常见项目管理问题用什么软件解决好？

    每个项目经理都会不时面临项目管理问题。好消息是，当您使用正确的工具时，管理风险和规划成功的项目很容易。项目管理专业人员面临的风险和问题可以通过一些提前计划来预防或减少。查看这些项目管理问题和解决方案，您可以使用Zoho Projects等项目管理平台有效地改进任何未来的任务。

    项目管理中的常见问题

    最常见的项目管理问题往往围绕沟通、组织和工具功能展开。当计划中有许多活动部分时，沟通可能会中断，信息可能会丢失或混乱，并且项目管理问题可能会出现在各个层面。
    在本节中，我们将讨论项目经理如何通过识别项目管理挑战和解决方案来降低风险。我们还将探讨Zoho Projects可以解决甚至预防常见项目管理问题的具体方法。

    1.团队沟通不畅

    您是否知道63%的人在同事不在或不在时错过了进入同事收件箱的消息或重要信息？糟糕的团队沟通会造成不必要的混乱和误解，从而影响项目的成功。
    解决方案：将杂乱无章的电子邮件线程替换为Zoho Projects的工作管理功能，其中许多功能允许用户讨论项目、将相关文档全部附加到一个地方，并监控截止日期、范围或其他任何内容的变化。

    2.目标设定模糊

    模糊的目标设定是更常见的项目管理问题之一，它会让员工在面临大量任务时感到没有动力。给他们一些目标将有助于保持工作的专注和高效。
    解决方案：创建项目任务时，在每个步骤中添加截止日期和批准请求等详细信息，以便每个团队成员都知道目标是什么。

    3.时间管理不准确

    忽视跟踪每个人在任务上花费的时间会导致计划和绩效不佳。了解一项任务需要多长时间或员工记录多少可计费的工作有助于设置未来的项目持续时间和衡量员工的生产力。
    解决方案：使用Zoho Projects的项目工时管理功能自动记录您的团队如何花时间进行更准确的计费和提高生产力。

    4.代价高昂的范围蔓延

    几乎50%的项目经历范围蔓延，导致资源过度使用、错过时间表和超支。
    解决方案：通过使用Zoho Projects的可视化规划工具绘制阶段、时间线和任务相关性来清楚地传达您的愿景，以便在可能的障碍出现之前发现它们。

    5.缺乏责任感

    团队成员有时会对在项目的不同阶段由谁负责做什么感到困惑，尤其是当他们同时处理多个项目时。
    解决方案：任务分配者、@提及和仪表板都使分配和监控团队进度变得简单。这些工具还消除了尴尬的“谁在做X”和“为什么Y还没有完成”的问题，因为所有的细节都在一个地方。

    6.工作量分布不均

    一些被分配者可能工作过度，而另一些可能没有得到充分利用，造成不平衡，可能对您的团队产生长期负面影响。
    解决方案：使用Zoho Projects的工作量图表实时查看所有活动项目中单个团队成员的可用性。将任务分配或重新分配给在日程安排中有更多回旋余地的员工。

    7.过度规划

    项目规划可能会占用您项目时间线的10%到50%。
    解决方案：使用Zoho Projects复制过去成功项目的工作流程，这样您就不会浪费时间为每个新任务重新发明轮子。

    8.风险评估差

    意外风险会减慢项目的速度，因为它们需要时间来发现、评估和补救。
    解决方案：在Zoho Projects中列出您的所有项目，看看每个项目可能面临哪些风险。然后，确定哪些风险值得管理，找出关键触发因素，并为每个风险制定计划。

    9.令人困惑的期望

    员工可能知道该做什么，但不知道何时该做或应该与谁合作，这可能导致不必要的来回或其他浪费时间的活动。
    解决方案：使用Zoho Projects记录所有任务、截止日期和目标，以便团队中的每个人都知道何时需要发生什么。

    10.没有后备计划

    为了正确管理项目管理问题的风险，您需要确保知道如果出现问题该怎么办——这是不可避免的。
    解决方案：在Zoho Projects中创建一个应急计划，详细说明谁负责以及需要发生什么。将此计划应用于您在流程中识别的每个风险。

    11.无效的资源管理

    用完时间或其他重要的项目资源（如预算和材料）可能会给您的客户或整个项目造成障碍。
    解决方案：使用Zoho Projects的工作负载图表、任务持续时间设置和甘特图来查看需要什么以及需要多少资源。

    12.客户参与度太低

    无论项目结果如何，不知道整个项目发生了什么的客户通常会对他们的体验感到不满意。
    解决方案：使用Zoho Projects的客户端视图让您的关键利益相关者了解循环，该视图允许指定用户查看特定项目、文件夹或任务，并随时查看已取得的进展。

    13.忘记大局

    如果您一次管理多个项目或团队，您可能会忽略关键问题，这些问题一旦出现，就有可能破坏整个任务。
    解决方案：跟踪您在Zoho Projects中的所有活动项目，以一目了然地了解所有未完成任务之间的潜在冲突。

    14.团队协作不佳

    缺乏适当空间来讨论项目和提出创意的团队即使是最基本的任务也很难完成。
    解决方案：使用Zoho Projects循环使用任何文件夹或任务的受让人、利益相关者和追随者的@mention团队成员。所有相关方都将看到对任务描述或进度所做的任何更新，并且每个相关人员都有一个可以一起集思广益的地方。

    使用项目管理软件管理这些风险和问题

    项目管理中最常见的问题包括从无效的计划到沟通不畅和范围蔓延等各种问题。但是，使用项目管理工具可以帮助您克服或预防所有这些风险和问题。
    使用Zoho Projects的10天免费试用来组织项目细节、战略性地分配任务，并创建一个运行良好的流程，以确保每个任务的成功。