如何选择最佳项目管理软件的技巧

您已将大量宝贵的时间和金钱投入到研究、购买和安装最佳项目管理软件上。不幸的是，如果您的团队不使用它，这一切都是徒劳的。

采用率低意味着您的团队无法获得软件的优势，例如：

• 易于创建和修改项目
• 知识库的建立
• 改进的沟通和报告
• 增强的变更和过程控制
• 更好的工作流程和资源管理
• 更好的风险管理和预测

用户采用率低也意味着您无法在工具中捕获足够的数据。缺乏准确、有价值的数据将导致无法获得有价值的组织洞察力。

我们研究了公司甚至未能采用最好的程序管理软件的主要原因，并收集了 5 个最佳技巧，以确保您不会发生这种情况。

公司未能采用其项目管理软件的 5 个原因

原因1：缺乏员工的支持

要让您的员工采用任何变更，他们首先需要理解、同意并承诺所提议的变更。

在实施新的项目管理软件时，您可能会因为以下两个原因之一而缺乏支持：

• 员工不相信项目管理工具是必要的或有益的。
• 员工不相信您选择的软件是最好的项目管理软件。

如何解决这个问题：在个人层面上管理变更

在实施任何更改时，您可能会遇到7 种不同的性格类型。了解这些个性，并针对他们每个人调整你的方法，将提高你获得的支持水平。

例如，怀疑者可能不喜欢任何提议的改变；这种人希望事情保持原样。为了让他们购买，让他们参与选择最佳企业项目管理软件的过程。

另一方面，技术恐惧症不喜欢参与选择过程，因为这很容易让他们不知所措。相反，提供关于最终选择工具的个人培训课程将有助于增加他们的支持。提供一对一的支持、耐心和积极的支持对于这种性格类型很重要。

原因2：缺乏培训和教育

如果您的员工无法自信和舒适地使用它们，即使是最好的项目管理应用程序也会失败。您的团队需要适当的信息和培训以充分适应您的新项目管理软件。

一些最好的免费项目管理软件解决方案不提供任何支持——这意味着软件供应商不提供培训或入职培训。您需要自己来确保您的员工有足够的知识和技能来使用新工具。在他们达到那种舒适程度之前，他们不会完全采用您的新软件。

如何解决这个问题：投资入职

您可以在内部提供培训和入职培训，也可以要求供应商提供经验丰富的培训师。无论哪种方式，入职都需要前期投资，以确保您的团队成功采用新工具。

通常，供应商提供的培训更有效，因为他们已经掌握了知识、经验和材料。无论您选择哪种方式，您都应该将以下方法纳入您的培训计划：

• 只提供所需的培训水平。你不想用一堆他们永远不需要知道的信息来压倒人们。
• 创建超级用户。选择几个将成为系统内部专家的人。这些人很可能是管理员，拥有最高级别的访问权限。他们将是其他人知道在出现问题时可以寻求支持的人。确保你有不止一个，并选择渴望学习和帮助的人。
• 提供一口大小的培训。专注于提供小型培训课程，让人们可以学习大量信息然后去尝试。大型、冗长的培训课程可能会让您难以记住所涵盖的所有内容。
• 跟进。与员工核对以确认他们已了解培训并能够成功实施。寻求反馈并解决任何问题也很重要。

原因3：这只是他们必须使用的另一个工具

今天的数字市场为员工提供了从缩短 URL 到生成电子邮件签名的各种工具。据报道，Facebook 为员工提供了 175 种不同的工具。

每个人都喜欢选项，但存在应用程序过载之类的事情。每天必须在数十种工具之间学习和切换与其说是一种帮助，不如说是一种障碍。更不用说重要信息是孤立的或孤立的，当这些工具不相互“交谈”时，需要员工浪费宝贵的时间在浏览器选项卡或其他界面上导航和复制/粘贴文本。

如何解决此问题：与现有工具集成

项目管理的最佳工具旨在与许多其他系统集成。这是因为如果它只是您的团队需要处理的另一种独立工具，即使是最好的项目管理软件也不会被使用。

为了最大程度地采用，请确保您将软件与您的团队已经每天使用且离不开的工具集成在一起。与他们的日常通信工具（如 Zoho Mail和 Zoho Clip）集成是鼓励经常使用的好方法。

连接到Zoho 等工具后，人们可以在与项目管理软件保持连接的同时继续使用他们喜欢的工具工作。这有助于确保项目管理软件是人们将依赖和采用的新的“单一事实来源”。

原因4：一种尺寸并不适合所有人

免费项目管理软件的另一个缺点是它通常只适合一种类型的项目或方法。它可能缺乏在整个组织中有用所需的适应性和定制性。

不同的利益相关者希望以不同的方式使用该工具。不同的赞助商和客户可能希望看到不同的报告。底线是人是不同的，如果选择的工具不支持这些差异，它被采用的可能性就会降低。

如何解决此问题：牢记自定义

选择一个足够灵活的工具来支持不同的项目需求和人们独特的工作方式是很重要的。

假设您目前采用敏捷项目管理方法，因此您选择了最好的敏捷项目管理软件。如果从现在起 6 个月后，提出了一个更适合 PRINCE2 方法的新项目，会发生什么？

您将被迫执行以下操作之一：

• 切换工具。
• 在工具之外工作。
• 尝试强制项目适合该工具。

这些选项都不是您项目成功的理想选择，它们可能会在您的团队中造成挫败感和阻力。

允许用户在工具中自定义自己的体验也有助于提高采用率。例如，如果他们可以创建反映其工作方式的个人视图和报告，他们就会对软件更加熟悉。一些更直观的人可能更喜欢使用时间轴，而另一些人可能更喜欢表格视图。

原因5：缺乏宣传

研究表明，当人们知道并理解请求背后的理由时，他们会自然而然地倾向于遵守请求。如果人们不急切地采用新的改变，这表明他们不理解改变的原因。
这可能是由于以下任何原因造成的：

• 没有强烈主张改变权力地位。有影响力和尊重的人，通常是高级领导，应该赞助和倡导新软件。
• 缺乏透明度和沟通。任何成功的变革都需要透明化为什么会发生、何时发生以及如何发生。人们不想感觉信息被隐瞒了。  
• 沟通模糊或无效。如果您没有通过正确的渠道以正确的方式分享正确的信息，即使频繁的沟通也是不够的。  

如何解决这个问题：关注“为什么”

与任何项目一样，拥有强大的赞助商或倡导者并建立和促进良好的沟通非常重要。

为确保人们听到他们需要了解和采用该工具的内容，请强调“原因”。重要的是不要只关注如何使用新的项目管理软件或它提供的简单而强大的功能。您不想只是告诉您的团队他们必须使用新工具。

确保他们了解为什么这对公司很重要以及对他们有什么好处。这会让他们的工作更轻松，还是节省他们的时间？这会让他们腾出时间去做更有价值的工作吗？确保您强调他们将从使用这些工具中获得的好处。尽可能使用数据来说明这些要点。在评估满足您需求 的最佳项目管理软件时，请尝试使用这些问题确定标准 。

这可以是来自其他公司的数据，以及他们如何通过使用相同的工具获得更高的效率和效果。或者，当您实施新软件并开始体验自己的胜利时，它可以是您的内部数据。

以下是您可以与您的团队分享他们应该使用最佳项目管理软件的一些原因：

• 他们将花费更少的时间来追踪项目细节。
• 他们将能够在更短的时间内完成项目。
• 他们将能够更好地向主要利益相关者展示其工作的价值。

成功采用最佳项目管理软件

任何成功变革的关键是确保您的员工参与其中。专注于以符合他们个性的方式让他们参与进来，并在整个过程中进行沟通。突出他们将体验到的好处，并在他们适应时为他们提供支持。

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