发布日期:2020-10-15     作者:Leo

项目管理软件选型时应注意哪些问题

项目管理软件选型时应注意哪些问题呢?除了考察软件在管理项目中的各种功能,还需要考虑一下软件的易用性/灵活自定义性/可扩展性/价格/厂商可靠性等因素。并通过实际试用/约远程演示,最终找到适合企业自身项目管理需求的工具。

 

1,是否易操作。我们要注意,采购了项目管理软件后,是要给谁日常用的呢?不是领导,而是普通的项目成员。他们要每天在里面执行自己负责的任务,去更新任务状态,出现了偏差要及时通知到相关人。所以软件要尽量简单易上手,否则项目成员会因为要额外花很多时间来学习如何使用软件,而不愿意使用它。而离开了项目成员输入的各种任务信息,项目管理软件是没有用的。

2,功能是否涵盖了项目中常用的需求。比如项目预算/费用管理,任务管理,项目文档管理,bug管理,项目知识库管理(就是放组织过程资产的地方)等。

3,软件是否灵活, 可让用户自定义。除了个别的针对细分行业的项目管理软件,大多数其实都是针对通用行业的。那可能系统默认提供的任务信息就不太符合你的行业。系统要允许用户能够自定义一些字段,比如,审核人下拉列表,任务属性是必做还是选做,加一些公式字段自动计算任务逾期天数等等。

4,软件是否可以做项目流程自动化。有时候项目中的任务涉及到好几个环节,需要在好几个项目成员间流转,那么软件最好是能够将这种线下流程固化到线上。这样,在后台设计好了任务流程之后,成员完成了自己的环节,点击提交按钮,系统就会自动把任务执行人改成下一个环节的负责人,并给他发邮件,他点击了邮件中的任务链接,就可以直接做任务,完了再下一步。这样,项目管理就会比较井井有条,而不需要挨个问,任务进行到哪一步了,该谁做什么了,因为系统都自动控制了。

5,软件的集成扩展性。一般的企业,会用到多种办公软件,那么软件直接的数据互通/实时同步就非常有用了。像Zoho Projects可以提供免费API,让你将项目管理软件与其它软件对接。另外也提供一些现成的软件集成。比如,当CRM中,一个客户已经成交了,销售就可以从CRM里直接对这个客户新建一个项目,让实施团队去做交付,并且销售可以直接从CRM里看到实施到了什么程度,是否在这个节点需要进行交叉销售或者向上销售。而实施团队,也应该能从项目管理软件里直接看到客户的联系信息等本来存储在CRM中的信息。甚至,从项目管理软件中,应该可以直接看到客户的回款情况。而这些,不是一个软件能解决的,通常是需要在三种软件之间做集成的。由于Zoho 本身就提供超过20款在线办公软件,所以Projects可以非常容易地按需启用和其它软件的集成。

6,价格是否合理。对于规模不同的团队,项目管理软件应该提供不同的版本和价格,供企业按需选择。

7,厂商是否靠谱。比如软件推出多少年了,在中国有没有自己的数据中心,自己的客服团队,资金方面是完全依赖风投还是靠自身稳健盈利,等等。

 

项目管理工具的选型,前期需要花费一定的时间从易用性/自定义/可扩展性/价格/厂商可靠性等多方面进行对比,并深度试用。因为一旦定下来,项目数据都会运行在里面,迁移的话还是费点时间的。

zoho projects