项目管理软件收件箱的功能有哪些

2023-01-16 61 阅读量 4 分钟 小项
项目管理软件收件箱的功能有哪些

    当您的项目管理软件包含收件箱选项卡时,您可以更快地访问所需信息。您的收件箱应为您提供以下所有内容:一个地方可以查看您所有的@mentions和作业,所有通知的便捷存储库,单击任何通知并立即导航到软件窗口的单独窗格中的相关任务的能力。以下是您应该在项目管理软件收件箱中寻找的一些附加功能:

    归档消息

    你有没有删除过一条消息,后来有人问你这件事?我们中的大多数人在对话或讨论发生数月甚至数年后都被问及过。
    必须存储任何项目信息以备日后需要,这包括与项目相关的消息。无论是关于变更的审计问题,还是另一位项目经理就您处理某事的方式征求意见,过去的沟通可能会在您最意想不到的时候变得重要。
    但是,如果您不能删除您的消息,您将如何处理它们?您不希望它们弄乱您的收件箱或占用宝贵的存储空间。
    答案是您将它们存档。
    通过归档邮件,您可以压缩它们以减少它们占用的空间,并且可以将它们移出您的主要收件箱文件夹。
    一个好的做法是在您阅读并采取必要的操作后将任何@mention、作业或消息存档。这会将它移出您的“传入”视图并清理您的收件箱。
    通过经常归档,您可以确保收件箱中只有仍然需要您注意的邮件或请求。

    收件箱部门

    理想情况下,您的项目管理软件收件箱将分为几个部分,包括以下部分:
    传入:收件箱的这一部分是显示所有收到的消息的地方。它包括按日期排序的未读和已读消息。在传入部分中,您应该能够过滤“所有更新”或“仅未读”。
    已发送:收件箱的“已发送”部分应显示已发送的电子邮件和任何带有您在任务、文件夹和项目上留下的评论的卡片。
    已加星标:已加星标选项可让您快速查看已加星标的任务列表。您还应该能够将任务拖放到收件箱的这一部分,以便为它们“加注星标”。通常,如果某项任务在您的项目管理软件中已加星标,则表示它是优先事项。
    存档:存档部分是所有存档消息和通知所在的位置。

    通知管理

    您需要能够直接在项目管理软件收件箱中监控和管理您的通知。
    这意味着应该有一种简单的方法可以快速查看您有多少未读通知,例如带有数字的图标。一个常见的功能是在收件箱选项卡的顶部或右侧有一个数字,指示您有多少未读@mentions或任务分配通知。
    如果您的项目管理软件允许您通过向您显示特殊通知(例如在通知卡上说明截止日期)来快速了解今天哪些任务到期(或逾期),这也会很有帮助。
    您应该能够禁用非必要更新的通知。例如,如果您不想或不需要知道分配给您的任务是否在依赖链中并且其直接前置任务是否已完成,您应该可以选择禁用该通知。
    此功能将有助于保持您的收件箱整洁,并确保您只收到与您相关的消息。
    另一种选择是暂停您现在可能不想看到但希望(或需要)将来返回的通知。当您暂停收件箱通知时,卡片会暂时移至存档部分。它会在您指定的日期/时间重新出现在传入部分的顶部(并标记为未读)。
    例如,如果您在接下来的两天内处理一项重要的可交付成果或离开参加客户会议,您可以暂停该期间的所有通知。这使您可以在有时间的时候接收和查看它们,同时不会让它们分散您的注意力。

    电子邮件集成

    作为项目经理,您可能已经拥有公司电子邮件比如Zoho Mail。通过电子邮件集成,您可以将您的其他电子邮件帐户与您的项目管理软件收件箱同步。
    此功能可让您确保不会遗漏任何内容。它使您能够将所有重要邮件整合到一个地方,而不必管理两个单独的收件箱。
    如果您不想整合您的电子邮件,您应该可以选择将您的电子邮件转发到您的项目管理软件。您还应该能够通过将文件夹名称或文件夹ID号放在电子邮件的主题行中,将电子邮件直接发送到文件夹。
    但是,如果您想向某人发送电子邮件并将已发送电子邮件的副本存储在您的项目软件中怎么办?您不想通过在电子邮件主题中放置文件夹名称或长ID号来混淆收件人。
    在这种情况下,您可以使用抄送字段中的任务或文件夹ID将电子邮件的副本发送到文件夹。

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