什么是项目沟通管理？

什么是项目沟通管理？项目沟通管理是一系列流程，可帮助确保正确的信息被正确的人发送、接收和理解。项目沟通管理是项目管理知识手册中的10个关键知识领域之一。该领域包含的流程多年来发生了变化，但在当前版本中，有三个主要的项目沟通管理流程。这些是：1、规划沟通管理；2、管理通讯；3、监控通讯。

一、如何制定项目沟通管理计划

项目经理需要清楚地概述他们将如何管理跨项目的沟通。这是通过创建项目沟通管理计划来完成的。
创建计划时，项目经理应遵循以下五个步骤：
1、确定你的目标：你沟通的目的是什么？您可以使用一些沟通工具来提高意识，例如状态报告。其他人可能需要采取行动，例如要求赞助商授权支出或客户批准项目测试。
2、确定你的受众：谁是这个项目的利益相关者？您应该列出所有相关人员的详细清单。考虑受项目影响或影响其成功的任何人。此列表应包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。
3、写下你的信息：每种通信类型的信息是什么？这是将要共享的实际内容。要沟通的关键要素包括范围、项目进度、预算、目标、风险和可交付成果。
4、选择您的频道：消息将如何传递？它会是一份通过电子邮件发送给所有利益相关者的正式报告吗？还是在团队会议期间进行非正式的口头汇报？
5、设定时间线：你什么时候传递你的信息？您的利益相关者是否需要每周或每月报告？是否有截止日期？在这里考虑不同的时区和员工时间表。
您的项目沟通管理计划应该足够详细，以列出您发送消息的原因、发送给谁、将发送哪些具体信息、您将如何发送以及何时发送。
让您的利益相关者参与制定此计划很重要。您需要了解他们的沟通偏好和期望。如果你过度沟通，他们可能会停止关注。但是，如果您沟通不足，可能会导致误解和问题。
这里的黄金法则是，要成为一个好的沟通者，你需要成为一个好的倾听者。这似乎很明显，但《哈佛商业评论》指出，倾听是一种被忽视的领导工具。在创建项目沟通管理计划之前，请注意所有因素并考虑每一个意见。

二、管理项目沟通

一旦创建并批准了项目沟通管理计划，项目经理的工作就是确保其成功实施。这意味着需要定期审查和更新计划，以反映项目或其利益相关者的任何变化。
项目经理还必须管理项目沟通管理计划的执行。这包括：
1、数据的收集和分析
2、创建用于通信的消息
3、通信的传输或分发
4、存储任何通信报告、文件或文档
5、检索任何存储的通信
6、在项目结束或指定日期处理任何旧通信

三、监控项目沟通

这个过程曾经被称为“控制通信”，但在PMBOK的第六版中进行了更新。尽管标题发生了变化，但过程是相同的。它涉及在整个生命周期中监视和控制项目通信。
这可能包括确认以下内容：
1、通讯按计划中断
2、他们被适当的利益相关者接收
3、消息被理解
4、任何相关的反馈都已提供给适当的项目成员
监测的实际类型，包括方法和频率，应该是项目沟通管理计划的一部分。

四、如何在项目沟通管理中取得成功

良好的沟通是项目成功的关键组成部分。事实上，沟通不畅是项目失败的主要原因之一。项目沟通管理确保不会发生这种情况。
成功的项目经理通过各种渠道使用正式和非正式的沟通方法。这有助于增加收到消息的机会。使用简单的语言，坚持相关主题，保持信息简洁，并将所有信息集中在一个地方，以减少沟通失败的机会。
以下沟通管理技能也可以增加项目经理成功的机会：
1、强大的主动聆听技巧
2、熟练的写作技巧
3、出色的口语能力
4、提出问题并探索更多信息
5、设定和管理期望
6、激励人们成为并保持参与
7、冲突解决技巧
8、总结和回顾您所听到的内容的能力

五、为什么使用Zoho Projects进行项目沟通管理？

Zoho Projects项目管理系统是项目经理的强大工具。它直观、易于使用且用途广泛，可以根据您的特定项目需求进行定制。Zoho Projects还具有多种功能，可以帮助项目经理在其各个项目阶段增加和改善沟通。
这些包括：
自定义请求表单：通过自动化请求，项目经理可以在几秒钟内有效地传达任务要求，并在自定义字段中添加额外信息。
@提及：标记团队成员以将通知直接发送到他们的Zoho Projects收件箱。这可确保在未读电子邮件中不会丢失任何消息。
集成：通过将Zoho Projects与您最喜欢的消息传递应用程序（集成，将您的所有项目通信保持在一个平台上。
实时编辑器：使用此工具，您可以实时编辑任务描述，这意味着几个人可以快速相互交流更改。这对于在小组项目中一起工作的远程团队特别有用。
日历：在团队日历中共享更新，让每个人都了解最新动态。轻松编辑项目截止日期和截止日期。
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