项目管理技巧分享,如何对复杂项目进行拆分?

2024-02-21 54 阅读量 4 分钟 星宇

项目经理需要厘清三个问题:1.项目的达成目标是什么,2.项目执行周期有多长,3.项目预计成本是多少?复杂项目在管理执行上难度都较大,通常需要进行分解,并且这个过程离不开项目管理系统的支持。这篇文章告诉你:什么是WBS、如何对复杂项目进行拆分?


什么是WBS,工作分解结构?

对于时间周期长、涉及部门多的复杂项目,如果对细节不能清晰把控,部分工作未能按质量完成,最终很可能导致项目失败。
针对复杂项目,一个行之有效的解决方法是实施WBS,这三个字母分别代表工作任务(work)、分解任务(Breakdown)和结构化组织(Structure)。即将一项复杂项目按照一定原则分解为多个环节、每个环节包括一些子任务,再逐个完成,从而实现整体目标。虽然在缺乏经验的情况下,准确估计项目完成的时间和最终成本是极为困难的,但是WBS仍然是最为有效的工具之一。

项目管理

我们日常进行的许多活动都可以被看作是项目执行,比如说打扫房间。面对一间乱糟糟的房间,刚开始可能无从下手,但是我们只要把它拆分开来就会容易很多。打扫房间可以被拆分为多个子任务,例如清扫地面、擦拭家具、收拾杂物等……而清扫地面这个子任务又包括从储藏室拿扫帚、扫地、倒垃圾、洗拖布、拖地等一系列更小的任务。只要逐个完成分解的子任务,房间就会逐渐整洁起来。

 

进行项目分解时的注意事项

项目完整

在进行项目分解时,必要的工作都需要纳入项目范围中,否则执行完必要环节后可能发现工作重复或者缺失,造成项目延误。WBS分解应当建立在对项目需求和技术的充分掌握之上,理清各项任务之间的逻辑联系,确保项目任务不重复、不增加、不遗漏。

层级合理

WBS的层级通常3-6级、每个层级下包含3-7个子项就足够了,层级数量取决于项目的复杂程度。层级过多,反而可能增加项目管理协调的难度,增加沟通成本,降低工作效率;层级过少,则难以进行明确分工、以及掌控进度和控制成本。

方案可行

除了方案完整、层级合理、最低子任务可以被执行,在划分时还应综合考虑实际情况,对方案的可行性进行验证。因为在实际的项目管理流程中,有时候任务执行的先后顺序和不同任务之间是否能相互协调也是项目成功的关键要素。
拿飞机制造举例,机翼与发动机需要有挂架结构进行固定,发动机参数会影响挂架的尺寸和材质等参数,这其中就存在设计的先后顺序及跨任务协作,否则发动机很难被安全合理地固定在机翼上,制造飞机的目标也就无从实现。

分工明确

在项目管理的过程中,团队成员的状态和士气是很难被量化的,这也是管理的难点之一。在进行任务指派时,尽可能根据待遇和能力合理分配任务量、使每个人的工作时长接近,是减少成员抵触心理的有效措施。

分工

借助工具进行高效项目分解

Zoho Projects系统默认提供四个层级:项目、里程碑(项目阶段)、任务列表、任务,项目经理可以根据项目复杂程度和具体的业务需求进行删减或进一步细分,确保每个任务下子任务的数量都在合理范围。

Zoho Projects能够设置任务的依赖关系,在项目开始之前就对各项任务的先后顺序及项目关联进行设置,确保子项目之间的安排合理有序。在完成前导任务之后才能触发某项任务,减少资源的不合理使用。

Zoho Projects针对沟通问题,Zoho Projects整合了强大的在线协作工具,团队成员可以通过发布动态、评论、在线聊天、共享文档和知识库等实用的工具,实现各种条件下的紧密合作。不论是团队成员分散各地、还是人员时常变动的情况,借助项目管理软件都能有效解决。

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