为什么在项目管理软件中使用日历?

2022-07-01 112 阅读量 5 分钟 Yunfei
为什么在项目管理软件中使用日历?

    为什么在项目管理软件中使用日历?日历是跟踪即将举行的会议、截止日期和里程碑的有用工具。它们可以帮助您可视化您的日程安排并提醒您重要事件,例如假期和休假时间。

    虽然人们经常有各种各样的日历工具可供选择,包括从办公室墙上的纸质日历到日历管理工具。问题是人们经常同时管理多个日历。如果这些日历未与您的工作集成并彼此同步,则可能会导致大量混乱、头痛和错过最后期限。

    一、为什么应该使用项目管理软件日历

    如果您已经在管理和更新一个或多个日历,您可能不会将日历功能视为项目管理软件的重要功能。但是,包含日历的项目管理软件解决方案提供了其他日历选项所没有的几个好处。
    例如,传统日历非常适合计划您的一天,但不适合计划、可视化和共享项目工作。
    虽然您的在线日历可能会提醒您即将到来的截止日期,但它并不能告诉您在截止日期之前需要执行哪些任务、谁在处理这些任务以及他们当前的完成状态是什么。您需要离开该程序(或发送电子邮件请求)才能找到该关键信息。
    项目管理软件日历通过直接链接到项目进度和信息来回答这些基本问题。
    以下是项目管理日历提供的七个传统日历不具备的功能:
    1、使您能够手动跟踪和计划关键工作
    2、自动跟踪项目、团队或文件夹的特定工作
    3、按状态、频道、观众等分类的颜色代码
    4、允许您对日历进行分层以跨多个项目或文件夹了解全局
    5、让您按月、季度和/或年查看日历
    6、使您能够直接从日历中打开项目任务
    7、让您轻松与其他利益相关者共享实时日历更新
    项目管理软件日历允许您查看包含所有相关信息、文件和对话的计划任务。此功能使您可以轻松地从日历直接跳到工作中,而无需浏览其他工具或应用程序。
    此外,拥有可共享的项目管理日历允许您查看整个企业中多个团队和项目的任务和项目计划。这种可见性可帮助您识别潜在冲突并协调个人和团队之间的工作。
    项目管理软件日历允许您与内部和外部利益相关者快速共享最新信息。此功能意味着高管和客户可以轻松地以简单、可视的格式访问您的项目时间表和即将到来的关键日期的鸟瞰图。

    二、项目管理日历的工作原理

    与传统日历不同,项目管理软件日历直接连接到软件中的基础项目和任务。这意味着日历将随着任务和时间表的变化而自动更新。
    此外,这些日历提供双向同步。这意味着如果您需要延迟或重新安排任务,您可以直接在日历视图中进行更改。您所要做的就是将任务拖放到新日期。它不仅会更新任务,还会自动调整所有依赖的任务。
    任何任务或项目更改都会立即实时反映在您的项目计划和日历中,这意味着您永远不必担心数据冲突,您的整个团队可以依靠一个单一的事实来源进行操作。
    项目管理软件日历允许您维护一个事实来源的另一种方法是支持创建单个日历而无需复制数据。例如,您可以为各种不同的视图创建单独的日历,例如:
    1、不同的项目、团队或部门
    2、单独的项目阶段
    3、目标受众的作品
    4、按渠道工作
    5、不同的工作流程状态
    每个日历仍然从同一个数据源中提取,因此项目中的任何更改仍将立即反映在所有日历中。
    此功能使您可以简化日历视图,这样数据量就不会变得不堪重负,也不会遗漏任何内容。另外,您可以将单独的日历放在一起以查看大图。

    三、经典与智能日历

    有两种类型的项目管理软件日历:
    经典日历
    智能日历
    经典日历由您或您的团队手动创建。它们提供了一种灵活的解决方案,允许您仅显示您单独选择的任务。
    如果您有很多任务分布在多个项目中,并且您只想监控最重要或高优先级的任务,那么经典日历非常有用。同样,团队成员可以选择创建自己的经典日历,这样他们就可以只管理一小部分任务,例如他们自己的任务和直接在他们之前的任务。
    智能日历自动创建日历视图,显示特定项目或文件夹中的所有任务。您还可以使用过滤器创建仅满足指定条件的智能日历-例如,如果团队成员只想查看分配给他们的任务。
    如果您希望监控的任务都在同一个项目或文件夹中,并且如果您可以轻松筛选出您希望跟踪的任务,则智能日历非常有用。智能日历的最大好处是只需单击几下即可创建它们,并且可以随着项目的变化而更新。
    例如,如果将新任务添加到您的项目中,智能日历可以将其拉入您的显示器(假设它符合过滤条件)。而使用手动日历,您必须手动将该新任务添加到您的日历中。这增加了新任务被忽视的风险。

    四、日历集成

    虽然项目管理日历提供了许多额外的功能和好处,但您可能仍希望使用当前的日历工具,尤其是当您还跟踪与项目无关的事件、会议和截止日期时。
    因此,选择能够与流行的日历应用程序(如Google日历、Outlook和Apple日历)集成的项目管理软件非常重要。这种集成将允许您维护自己的日历,而无需管理和更新两个单独的工具。
    请记住,传统日历并非旨在处理项目管理软件日历可以提供的所有细节。您应该寻找一种解决方案,允许您选择发布到传统日历的详细程度。例如,在您的在线日历中,您可能只希望查看任务到期日期,或者您可能希望排除子任务。

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