检查复制记录

在 Zoho CRM 中检查重复记录

当您在 CRM 中有成百上千条记录时,随着您的业务不断扩大,检查重复记录就成了一项非常困难的任务。 Zoho CRM 让您可以选择使用唯一字段的概念检查您的 CRM 账户中是否已经存在某项记录。

唯一字段是其值令此记录独一无二的记录中字段。 人们的邮件地址就是唯一字段的极佳示例,因为很明显,两个人不可能有相同的邮件地址。 这是非常独特的属性。 其它示例包括社会安全号码、护照号码、产品代码等等。 在 Zoho CRM 中,您可以将任何模块的字段标识为“唯一”。 一旦标识为“唯一”,这些字段在各种情况下都在管理 Zoho CRM 中重复记录方面发挥至关重要的作用,例如手动创建记录,通过导入、API、线索/销售订单/报价转换创建记录。

管理员或有自定义 Zoho CRM权限的用户能够将字段标识为唯一。 一旦字段在模块中标识为唯一,您将能够通过手动创建、导入、集成、网络表单等等方式在该模块中机构重复记录之创建。

可用性

要求的权限: 一旦此功能启用,所有用户都可使用。

标识字段为唯一

概要文件中有自定义 Zoho CRM权限的用户可以启用此功能。 此功能启用或禁用时,所有管理员将收到邮件通知。 请注意,您需要为线索或联系人模块单独启用此功能。 一旦此功能启用,所有用户可以使用,添加其邮件地址在 CRM 中已经存在的线索或联系人时,所有用户都将得到通知。

点击此链接,了解如何将字段标识为唯一以及相关注意事项: 标识字段为唯一

使用

在 Zoho CRM 中添加记录有各种方式。 您可以填写线索/联系人表单、复制记录、使用网络表单、导入记录、使用 API 并使用很多其它方式去添加记录。 您在下文中将看到执行邮件重复检查的各种场景。

  • 创建和编辑记录- 如果邮件地址已经在另一条记录中存在,您将收到通知消息,无法保存记录。
     
  • 相关列表 - 您在相关列表中创建联系人时,也将执行邮件地址重复检查。
     
  • 查找弹出框 - 从查找字段弹出框中创建线索/联系人时,将执行邮件地址重复检查。
     
  • 网络表单 - 仅从网络到线索/联系人表单中抽取的记录将有邮件重复检查。 如果发现了重复记录,则将自动发送以获批准,即使线索/联系人批准选项禁用也是如此。 记录仅在经过审查并得到批准后,才会添加至模块中。 另请参阅批准记录
     
  • 复制 - 当您复制记录时,在复制线索/联系人页面,邮件值将自动移除。 您可以添加另一个邮件地址并保存记录。
     
  • 导入 - 启用邮件地址重复检查后,复制选项将禁用。 您将能够选择跳过或覆盖选项作为重复条目的操作项。 您选择覆盖选项时,线索/联系人 ID 不可映射。
     
  • 移动应用程序 - 使用 Zoho CRM 移动应用程序添加记录时,重复检查将执行,您将不能创建重复线索或联系人。
     
  • 针对 API 方法 - 以下是启用邮件地址重复检查的场景:
     
      • insertRecord API 方法 - 利用此 API 方法,如果您添加了记录,而其邮件地址已经在 CRM 账户中存在,您将收到通知消息: <message>记录已经存在</message>。 记录不会添加。
         
      • updateRecord API 方法 - 利用此 API 方法,如果您在记录中更新 邮件字段,邮件地址重复检查将执行。 如果 CRM 账户中已经存在了类似的邮件地址,则记录不会更新。 更新多条记录时,该记录将被跳过。
         
      • convertLead API 方法 - 利用此 API 方法,如果您转换线索,邮件地址重复检查将执行。 如果 CRM 账户中已经存在了类似的邮件地址,则记录不会转换。

注意:

  • 线索被标识为唯一时,其字段不可从模块布局中移除。 此外,您不可移除包括唯一字段的部分。
  • 如果 Zoho 定义 邮件字段隐藏,此功能不可用。

限制

邮件地址重复检查不会在下列场景中执行:

  • 使用 Zoho 表格视图更新或添加记录。
  • 在数据迁移期间。
  • 从回收箱恢复记录。
  • 使用 Microsoft Outlook、Google 联系人同步功能同步联系人。

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请给我们写邮件:support@zohocorp.com.cn