优秀的项目管理软件应该有哪些功能

如果您决定投资一种新的项目管理工具，那么您需要确保购买的是最适合自己的。在为您的企业寻找最佳项目管理软件时，不要被所有的花里胡哨分心，因为某些东西看起来很漂亮并不意味着它有实质。不要错过对团队成功至关重要的关键功能，有时看似最简单的功能却能带来最大的价值。以下是在搜索企业项目管理工具时要寻找的五个强大而简单的元素。

1.工作录取表格

    即使是一个简单的项目管理工具也应该提供输入、优先级、跟踪和维护工作量表格的功能。
    工作请求可以包括以下任何内容：
    开始一个新项目
    添加新范围
    完成更改
    开启下一阶段
    开始你的任务
    如果没有正式的工具，这些请求可以通过即时通讯、电子邮件或其他渠道以口头方式传递。以这种方式管理请求可能需要付出很多努力并造成很大的混乱，尤其是在请求数量很大的情况下。
    如果没有一个有组织和集中的流程，可能会丢失、重复甚至是冲突的请求。此外，最终可能会在没有适当的影响评估或批准的情况下对项目进行更改。
    这些风险就是为什么拥有一个清晰的工作流程（包括标准化的表格和模板）如此重要的原因。
    表单可以确保第一次捕获所有信息，正确安排任务并确定优先级，并且每个人都清楚需要做什么。
    将这些表格和流程包含在您的项目管理系统中，可以将它们集中在所有利益相关者都可以监控的某个地方，这将改善沟通和问责制。
    团队成员不仅可以看到他们在做什么，还可以看到其他人在做什么，以及即将发生的事情。
    寻找一种足够智能的工具，可以自动将正确的信息发送给正确的人。与其每次都必须命名工作流，不如建立它并遵循标准的批准路线和通知渠道。

2.多个项目和任务视图

    我们都是不同的人，我们每个人做事都有点不同。拥抱这种多样性可以提高生产力、增强创造力并增加公司的利润。
    允许您的团队成员以自己的方式工作并修改工具以适应他们的个人喜好也将增加该软件的采用率。
    如果项目管理工具不提供允许不同任务和项目视图的简单定制，那么它就缺少一个关键组件。当您的团队发现该软件笨重或难以使用时，他们将不想使用它。
    简单的解决方案是选择适合不同工作风格和目标的最佳项目管理软件。您需要能够在视图之间轻松切换，以便利益相关者可以在一个地方管理数据并仍然以多种格式查看数据。
    您应该寻找的一些观点是：
    表视图。此视图类似于电子表格的标准布局，并且是许多人已经习惯和习惯的。
    甘特图或时间线视图。这使您可以可视化项目以及所有任务的连接方式。自1910年发明以来，时间线已成为项目管理软件的主要内容。
    列表显示。列表视图是一个简单而强大的项目管理功能，它提供了高级的时间顺序概览，类似于“待办事项”或任务列表。
    董事会视图。这种视图是一种卡片视图，经常在软件开发团队和敏捷项目经理中流行。它可以轻松地将任务归档到待办事项、进行中和已完成等列中。

3.项目管理模板

    大多数简单的项目管理系统都允许创建和修改模板。即使您正在考虑使用免费的项目管理工具，也要确保它包含此功能，这一点很重要。
    将常见的重复项目保存为项目管理模板的能力允许团队在每次新项目启动时简单地克隆它们。无需从头开始，此功能意味着依赖关系、任务持续时间、工作流、受让人和报告等关键组件可以简单地复制过来。
    使用模板可以带来以下好处：
    节省时间。当您不是从头开始时，可以更快、更高效地创建项目和任务，从而为更复杂或自定义项目释放资源。
    改进规划。模板可以充当清单，确保您提出正确的问题并考虑所有关键项目变量。使用从成功项目中创建的可靠模板可以帮助推动可预测的结果和可重复的胜利。
    降低风险。模板的使用有助于确保关键数据字段和项目任务不会被遗漏。如果您的模板包含标准基线和经验教训，这将进一步降低项目风险。
    比较好。对所有相似的项目使用相同的模板可以更容易地将它们相互比较。这允许更好的项目和投资组合管理。它还可以帮助突出相互依赖关系，因为每个项目经理都能够审查和理解其他人的时间表和计划。

4.自定义工作流状态

    另一个强大而简单的项目管理软件功能是能够根据您团队的独特流程定义自定义工作流程。寻找一种允许工作流具有直接映射到每个流程阶段的状态的工具。
    例如，如果一个工具只提供以下三个阶段选项怎么办？
    进行中
    在修订中
    审查中
    如果任务处于测试阶段，您会将其分类在哪个阶段？这是在修订中还是在审查中？如果您希望设计阶段与生产阶段分开，但您唯一的选择是Inprogress怎么办？
    您可以快速了解这种缺乏定制化如何导致沟通不畅、混乱和进度报告不准确。使用与项目流程和工作流一致的状态标记单个任务，可以更轻松地识别哪个流程步骤工作以及它是否正在按计划进行。
    您还应该确保您正在考虑的任何项目管理应用程序都可以提供项目中所有工作流状态的简单而强大的仪表板视图。以这种方式按状态查看项目将使您能够了解工作是如何通过不同流程的。
    这看起来很简单，但它可以揭示很多，例如：
    项目是否陷入了某个阶段？
    一个步骤是否经常被跳过？
    在任何过程中是否存在重复出现的问题？
    一个反复出现的问题的例子是，如果测试持续地比最初计划的时间长。另一个例子是，如果更改请求在批准之前定期被送回进行修订。
    查明这些问题可以帮助您消除瓶颈、优化工作流程并提高项目可交付成果的质量。

5.自动化任务分配

    弄清楚在任务或项目上向谁寻求帮助可能需要时间。尤其是在较大的公司或营业额较高的组织中，要知道谁负责什么可能具有挑战性。
    一项任务可能无法找到合适的人，或者如果没有在正确的时间适当地交给正确的人，它可能会卡在流程的某个步骤中。如果任务没有得到严密的监控和管理，有时一个请求可能会在那里等待数周而没有任何动作，因为不清楚谁负责它。
    根据项目详细信息将请求自动发送给适当人员的能力可以解决这些问题。此外，将某些工作流状态与某些团队成员联系起来的能力可以确保一旦任务准备就绪，任务就会自动转移给正确的人。
    您可以将所有这些信息存储在项目管理软件中，而不是依靠每个人都知道谁负责什么并在正确的时间将其传递给那个人。
    例如，假设Mary是您的高级审阅者并且她总是审阅内容。您应该寻找允许您设置以下任一自动分配的项目管理功能：
    选项1：一旦将任务置于Review状态，它就会自动分配给Mary，并通知她球在她的球场上。
    选项2：一旦任务进入审核状态，它就会自动分配给具有高级审核员职位的任何人，并通知他们。
    在考虑您喜欢哪个选项时，重要的是要了解每个选项的优缺点。
    例如，如果Mary辞职、生病或去度假，那么选项1可能会导致任务被搁置，除非Mary将她的任务自动转发给其他人。选项2降低了任务被无法完成的人卡住的风险。
    另一方面，如果系统中有多个高级审阅者，选项2可能会导致同一任务交给多个人。这可能导致重复工作或混淆谁实际负责它。

简单而强大的项目管理软件功能的力量

这5个功能看起来很简单，可以在任何基于Web的项目管理软件中找到，但情况并非总是如此。只有用于专业服务自动化项目管理的最佳软件才能提供您需要的关键功能，而无需所有额外的东西。
确保您没有被所有精美的包装分心，并且您确认包含这些关键组件。没有它们，您将失去可以显着提高项目性能的重要功能。想要尝试新的项目管理软件？为什么不今天免费试用 Zoho Projects？它不仅上述所有功能，还拥有更多功能。