为什么企业使用知识管理系统很重要?

2023-01-31 72 阅读量 4 分钟 小项
为什么企业使用知识管理系统很重要?

  为什么企业使用知识管理系统很重要?只有当您拥有适当的系统来获取、管理和分发知识时,知识才会带来进步。知识本身并不能起到推动作用——您需要在团队之间共享它,更新它以反映新信息,并保证它的安全。这就是知识管理系统的用武之地——一体化的信息管理和分发解决方案。借助知识管理系统,您可以集中内部知识并让合适的人可以访问它。

  在任何企业中,即使您没有意识到,也可能存在数量惊人的知识。这里有些例子:流程指南、团队工作流、项目特定信息、公司政策和价值观、入职文件、操作指南、故障排除说明。所有这些信息都需要一个归宿,因为它越难找到,您的知识管理策略的效率就越低。信息类型因企业而异,但对知识管理系统的需求通常同样重要。因此,知识管理系统可以简化您的信息存储和分发,从而全面节省公司时间。那么使用知识管理系统的好处有哪些?

  1、细化流程

  将知识纯粹视为记录过去信息和数据的一种方式是错误的。要充分利用内部知识,您必须在日常运营中使用它来创新和改进现有流程。知识是您最强大的增长工具之一,但前提是您了解如何利用它。

  借助知识管理系统,您可以记录来自销售代理和客户服务代表的反馈,然后找到使用该信息改进流程的方法。例如,您可以将销售电话转变为视频,以突出显示进展顺利的地方以及可以做得更好的地方。然后,整个销售团队都可以从这些知识中受益,否则这些知识可能仍未被发现。

  2、简化入职流程

  您的招聘流程是您寻找和培养人才以增强您的队伍并推动您的公司前进的方式。那么为什么不想办法帮助新员工开始工作呢?知识管理系统允许您在一个地方组织所有入职文档、指南和多媒体资源。这不仅使招聘经理的工作更轻松,而且还使他们能够看到可能缺少的内容或如何改进入职流程。

  如今,如果54%的Z世代求职者觉得招聘流程已经过时,他们甚至不会完成申请。随着虚拟招聘在许多情况下成为常态,拥有一个管理知识的数字系统是明智的,这样您就可以将必要的教程、文档和其他资源直接传递给有抱负的候选人。一旦候选人通过了招聘阶段,您就可以授予他们访问您的内部知识管理系统的权限,这样他们就可以沉浸在所有的入职资源中。

  3、塑造你的工作方式

  即使在完成入职流程后,新员工和现有员工都可能难以适应工作文化。借助知识管理系统,员工可以通过一种简单的方式来检查公司价值观、政策和指导方针,以完成各种项目和任务。员工无需努力记住入职期间所说的内容,而是可以利用交互式知识源获取最新指导。

  每当您的工作方式发生变化时,这些变化都会反映在知识管理系统中,这样您就不必过于依赖会打扰团队成员日常工作的会议和简报会。

  4、改善客户体验

  到目前为止,我们主要关注知识管理系统如何帮助您改善内部运营,但受益的不仅仅是公司内部的人员。知识管理系统还可以帮助您更好地支持和服务您的客户群

  5、客户自助服务

  81%的客户在寻求代理的帮助之前尝试自己解决问题。借助知识管理系统,您可以通过向客户提供自行服务的选项来支持他们解决问题的最初愿望。

  知识管理系统允许您设置自助服务门户并实施AI协助,以便客户可以轻松找到他们正在寻找的内容并快速访问常见问题解答或用户指南。

  6、更好的培训

  如果客户的问题无法通过自助服务门户轻松解决,您需要训练有素的客户服务代理团队来帮助客户。知识管理系统在这方面也能为您提供帮助,因为每个代理人都可以访问他们可以立即制定的庞大的特定知识数据库。这减少了将客户传递给不同代理的需要,并最终减慢了客户服务流程。此外,通过处理最简单的客户请求的自助服务门户,座席有更多时间投资于学习更复杂问题的解决方案和更好地为客户服务。

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