如何使用Zoho Projects软件进行项目管理?

  本文将通过Zoho Projects项目管理软件的功能,结合一般情况下使用Zoho Projects进行项目管理的过程,为大家展示如何充分利用Zoho Projects项目管理软件进行项目管理。我们将详细介绍任务看板、文档管理、甘特图与报表、里程碑、issue等功能,基本可以满足项目经理在项目生命周期中对项目启动、规划、执行、监控和收尾的全面管理需求。

  一、搭建任务

  首先我们把项目管理的各个阶段定义一下,比如可以设置成项目启动、进行中、已完成、总结回顾四个部分。

    一般的项目流程是这样的,项目初期启动项目之前需要项目启动会、项目策划方案、项目团队组建、立项准备、立项风险。
    项目过程中需要产品设计方案、一期成果交付、客户汇报PPT、项目中期回顾、项目风险。
    项目准备结项的时候需要结项风险、文档梳理沉淀、数据分析、项目完成。

  我们需要把这些项目过程中用到的东西分别在Zoho Projects中建立任务,在Zoho软件中,可以通过经典视图、列表视图、看板视图三种形式观看任务状态。

任务

  二、我们可以在文档板块建立文件夹,用来保存项目各个阶段相关的文档。

  在项目管理过程中,通常会产生几个文件。所产生的具体文件可能因项目及其需求而异,但一些常见的项目管理文件包括:

  1.     项目章程:概述项目的目标、范围、涉众和高层需求。
  2.     项目计划:包括详细的进度、预算、资源分配和风险管理方法。
  3.     范围说明:定义项目的边界和可交付成果,包括目标、约束、假设和验收标准。
  4.     需求文档:捕获项目的功能性和非功能性需求,作为设计和开发的基础。
  5.     风险登记册:识别和记录潜在风险、其影响和缓解策略。
  6.     沟通计划:概述项目涉众的沟通策略,包括频率、方法和内容。
  7.     变更管理计划:描述管理和控制项目范围、进度和预算变更的过程。
  8.     质量管理计划:定义项目的质量目标、标准和过程,以确保项目可交付成果达到所需的质量水平。
  9.     进度报告:提供项目绩效的最新信息,包括成果、问题和风险。
  10.     经验总结文档:捕获在整个项目中获得的知识和经验,突出显示最佳实践和需要改进的领域。

  这些只是项目管理期间通常产生的文档的几个例子。所需的具体文档可能根据项目规模、复杂性和行业标准而有所不同。

文档

  三、给项目中的重要节点添加里程碑

  1、在Zoho Projects中,设定里程碑是一个简单的过程。在项目任务列表或甘特图中,找到要设置里程碑的所需任务。

  2、然后把相应的任务设置为里程碑

  3.、还可以编辑里程碑名称、描述、开始和结束日期,并将其分配给适当的团队成员。

  一旦您设置了里程碑,它们将出现在项目任务列表或甘特图中,允许您跟踪和监控进度。里程碑表示重要的项目成果、截止日期或可交付成果,有助于可视化项目进度并确定项目里程碑的完成情况。

里程碑

  四、如果项目过程中产品bug,可以提交到issues。

  Issues可帮助您分类和确定项目中出现问题的优先级,并可以按类型或严重性对其进行分类。提交或导入issues后,您就可以在此处查看和过滤它们,甚至生成报表。

  1、Bug跟踪:如果您正在进行软件开发项目,您可以使用Issues特性来跟踪和管理软件中的Bug。这有助于识别和解决可能影响功能或用户体验的问题。

  2、任务管理:当您遇到需要立即关注或需要从主任务列表中单独处理的任务或活动时,您可以创建一个问题来跟踪和管理它。这允许您分别对这些任务进行优先级划分、分配和监控进度。

  3、问题解决:如果您在项目执行过程中遇到任何问题或障碍,例如技术问题、资源限制或依赖关系,您可以创建一个问题来记录并有效地解决问题。

  4、变更请求:如果有任何变更请求或对项目范围、需求或可交付成果的修改,您可以提出一个问题来跟踪和管理这些变更。这有助于有效地处理项目中的变更管理。

  5、协作和沟通:问题功能允许团队成员就项目中的特定任务或问题进行协作和沟通。团队成员可以提供更新、共享注释、附加文件,并共同解决问题。

  使用Zoho Projects中的Issues特性提供了一个记录和管理问题、bug和重要任务的中心位置,确保项目进度不会被未解决的问题阻碍。

Issues

  五、在用户功能中,对项目有关的人员进行管理。

  Zoho Projects既可以添加本公司的用户,并对员工权限进行设置。也可以邀请公司外部人员已访客模式,对项目进行只读模式的参与。

员工权限

  六、项目论坛功能

  Zoho Projects中有一个论坛功能,大家可以在论坛中发帖,其他人也可以浏览回复,沟通很方便

  七、项目概览、项目动态

项目概览

  如果你想了解项目的动态或者情况,可以通过仪表盘或者项目页面来实现。仪表盘中包含很多小部件,比如任务状态、逾期任务、团队状态、问题状态等。

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