每个活动策划者都应该知道的项目管理技巧

2022-05-24 33 阅读量 5 分钟 Yunfei
每个活动策划者都应该知道的项目管理技巧

    项目经理和活动策划者的共同点比您想象的要多。两者都处理具有开始和结束日期的事情,并且需要多个人和团队之间的协调才能完成。
    因此,当面对复杂的待办事项列表时,活动策划者可以引导他们内部的项目经理像运转良好的机器一样运行活动。以下是我们的8个顶级项目管理工具和技巧,您的活动策划团队今天就可以开始使用。

    1.确定活动目标和约束

    如果您是一家活动策划专业服务公司,请先与举办活动的客户交谈,以确切了解他们想要实现的目标。如果这是您的内部团队正在计划的活动,请与公司内的利益相关者会面以设定目标。这些目标可以是有形的(例如,销售一定数量的门票或筹集一定数量的资金)或无形的(例如,提高认识或招募潜在员工)。
    在这些会议期间,概述预算、时间和其他资源方面的限制。如果您的团队不断地处理新事件并发现确定优先级是一项挑战,那么在您的项目管理工具中使用请求表可确保您的团队从一开始就收到所有需要的信息。申请表可以作为记录所有目标和约束的模板,使您与利益相关者的会议无缝衔接。
    在计划活动时,请定期回顾这些目标,以确保您和您的团队的努力指向这些目标。
    了解项目的目标和约束可能会有所帮助,因为它可以缩小搜索范围。更严格的限制,例如有限的财务或计划时间,可能难以驾驭,但这也意味着您有机会发挥创造力。
    一旦你有了你的预算,通过记录所有需要花钱的东西来确保你坚持下去。请注意首付期限,并记住为任何意外支出留出一些回旋余地。   

2.列出你需要做的所有事情

    现在您知道了事件背后的原因,是时候弄清楚事件要求了。例如,如果您要举办会议,您需要找到一个有舞台和音频/视频设备的场地。
    确定从事件的想法到实际事件的所有步骤。将这些步骤分解为更小、更小的任务,并在活动日历模板中为它们分配截止日期。
    项目经理通常称其为工作分解结构。这本质上是项目的主要待办事项列表。您可以使用活动计划模板来简化此任务。分解所有内容不仅可以使计划活动更易于管理,而且还可以更轻松地分配任务跟踪进度
    规划项目时另一个方便的工具是甘特图。它允许您直观地展示任务之间的依赖关系(例如,在您制作邀请列表之前,您不能发送邀请)。通过直观地查看任务,您将能够轻松查明瓶颈和潜在延迟。

    3.利用你的软技能

    经验丰富的项目经理知道如何进行良好的领导、谈判和沟通。作为活动策划者,这3项技能也会为您服务。
    在整个项目期间,您可能会负责许多人。您必须对自己所做的决定充满信心,并能够带领您的团队更接近终点线,这一点至关重要。
    根据活动的不同,您可能还与供应商合作。善于谈判符合您的最大利益,因为它可以节省预算并缩短交付时间。
    最后,沟通是一项基础技能,可以在任何职业中为您提供帮助。然而,当它在项目管理中做得很好时,它会产生快乐和消息灵通的利益相关者和一个在同一页面上的团队。
    额外的功劳:当您正忙于计划活动时,与您的团队、供应商或其他利益相关者保持一致的沟通可能具有挑战性。但是,如果您使沟通成为一种习惯(例如,每周向所有相关人员发送电子邮件摘要)或制定沟通计划,您就可以将“思考”工作排除在流程之外。另一种帮助沟通的好方法是将其全部保存在协作项目管理软件中的一个地方。使用Zoho Projects之类的工具意味着您可以从一个集中位置与所有利益相关者进行无缝沟通。

    4.设定最后期限和里程碑

    截止日期是(通常)不能移动的固定日期,例如场地首付或雇用餐饮服务商的截止日期。
    里程碑就像一个目标柱,您可以使用它来衡量计划的进度。例如,在活动开始前一个月售出一定数量的门票。
    从活动日期开始设置里程碑和截止日期(例如,在活动前两周安排演讲时间,在此之前1个月与演讲者签订合同,并在此之前3周寻找演讲者)。

    5.创建一个范围(并保护它)

    项目范围本质上是具体项目目标、可交付成果、任务、成本和截止日期的文档。一旦你确定了范围,就全力保护它。
    客户和其他利益相关者可能希望在您陷入困境时进行更改,只要这些更改反映在预算和时间表中并且让工作人员了解,这很好。
    但是,如果经常发生未正式考虑的更改,则可能是灾难性的或事件。您可能会用完员工的资金、时间和支持,或者全部。

    6.跟踪进度

    使用甘特图和您创建的里程碑列表来跟踪事件的进度。定期(每周或更频繁)执行此操作,以留意瓶颈。
    如果您确实预见到任何延误,请根据需要分配更多资源和人力。实时仪表板和自动通知使团队成员和客户都处于循环状态。

    7.计算和准备风险

    优秀的项目经理是预测风险的专家。随着事件的发生,有许多不可预测的因素。交通拥堵和恶劣天气不会为任何人停止,这就是为什么您需要为所有事情制定应急计划。
    确保您的团队拥有上述应急计划的副本,这样活动的成功就不仅仅取决于您的肩膀。拥有用于沟通和协作的单一事实来源可以确保每个人都了解自己的角色并感觉自己被追究责任。
    在活动当天,幕后发生了很多事情,您不想让客人注意到!提前一周与工作人员和志愿者一起参加活动将有助于一切顺利进行。

    8.学习和适应

    尽可能多地获得反馈。这可以早在规划阶段就开始。有没有特别容易合作的供应商?有没有一个不竭尽全力的团队成员?
    记下并将您的发现应用到您的下一个活动中。
    当您参加活动时,请花一些时间与与会者交谈,了解哪些有效,哪些无效。一到两周后,您可以发送一份调查问卷。
    您还应该向您的团队汇报。收集可行的建议并感谢他们的辛勤工作。通过分析哪些有效,哪些无效,您将防止您的团队在未来的项目中重复任何错误,并让您的客户满意。

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