制过程管理所有变更请求和建议的行动(无论是纠正行动还是预防行动)

  如果批准的变更请求影响到项目的整体范围和成本基线,那么范围声明、工作分解结构(WBS)和/或成本基线将被更新并发送给涉众。简而言之,所有的变更都得到了适当的处理、记录和沟通。

  三、范围蔓延的例子

  为了避免范围蔓延,考虑一些具体的项目范围蔓延例子是很重要的。

  假设一家公司下个月将推出一种新型手机壳。该公司从头到尾精心策划了产品发布。然而,在开发过程中,首席执行官和执行团队决定他们想要添加环灯、电池组和其他元素。这要求项目团队在这个产品上花费相当多的额外时间,这反过来又影响了产品的最终发布日期和随之而来的收入。

  在一个特别著名的现实世界的范围蔓延的例子中,我们以丹佛国际机场(DIA)为例,它试图创建一个全自动行李处理系统,该系统受到范围蔓延的困扰,涉及2000多次设计变更。这些设计变化的部分原因是在规划阶段没有包括相关各方,忽视了项目的基本问题。DIA行李自动化项目期间的范围蔓延意味着该项目晚了16个月完成,超出预算250%以上。

  虽然DIA试图自动化行李的尝试最终失败了,但我们可以从一个最著名的项目蔓延例子中吸取关键教训。

  从这个例子中,未来的项目经理将有望被提醒从初始阶段与所有利益相关者沟通的重要性,注意可能影响时间和预算的潜在障碍的专家警告,并使用可实现的项目里程碑将项目分成更小的块。

  四、使用Zoho Projects防止范围蔓延

  如果不加以控制,范围蔓延可能会导致项目超支、错过最后期限以及资源大幅增加。这是一个需要引起注意的问题,因为它可能会巧妙地破坏成功,将最初定义明确的项目变成难以管理的项目。

  Zoho Projects项目管理工具有助于管理和防止范围蔓延。我们易于导航的平台可实现清晰的沟通和协作,确保所有团队成员对项目范围达成一致。凭借甘特图、看板和实时报告等功能,Zoho Projects能够根据初始计划有效跟踪项目进度。

  此外,Zoho Projects提倡100%的透明度和问责制,从而更容易监控变更并防止对项目范围进行未经授权的更改。通过提供一个平台,所有项目细节、更新和变更都被记录下来并且对所有利益相关者可见,Zoho Projects确保了范围蔓延的风险。

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