如何通过项目管理工具安排项目日程?

2022-12-20 60 阅读量 4 分钟 小项
如何通过项目管理工具安排项目日程?

到 2022 年,我们可能会发现自己在思考过去的生活,以及我们的工作常规是否会回到原来的样子。我们中的一些人觉得我们过去常常完成更多的工作,而且我们中的许多人都在努力保持精神健康,同时保持工作效率。平衡我们的工作生活和个人生活比以往任何时候都更加重要。

远程工作带来许多挑战,如果没有具体的策略,很容易陷入困境。通过时间安排您的日程安排,您可以更好地管理您的日常工作量并优先考虑您的身心健康。

 什么是时间阻塞? 

时间阻塞是一种敏捷的项目管理工具,已经存在了几个世纪。它涉及将您的一天分成几个部分,并将每个部分专门用于特定任务。有影响力的思想家,从斯多葛哲学家到本杰明富兰克林和埃隆马斯克,都将他们的成功归功于时间限制。

例如,作为一名发明家、外交官和作家,富兰克林发现将一天中的每个小时分配给特定任务很有用。他的自传包括一个简单的、有时间限制的时间表,强调他对一致性和效率的承诺毫无疑问,井井有条的生活帮助他取得了成就。 

今天,埃隆·马斯克使用类似的方法来优先处理他的日常职责。为了管理像 Tesla 和 Space X 这样的大公司,以及将时间投入到 The Boring Company 和 Open AI,他遵循严格的时间表。根据 2015 年的传记,马斯克每周还有四天时间陪伴他的五个孩子。一个有效的时间安排让他能够在平衡其他重要职责的同时处理他典型的工作周。  

微软联合创始人比尔盖茨也实行时间限制。作为包括 BEN、Cascade Investment、bgC3 和 TerraPower 在内的几家公司的创始人和董事长,盖茨依赖于严格的例行公事。他还通过安排每年两次的“思考周”将自己的幸福放在首位。

以下是你应该花时间回顾的五个原因:

原因 1:优先考虑您的工作量

 假设您有一个项目要在本周末到期,但您还有一项新任务需要您注意。通过规划您的日程安排,您可以组织您的工作并确定要完成的任务。当您知道在哪里放置时间块时,您的日常工作流程就会变得直观直观,这意味着您可以在正确的时间完成正确的任务。

理由 2:更有效地沟通和协作 

 如今,共享工作时间表已成为常态。当您在共享日历上安排时间时,您的同事可以轻松确定哪些时间段最适合协作。这不仅鼓励您计划和组织您的工作,而且使您能够适应其他人的日程安排。

原因 3:跟踪您的进度 

 也许您发现几周过去了,您甚至不确定自己取得了什么成就。借助详细的项目日历,您可以快速参考过去的项目、会议和成就。这为您提供了工作流程的全面记录,并允许您考虑自己的进度。您还可以反思您当前的时间限制策略并调整方法以获得更大的成功。

 “直到它出现在日历上,它才算真实。” — 蒂姆·费里斯 

理由 4:提高长期生产力 

 帕金森定律告诉我们,工作会扩展以填满完成工作所需的时间。我们中的大多数人都会承认,当遇到最后期限时,我们会拖延或拖延项目。有纪律的时间限制使我们能够对日常任务应用合理的、有限的时间限制。例如,如果您通常在几天内完成一个项目,您可能会发现您可以在一个单一的、集中的、有时间限制的一天内完成同一个项目。在那种情况下,时间限制只会帮助您提高工作效率。

理由五:控制你的时间

 你的时间很宝贵。如果您在白天不断地与自我强加的干扰作斗争,时间限制可以帮助您重新控制您的工作流程。以这种方式使用时,时间限制不仅仅是生产力。它可以促进更好的心理健康,并确保您优先考虑适当的工作与生活平衡。 

专业提示开始使​​用时间限制时,请记住以下几点: 
- 尝试时间限制30 天,看看它是否符合您的需要。 
- 在您的日历中指定一个时间段来回顾本周即将到来的任务。 
- 为了您的健康,每天花一个小时。这可以是您冥想、阅读或放松的时间。 
- 通过划出时间段来准备和汇报,充分利用您的会议。 
- 如果您无法完成时间限制,请不要担心。保持灵活性并继续前进。

使用项目管理工具 Zoho Projects充分利用您的一天。

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