如何进行项目需求变更管理?

2022-07-25 52 阅读量 3 分钟 Yunfei
如何进行项目需求变更管理?

    如何进行项目需求变更管理?作为项目经理,您知道项目中期支点只是游戏的一部分。通常,造成最大破坏的不是变化本身,而是变化本身。是请求和实施变革的过程(或缺乏过程)给事情带来了麻烦。这就是正确的需求变更管理如此重要的原因。在这篇文章中,我们将准确分解什么是需求变更管理,为什么拥有一个包含需求变更表格的变更请求流程如此重要,以及Zoho Projects的项目管理软件需求变更功能如何帮助您掌握组织内的流程.

    什么是需求变更?

    需求变更是更改给定项目的某些方面的提议。需求变更可以来自内部或外部。例如,客户可能会要求更改商定的可交付成果,或者您可能会收到来自积极从事项目工作的团队成员的更改申请表。无论哪种方式,如果没有正式的变更请求流程,这些提案很容易丢失、被埋没或被忽视。
    在没有适当的需求变更流程的情况下调整项目的范围或可交付成果也可能导致项目团队和项目利益相关者的混乱和错位。

    什么是需求变更管理?

    需求变更管理是用于识别、记录和解决项目需求变更的工具、系统或流程的实施。需求变更理计划应包括变更请求模板或变更请求表格,以确保流程的一致性。

    为什么拥有需求变更流程很重要?

    首先,记录在案的变更请求流程对于提高组织的项目成功率至关重要。变更请求可能会影响项目的范围、预算、资源需求和时间表。但是,如果没有明确的变更请求流程,您将无法清楚地掌握给定变更的全部后果。
    变更请求管理对于让项目利益相关者和团队成员了解变更情况也至关重要。变更请求流程确保所有参与项目的人都了解变更是什么,为什么会发生,这对他们意味着什么,以及它将如何影响整个项目。
    请记住,沟通是成功项目管理的关键。变更请求管理流程最终有助于确保变更请求得到所有受影响方的沟通和理解。

    需求变更流程的关键步骤

    那么,您如何在组织内实施变更请求管理?以下是变更请求流程的一些关键步骤,可帮助您入门。

    1、了解什么是范围变更。

    变更请求流程的第一步是准确了解请求的范围以及实施它需要什么。请记住,变更请求可能来自项目发起人的内部或外部的客户。无论哪种方式,您都需要确保您的变更请求流程为您和所有相关利益相关者捕获必要的数据,以便对请求的变更做出明智的决定。

    2、确定合并更改的影响。

    除了了解变更请求的全部范围外,您还需要确定并考虑合并变更的后果。变更将如何影响项目预算?时间线呢?变更请求将触及多少部门和团队成员?这些问题都将帮助您、您的团队和您的领导层决定是批准还是拒绝变更请求。

    3、寻求批准或不批准变更请求。

    许多组织有多个级别的批准。例如,如果变更请求只需要一个小时的额外工作,它可能只需要得到PM或主要发起人的批准。但是,对资源有更显着影响的变更请求通常需要更高级别管理人员的批准。
    贵组织的变更请求管理流程应规定不同级别的变更请求批准标准。

    4、沟通和实施批准的变更请求。

    当然,一旦变更申请表获得批准,就必须将该变更传达给项目团队和所有其他既得利益相关者和各方。这也意味着如果更改请求源自客户,请与他们跟进。

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