非职业项目经理人,如何有效进行项目管理?

2024-02-21 45 阅读量 4 分钟 星宇

在职场中,每名员工难免会碰到需要进行项目管理的场景,虽然他在公司内的职位可能并不是项目经理。本文将介绍项目管理的重要性,以及低效项目管理的危害,并以 Zoho Projects 为例,探讨如何利用项目管理软件提升工作效率。


项目管理意识的重要性

曾有一家全球性的咨询公司——富兰克林科柯维,对他们遍布全球的客户进行了一项调查。调查的问题是:“你们的职业生涯中有多少时间花在项目上?”绝大部分客户的答案都是他们日常工作中有60%-80%的时间都在应付项目上。然而往往他们所在的职业是工程师、市场营销人员、销售、财务等与项目经理不沾边的岗位。

这些员工虽然从未接受过项目管理培训,却不知不觉中就承担起了项目经理的角色。

项目管理

低效项目管理的危害

在来自美国宾夕法尼亚州的项目管理学院(PMI)的行业标准中,项目管理领域仅有8%的组织能勉强称得上高效。低效的管理流程不仅会导致项目超时、撤销,也可能为公司造成资源浪费——据统计,世界范围内平均有13.5%的项目投入因为执行效率低下而损失掉。预算损失是一部分,然而背后的隐性损失却是难以挽回的:客户失去信任转而寻找竞争对手合作、员工士气下降,参与感降低、管理者能力被怀疑。长此以往,公司简单的项目都很难被完成。

项目管理软件如何提高工作效率?

工欲善其事必先利其器,趁手的工具能在一定程度上弥补经验的不足。对于有项目管理应用需求却缺乏专业培训的人来说,并非不能使用项目管理软件。相反,一款设计合理、用户友好的项目管理软件在多数情况下都能够帮助企业从管理员到员工都更好把握项目进度,促进各地的团队进行高效协作。

选择好用的项目管理系统是有序推进项目的关键。我们为您推荐高效、强大、易用的项目管理系统——Zoho Projects。您可以用它轻松完成以下事情:

1.统一高效的任务管理

Zoho Projects可以同时对不同客户下的多个项目进行有序管理。项目管理者可以为团队成员分配不同的访问、操作权限,轻松创建、分配和跟踪任务的进度。对于复杂任务,Zoho Projects提供分级任务视图,从项目-里程碑-任务列表-任务,帮助管理者简化项目执行思路,提高管理效率。

团队协作

2.高效团队协作

“如果没有人愿意为你干活,再好的流程都是纸上谈兵。”项目执行过程中,风险控制极为重要。其中最难以量化的一环就是人。团队士气不高、成员对项目持怀疑态度、信息传达不到位等都可能造成团队效率低下。

那么,有了明确且可行的任务清单,如何破除信息壁垒、调动团队积极性,确保项目稳步推进?Zoho Projects提供五种常用的团队协作方式——实时聊天、群组讨论、任务评论、内部论坛、项目知识库,帮助团队实现信息同步,确保进度可控。

团队协作

3.实时流程追踪

项目经理通常会依据过往经验或行业案例制定项目目标和截止时间。现实情况不可能如此理想化,一是因为项目开始前很难将工作就思考清楚,二是执行过程中的不可控因素也会造成项目进度延误。想让主要利益相关方满意,定期汇报情况也是必不可少的,让他们知道项目是否有进展。Zoho Projects提供甘特图、看板视图,帮助管理者轻松跟进关键进度,同时进行合理的任务分配。

4.自动化工作流程

不论企业的工作流是简单还是复杂,Zoho Projects都提供蓝图编辑器,帮助项目管理者轻松设计工作流,实现项目流转自动化,确定阶段负责人,并且设置相应的审批权限。在项目流程达成时,自动发送提醒邮件、更新特定字段,节省管理者的精力,从而完成更多有价值的工作。

5.强大的集成功能

依托于Zoho完善的产品生态,Zoho Projects可与旗下45款+产品进行协同,实现一站式工单处理、敏捷管理、项目数据分析、项目预算管理、邮件收发等多项任务。还能通过API接口集成周边应用,实现无缝数据迁移。

6.灵活的访问方式

引入项目管理系统,告别传统低效的管理方式。Zoho Projects提供Web端、桌面端和移动应用,确保用户在多种场景下都可访问业务数据,确保对项目进度的实时跟进。

zohozhutu


总结

职场中,几乎不可避免需要进行项目管理相关的工作,掌握一定的项目管理技能对于每一个人都至关重要。选择恰当的项目管理系统能起到事半功倍的作用,有效管理业务,实现工作效率全方位提升。如果需要借助工具进行高效项目管理,不妨试试Zoho Projects,助您事半功倍!

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

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