项目管理软件助力远程办公团队高效开展项目

2024-02-27 24 阅读量 3 分钟 Lu Yin
项目管理软件助力远程办公团队高效开展项目

新冠疫情期间,为了保证病毒的蔓延,团队、工作场所和整个组织都被迫采取远程工作方式。在后疫情时代,很多先进的项目团队依旧延用着远程办公的方式开展协作,今天与您分享项目管理软件助力远程办公团队高效开展项目

关于远程办公的探讨

这引发了一场关于未来工作场所和在当前危机结束后居家办公的对话。当然,批评者对远程工作模式感到担忧。对于高度相互依赖和跨职能的团队来说,对这种脱节环境的有效工作持怀疑态度是很常见的。

原因很简单:将员工、经理和利益相关者联系在一起,并遵循不断变化的要求,至少可以说是一项挑战。

远程办公团队面临的挑战

管理远程团队需要项目经理加倍努力,做好管理的基础工作——包括但不限于设定明确的目标、召开高效的会议、清晰沟通,以及利用团队成员的个人和集体优势。 虽然这对于大型项目来说可能看起来很有挑战性,即使在现场层面进行管理也是如此,但管理项目的挑战对于远程团队和办公室团队来说几乎是一样的。

项目经理的应对之策

注意事项:作为项目经理(或任何参与有组织团队的人),以下是一些您可以注意的事项,以确保您的项目管理策略从一开始就走上正轨: 制定明确的时间表和截止日期 根据OKR和KPI跟踪员工绩效 定义明确的角色和任务 记录和共享工作项目 促进清晰的沟通以加强问责制 这个清单可能看起来太过开放而无法采取行动,而这正是现成的项目管理工具可以为项目经理带来巨大变化的地方。

项目管理软件如何帮助远程团队开展工作?

1.项目规划

每个成功的项目背后,都有一个负责人指导团队从开始到最终完成。这个人与利益相关者和下属员工都有联系,他们可以在理解将产生所需结果的各个任务的总体规模的同时兼顾项目整体。 当然,设计一个可靠的计划表是理想的第一步。甘特图是一种很好的创建这些计划的方法——来规划项目的任务、阶段和团队内部的相互依赖关系。

2.工时管理

“只有当你衡量某件事时,你才能管理它”想要验证工作时间的真实性离不开工时管理。尤其是当您的项目团队分布广泛且不在现场时。成功的项目经理知道他们在任何给定时间都处于项目的哪个阶段。这些信息帮助他们确定是否超前或超出预算,以及他们是否可能满足即将到来的截止日期。 报告是总结项目健康状况的最有效方法之一。您可以使用内置的任务报告来做到这一点,或者与Zoho Analytics集成,以更全面地了解关键项目指标,使项目经理和利益相关者能够做出明智的决策。

3.团队协作

成功的协作依赖于三件事:有效的沟通、一致的过程和合适的团队协作工具。随着公司越来越全球化——运营地理上分散的工作队伍,并且员工经常远程工作——他们开始依赖这些工具与同事保持强大的沟通渠道。

例如: Feeds允许项目经理通过管理通知和日常任务更新来保持团队对关键状态更新的了解。 Forums有助于发起全组织范围的公告,并允许您共享关键任务信息,以及通过问答会话与同事互动。 Documents作为项目生成的合同、资产负债表和演示文稿等文件的中央存储库。在线记录内部文件有助于创建一个知识中心,使团队能够无缝地做出贡献,因为它允许他们编辑、审查、上传和编目项目文件。


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