Macros

使用宏命令

宏命令是可对模块中记录群组执行的操作集合。 这些操作集合包括发送邮件、创建任务使用特定值更新记录中的字段。 您可能有对一些记录每天或经常执行的操作集合。 您可以在单个宏命令中合并所有这些操作并一再执行。 例如,下列两个场景以及如何使用宏命令让工作变得更容易。

场景 1 - 您是现场销售执行人员,有些线索分配给了您。 您的工作是与线索见面并尝试向他们销售您的产品。 联系了他们之后,您执行了下列操作集合:

  • 发送追踪邮件。
  • 更新状态字段为‘第一次追踪已发起’。
  • 为您的销售团队中的其它销售成员创建任务从而追踪线索。

场景 2 - 您机构了一次宣传即用户会议。 您计划为参加会议的所有人执行下列操作集合。

  • 发送追踪确认邮件。
  • 更新 状态字段为‘已联系’。
  • 创建发送手册并安排与用户的演示之任务。

在这样的情况下,您可以创建一个包括所有上述操作的宏命令。 您要做的仅仅是选择记录并运行宏命令。 您不用再选择记录并执行三个操作,只需一个步骤即可结束任务。

可用性

需要的概要文件权限: 有群发邮件、批量更新&创建活动权限的用户。

注意:

  • 您需要拥有全部 3 个概要文件权限才能访问宏命令功能。
  • 在各个宏命令中,您可以配置 1 封邮件3 个任务3 次字段更新
  • 宏命令不可自动触发或安排。 您需要手动运行宏命令。
  • 宏命令是用户特定的,因此您仅可访问您在您的账户中创建的宏命令以及其它用户与您共享的宏命令。
  • 邮件发送给记录邮件字段中提供的地址。
  • 在 Zoho CRM 中,您可以 群发 250 封邮件每天。 群发邮件包括使用下列功能发送的邮件:

支持的模块

宏命令在下列模块中可用:

  • 线索
  • 联系人
  • 潜在客户

创建宏命令

您可以为单个模块创建宏命令并进行管理。 您创建的宏命令可以与您的机构的 CRM 账户中其它用户共享。

如需创建宏命令

  1. 点击您想要为其创建宏命令的 [模块] 选项卡
  2. 模块主页页面,点击运行宏命令 > 创建宏命令
  3. 创建宏命令页面,指定宏命令名称说明
  4. 操作下方,实施下列操作:
    • 点击选择模板按钮并从弹出页面中选择邮件模板
      选中的邮件模板将用于在运行宏命令时发送邮件给记录。
    • 下一步,您需要在发件人回复字段中输入邮件地址。
      现在您可以从下拉列表中选择一个选项:
      • 您的账户邮件地址
      • 机构邮件地址
      • 记录所有者的邮件地址
      • 当前用户的邮件地址
    • 选择字段并为其指定值。
      宏命令运行时,字段将使用特定值更新。
    • 点击添加任务。 指定任务相关详细信息,例如主题到期日状态优先性等并点击 添加
  5. 勾选 允许其它用户使用此宏命令选框,与其它用户共享宏命令。
    如果您需要您的同事对他们的一些记录也执行您创建的宏命令,您可以与他们共享您的宏命令。
    • 从下拉列表中选择用户群组角色
      用户列表将可用。
    • 点击用户对应的选择
      或者,您也可以选择所有用户。
  6. 点击创建

注意

  • 在各个宏命令中,您可以配置 1 封邮件3 个任务3 次字段更新。 操作一旦创建不可编辑。 如果有任何改变,您需要删除操作并再次创建。
  • 您与其它用户共享宏命令时,即使他们一开始在其用户概要文件中并没有执行宏命令中的操作的权限,他们将能够对记录执行宏命令。

运行宏命令

如需运行宏命令

  1. 点击您想要为其创建宏命令的 [模块] 选项卡
  2. 从下拉列表中选择列表视图
  3. 勾选您想要对其执行宏命令中定义的操作集合的记录之选框。
  4. 点击运行宏命令
  5. 从您创建的宏命令列表中,点击您想要运行的宏命令。
  6. 在弹出页面中,审查操作并点击运行

删除宏命令

您仅可以删除由您创建的宏命令。 其它用户与您共享的宏命令不可删除。

如需删除宏命令

  1. 点击您想要为其删除宏命令的 [模块] 选项卡
  2. 模块主页页面,点击运行宏命令 > 管理宏命令
  3. 从宏命令列表中,选择您想要删除的宏命令。
  4. 查看宏命令页面,滚动向下点击红色删除按钮。

使用 Zoho CRM 自动建议的宏命令

Zoho CRM 通过您可以根据您的 CRM 活动创建的智能自动建议宏命令使宏命令的使用更上一个等级。 如果您在一段时间内对一组记录反复执行相同的操作集合,Zoho CRM 会自动建议您创建这些操作的宏命令。 考虑到下列情况,即 10 天期间同样的操作集合已经执行了 3 次。

第 1 天: 您发送欢迎邮件模板给“今日线索”自定义视图下的线索集合,之后更新线索状态字段为已联系

第 3 天: 您发送相同的欢迎邮件模板给“今日线索”自定义视图下的另一个线索集合,之后更新线索状态字段为已联系

第 8 天: 您连续第三次重复这一操作后,即您发送这一次的欢迎邮件模板给“今日线索”自定义视图下的一群线索,并更新线索状态字段为已联系,您将看到弹出窗口,建议您对此操作创建宏命令。

您可以保存宏命令放弃。 一旦您保存了宏命令,您可以在管理宏命令页面找到它。 如果您关闭了弹出窗口,您之后也可以在管理宏命令页面访问建议的宏命令。

如需访问 Zoho CRM 自动建议的宏命令

  1. 点击所需的模块。
  2. 选择自定义列表视图。
  3. 选择记录列表,点击运行宏命令> 管理宏命令
  4. 管理宏命令页面,点击建议的宏命令按钮。
  5. 从之后出现的弹出窗口中,指向所需的建议宏命令。
  6. 为宏命令输入名称并点击保存
    如果您不想保存建议的宏命令,您也可以 放弃它。

注意:

  • Zoho CRM 仅在操作首次执行之日后最少七天过后自动建议宏命令。
  • 自动建议的宏命令也在您为模块创建宏命令时出现。 您可以使用建议的宏命令,或编写您自己的宏命令。
  • 一旦您放弃了自动建议的宏命令,您就不可找回该宏命令。
  • 自建议的宏命令被放弃之日起 60 天内,Zoho CRM 不会再次自动建议该宏命令。 在 60 天过后,如果您执行了相同的操作,其将被视为新的宏命令,并会再次得到建议。

了解 Zoho CRM 何时自动建议宏命令

以下是 Zoho CRM 自动建议宏命令必须达到的标准:

  • 自动建议宏命令仅在同一用户在每次需要的时候执行相同操作(相同邮件、相同任务和相同字段更新)时出现。
  • 此外,操作必须对来自同一模块、同一自定义视图和同一页码的记录执行。
  • 如果自动建议的宏命令在执行操作时现实,您最近执行的操作相关的宏命令将首先显示。 之后才是其它自动建议的宏命令。
  • 但是,在 管理宏命令页面中,当您访问建议宏命令时,宏命令显示的顺序是基于操作的频率——最频繁执行的操作集合将显示为第一个宏命令。

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